Mga Batayan ng Kalendaryo ng Compliance sa Negosyo

Ang business compliance calendar ay isang paulit-ulit (recurring) na checklist ng mga legal at administratibong deadline para sa iyong negosyo. Tinutulungan ka nitong subaybayan kung ano ang kailangang isubmit, i-renew, i-update, o bayaran bawat buwan, kada quarter, o kada taon.

Para sa isang maliit na negosyo sa US, madalas kasama sa calendar ang:

• mga taunang state report o katulad na state renewal filing
• pag-update ng registered agent
• mga federal, state, at lokal na deadline sa buwis
• pag-renew ng business license at permit
• mga pag-update sa ownership o mga rekord ng kumpanya
• mga petsa ng pagsusuri sa kontrata, mga pag-renew ng insurance, at mga deadline sa lease

May ilan na mas marami kaysa sa iba. Ang isang consultant na nagtatrabaho mula sa bahay ay maaaring may ilang recurring items lang. Ang restaurant, contractor, o transportation company ay maaaring may marami pa dahil mas mahigpit ang ilang local permit at tuntunin sa industriya.

Ang compliance calendar ay hindi kapalit ng legal advice. Ito ay isang praktikal na tool para manatiling organisado. Kung hindi ka sigurado kung aling mga deadline ang naaangkop sa iyong negosyo, tingnan ang website ng Secretary of State ng iyong estado, IRS.gov, ang opisina ng paglilisensya ng iyong lungsod o lalawigan (city o county), at isang lisensyadong business-law attorney. Ang FoundryCounsel ay hindi isang law firm at hindi nagbibigay ng legal advice, pero maaari kang magpakuha ng match nang libre sa isang lisensyadong attorney kung gusto mo ng tulong sa pagtukoy ng iyong mga obligasyon sa filing.

Karamihan sa mga maliliit na negosyo sa US ay dapat magsimula sa parehong mga pangunahing kategorya.

1. Taunang report ng estado o katulad na filing

Maraming estado ang nangangailangan ng business entity na magsumite ng taunang report, biennial report, statement of information, o katulad na pag-update. Ang business entity ay ang legal na istrukturang binuo mo sa estado, gaya ng LLC, na nangangahulugang limited liability company, o isang corporation. Karaniwan, kinukumpirma ng filing na ito ang pangalan ng iyong negosyo, address, mga may-ari o managers, at registered agent.

Kung makaligtaan mo ito, maaaring maningil ang estado ng late fee, markahan ang kumpanya bilang hindi nasa mabuting katayuan, o kalaunan ay administratibong i-dissolve ang negosyo. Ang administrative dissolution ay kapag kinansela ng estado ang entity dahil hindi nito na-maintain ang mga kinakailangang filing.

2. Impormasyon ng registered agent

Ang registered agent ay ang tao o kumpanyang awtorisadong tumanggap ng mga legal at abiso mula sa estado para sa iyong negosyo. Maraming estado ang nangangailangan na palaging updated ang pangalan at address ng registered agent. Kung mag-resign ang iyong agent, lumipat, o magbago ng service, mabilis na i-update ang record sa estado.

Ang mga registered agent services ay kadalasang may taunang flat fee. Karaniwang saklaw ay mga $50 hanggang $300 bawat taon depende sa provider at estado. Ang mga saklaw na ito ay hindi mga quote.

3. Mga deadline sa buwis

Subaybayan ang mga federal, state, at lokal na filing sa buwis. Maaaring kabilang dito ang mga income tax returns, estimated tax payments, payroll tax filings, sales tax returns, franchise tax, at property tax. Nag-iiba ang mga patakaran sa buwis depende sa uri ng iyong entity, sa iyong estado, at kung mayroon kang mga empleyado.

Ang EIN ay Employer Identification Number, isang tax ID number na ibinibigay ng IRS para sa isang negosyo. Maraming kumpanya ang kailangan nito para makapaghanap ng empleyado, magbukas ng business bank account, o makapag-file ng ilang tax forms. Kung hindi ka pa nakakapag-apply, tingnan ang What Is an EIN and How to Get One.

4. Mga lisensya at permit

Ang business license ay pahintulot ng pamahalaan para makapag-operate sa isang partikular na lugar o industriya. Ang permit ay mas espesipikong pag-apruba, tulad ng health permit, seller's permit, contractor registration, sign permit, o zoning approval. Kadalasan, taon-taon nagre-renew, pero may ilan na tuwing ilang taon lang.

5. Mga pag-update sa internal business records

May ilang deadline na hindi state filings pero mahalaga pa rin. Halimbawa: pag-renew ng insurance policy, pag-review ng commercial lease, pag-update ng founder ownership records, at pag-check kung kailangan baguhin ang mga kontrata.

Kung hindi ka pa sigurado sa pipiliing structure, i-review ang How to Form an LLC in the US at LLC vs Corporation: Which Is Right.

