비즈니스 컴플라이언스 일정의 기초

비즈니스 컴플라이언스 캘린더는 귀사의 법률 및 행정상 마감일을 반복적으로 점검하는 체크리스트입니다. 이를 통해 매월, 분기별, 또는 매년 무엇을 신고, 갱신, 업데이트, 또는 납부해야 하는지 추적할 수 있습니다.

미국의 소규모 사업체라면 이 캘린더에는 보통 다음이 포함됩니다:

• 주 정부 연례 보고서 또는 유사한 주 정부 갱신 신고
• 등록대리인 정보 업데이트
• 연방, 주, 지방 세금 마감일
• 사업 허가 및 인허가 갱신
• 소유권 또는 회사 기록 업데이트
• 계약 검토일, 보험 갱신일, 임대차 계약 마감일

어떤 사업은 항목이 더 많고 어떤 사업은 더 적습니다. 재택 컨설턴트는 반복 항목이 몇 개뿐일 수 있습니다. 반면 음식점, 건설업자, 또는 운송회사는 지역 인허가와 업계 규정이 더 엄격할 수 있어 훨씬 더 많은 항목이 있을 수 있습니다.

컴플라이언스 캘린더는 법률 자문을 대체하지 않습니다. 이는 체계적으로 관리하는 데 도움이 되는 실무 도구입니다. 어떤 마감일이 귀사에 적용되는지 확실하지 않다면, 해당 주의 Secretary of State, IRS.gov, 귀하의 시 또는 카운티 인허가 사무소, 그리고 면허를 가진 비즈니스 변호사를 확인하세요. FoundryCounsel은 로펌이 아니며 법률 자문을 제공하지 않지만, 신고 의무를 파악하는 데 도움이 필요하면 면허를 가진 변호사와 무료로 연결받을 수 있습니다.

대부분의 미국 소규모 사업체는 동일한 기본 범주부터 시작해야 합니다.

1. 주 정부 연례 보고서 또는 유사 신고

많은 주에서는 사업체가 연례 보고서, 격년 보고서, 정보 명세서, 또는 유사한 업데이트를 제출하도록 요구합니다. 사업체(entity)란 주 정부에 설립한 법적 구조를 의미하며, 예를 들어 LLC가 있는데 이는 유한책임회사를 뜻하고, 또는 corporation이 있습니다. 이 신고는 일반적으로 사업체 이름, 주소, 소유자 또는 관리자, 그리고 등록대리인을 확인하는 역할을 합니다.

이를 놓치면 주 정부가 연체료를 부과하거나, 회사를 정상 상태가 아닌 것으로 표시하거나, 결국 행정적으로 사업체를 해산할 수 있습니다. 행정적 해산이란 필요한 신고를 유지하지 못해 주 정부가 해당 법인을 취소하는 것을 의미합니다.

2. 등록대리인 정보

registered agent는 귀사의 법적 통지와 주 정부 통지를 받을 권한이 있는 개인 또는 회사를 말합니다. 많은 주에서는 등록대리인의 이름과 주소를 항상 최신 상태로 유지하도록 요구합니다. 대리인이 사임하거나, 이전하거나, 서비스가 변경되면 주 정부 기록을 신속히 업데이트하세요.

등록대리인 서비스는 보통 연간 정액 수수료(flat fee)를 청구합니다. 일반적인 범위는 제공업체와 주에 따라 연간 약 $50에서 $300 정도입니다. 이 범위는 견적이 아닙니다.

3. 세금 마감일

연방, 주, 지방 세금 신고를 추적하세요. 여기에는 소득세 신고서, 예정세 납부, 급여세 신고, 판매세 신고서, 프랜차이즈 세금, 그리고 재산세가 포함될 수 있습니다. 세금 규정은 귀사의 법인 형태, 주, 그리고 직원 보유 여부에 따라 달라집니다.

EIN은 Employer Identification Number로, IRS가 사업체에 발급하는 세금 식별 번호입니다. 많은 회사가 직원을 채용하거나, 비즈니스 은행 계좌를 개설하거나, 특정 세금 서식을 제출하기 위해 이를 필요로 합니다. 아직 신청하지 않았다면 EIN이란 무엇이며 어떻게 발급받는가를 참고하세요.

4. 면허 및 인허가

사업 면허는 특정 장소 또는 업종에서 영업할 수 있도록 정부가 부여하는 허가입니다. permit은 더 구체적인 승인으로, 예를 들어 보건 허가, 판매자 허가, 시공업 등록, 간판 허가, 또는 용도지역 승인 등이 있습니다. 많은 경우 매년 갱신되지만, 몇 년마다 갱신되는 경우도 있습니다.

5. 내부 비즈니스 기록 업데이트

일부 마감일은 주 정부 신고는 아니지만 여전히 중요합니다. 예를 들면 보험 증권 갱신, 상업용 임대차 검토, 창업자 지분 기록 업데이트, 그리고 계약 변경 필요 여부 점검 등이 있습니다.

아직 구조를 선택하는 중이라면 미국에서 LLC 설립하는 방법과 LLC vs Corporation: 어떤 것이 맞는가를 검토해 보세요.

귀사의 컴플라이언스 캘린더는 사업이 어떻게 조직되어 있는지에 따라 부분적으로 달라집니다.

LLC, 즉 유한책임회사는 소유자의 