Ang iyong compliance calendar ay nakadepende rin sa kung paano nakaorganisa ang iyong negosyo.

Ang LLC, o limited liability company, ay isang business structure na nilikha ng estado at maaaring makatulong na paghiwalayin ang personal liability ng may-ari mula sa negosyo. Maraming LLC ang kailangang mag-file ng paulit-ulit (recurring) na report sa estado at panatilihing updated ang mga rekord ng kumpanya. Ang operating agreement ay ang internal na dokumentong naglalarawan kung paano pagmamay-ari at pinamamahalaan ang isang LLC, kahit na hindi ito hinihingi ng estado na i-file. Dapat mo itong i-review kapag may sumali o umalis na members, nagbabago ang profit sharing, o nagbabago ang mga patakaran sa pamamahala.

Ang isang corporation ay maaaring may annual state filings din, pero madalas kailangan din nito ng mas mahigpit na internal recordkeeping. Karaniwan, ang corporations ay may directors, officers, annual meetings, at meeting minutes. Kung pinili ng corporation ang special tax treatment, maaari ring magbago ang tax calendar.

Ang S-corp ay hindi hiwalay na uri ng entity sa ilalim ng batas ng estado. Isa itong federal tax election na nagbibigay-daan sa isang eligible corporation o LLC na ma-tax sa ilalim ng Subchapter S ng Internal Revenue Code. Ang C-corp ay isang corporation na hiwalay ang binubuwisan sa mga may-ari nito sa ilalim ng Subchapter C. Ang mga pagpipiliang ito sa buwis ay nakakaapekto sa mga returns, payroll planning, at estimated taxes.

Kung nagpapatakbo ka sa ilalim ng DBA, na nangangahulugang doing business as (tinatawag ding trade name o assumed name), maaaring kailanganin mong i-renew ito. Ang DBA ay ang pangalang pampubliko ng negosyo na ginagamit mo kung naiiba ito sa legal na pangalan ng iyong entity. Ang mga patakaran sa renewal ay lokal o tukoy sa estado.

Kung bumuo ka ng LLC, malamang na nag-file ka ng articles of organization, na siyang formation document na isinumite sa estado para malikha ang LLC. Simula ito ng kumpanya, pero hindi ito ang huling filing. Ang ongoing compliance ang nagpapanatiling active ang kumpanya pagkatapos.

Kung hindi ka sigurado kung ang structure mo ang nagdudulot ng dagdag na filings o mga hakbang sa buwis, maaari mong i-review ang iyong mga opsyon sa pamamagitan ng business entity formation o magpakuha ng match sa isang lisensyadong attorney.

Hindi mo kailangan ng komplikadong software para makapagsimula. Ang spreadsheet, shared calendar, o task app ay sapat basta tama ang impormasyon.

Buuin ang iyong calendar sa pagkakasunud-sunod na ito:

1. Ilista ang bawat government agency na may kinalaman sa iyong negosyo. Karaniwan, kabilang dito ang iyong Secretary of State, ang IRS, ang state tax agency mo, ang city o county licensing office, at anumang regulator sa industriya.
2. Isulat ang bawat filing, renewal, at tax return na kinakailangan ng bawat agency.
3. Itala ang eksaktong due date, paano mag-file, filing fee, at kung anong impormasyon ang kailangan.
4. Magdagdag ng reminders 30 araw bago, 14 araw bago, at 3 araw bago ang bawat deadline.
5. Itatalaga ang isang tao na siyang may pananagutan sa bawat task, kahit may tumutulong na outside accountant o attorney.
6. I-save ang mga confirmation receipts, filing numbers, at mga kopya ng naisumiteng dokumento.

Kapaki-pakinabang na mga column para sa spreadsheet:

• deadline name
• agency name
• account number o state file number
• due date
• filing method
• fee range o kilalang fee
• responsible person
• confirmation saved yes o no
• notes

Isang generic na halimbawa: ang isang two-owner LLC sa Texas ay maaaring mag-track ng taunang franchise tax filing, registered agent address, mga lokal na responsibilidad sa sales tax, city permit renewal, insurance renewal, at lease option notice date. Ang freelance designer sa New York ay maaaring mag-track ng taunang state requirements, income tax estimates, sales tax kung applicable lamang, at mga renewal ng local business certificate.

Huwag maglagay ng sobrang sensitibong impormasyon sa isang general intake form o shared note. Para sa attorney match, sapat na ang contact details at isang maikling paglalarawan ng pangangailangan. Huwag magpadala ng iyong Social Security number, ITIN, EIN, immigration status, bank account numbers, o mga kumpidensyal na lihim ng negosyo sa pamamagitan ng form.

Madalas nakatuon ang mga negosyo sa mga buwis at nalilimutan ang iba. Narito ang mga karaniwang napapalyang item.

BOI report

Ang BOI report ay nangangahulugang Beneficial Ownership Information report, isang federal report na naging aplikable sa maraming entity sa ilalim ng Financial Crimes Enforcement Network rules. Nagbago ang federal reporting rules sa paglipas ng panahon, at puwede pang magbago muli ang mga deadline o requirements. Palaging i-verify ang kasalukuyang requirements sa official federal source at sa lisensyadong attorney kung hindi malinaw ang sitwasyon mo.

Mga dokumento ng founder at ownership

Kung nagbago ang ownership, maaaring kailanganin mong i-update ang mga internal documents. Kabilang dito ang LLC operating agreement, stock records, o founder agreement. Kung higit sa isang tao ang may-ari ng negosyo, i-review ang partnership and founder agreements.

Mga kontratang may renewal o notice dates

Ang NDA ay non-disclosure agreement, isang kontrata kung saan ang isa o parehong partido ay sumasang-ayon na panatilihing kumpidensyal ang ilang impormasyon. Ang MSA ay master services agreement, isang kontrata na nagtatakda ng mga pangunahing business terms para sa ongoing services sa pagitan ng mga partido. Pareho itong maaaring may renewal dates, termination notice periods, at pricing review dates. Itabi ang mga ito sa iyong calendar, lalo na kung umaasa ka sa isang key customer o vendor. Matuto pa tungkol sa contracts and agreements.

Mga deadline sa commercial lease

Ang commercial lease ay maaaring mangailangan ng notice ilang buwan bago ang renewal, expansion, move-out, o option exercise. Kapag napalampas ang notice date, maaari itong magdulot ng totoong pera na mawawala o limitahan ang iyong mga opsyon. Kung nagpapaupa ka ng espasyo, i-review ang commercial leases and real estate.

Mga business license pagkatapos lumipat o magbago ng pangalan

Kung lumipat ka, nagbago ang iyong legal na pangalan, nagdagdag ng mga may-ari, o nagsimula ng bagong aktibidad, posibleng hindi na tugma ang lumang license sa iyong negosyo. Kahit buwan pa ang layo ng renewal date, maaaring kailanganin ang update nang mas maaga.

Mga insurance renewals

May mga renewal point ang general liability, workers' compensation, professional liability, cyber, at commercial auto policies. Hindi ito state filings, pero ang paghayaan itong mag-expire ay maaaring magdulot ng malalaking problema sa negosyo.

Ang compliance costs ay totoo, pero kadalasan mas madali itong pamahalaan kapag nagpaplano nang maaga.

Ang mga state filing fees ay madalas mula sa mga $0 hanggang $500 para sa recurring reports, depende sa estado at uri ng entity. Ang mga license renewals ay maaaring mas mababa sa $50 sa isang lugar at ilang daang dollars sa iba. Ang registered agent service ay maaaring nasa paligid ng $50 hanggang $300 bawat taon. Ang attorney flat fees para sa tulong sa cleanup o overdue filings ay nag-iiba ayon sa estado at sa pagiging kumplikado. Ang mga saklaw na ito ay hindi mga quote.

Kasama sa mga karaniwang pagkakamali ang:

• pag-aakalang awtomatikong hinahawakan ng accountant ang lahat ng state filings
• paggamit ng lumang email address para sa state reminders
• pagkalimot sa lokal na city o county license
• hindi pag-update ng registered agent pagkatapos lumipat
• pag-miss sa lease notice deadline
• pag-asa sa kaibigan o online post imbes na sa official agency website

Ang magandang patakaran ay i-verify ang bawat item sa official source:

• Secretary of State para sa entity status, annual reports, at registered agent records
• IRS.gov para sa federal tax at EIN information
• ang state tax agency mo para sa sales tax, employer tax, at franchise tax
• ang city o county office para sa mga lisensya at permit
• USPTO.gov kung sinusubaybayan mo rin ang trademark deadlines

Ang USPTO ay ang United States Patent and Trademark Office, ang federal na ahensiya na humahawak sa trademark registration. Kung federally registered ang pangalan ng brand mo o logo, dapat din nasa calendar mo ang mga deadline para sa trademark maintenance.

Kapag nalaman mong may overdue filings, huwag mag-panic. Magsimula sa pag-check kung nasa mabuting katayuan pa rin ang negosyo, ano ang mga late fees, at kung may available na reinstatement kapag na-dissolve ang entity. Pagkatapos, magpasya kung kaya mong ikaw mismo ang mag-asikaso ng cleanup o kailangan mo ng abogado. Ang FoundryCounsel ay hindi isang law firm at hindi nagbibigay ng legal advice, pero maaari kang magpakuha ng match nang libre sa isang lisensyadong business attorney, o mag-browse ng services at guides para sa mas pangkalahatang impormasyon.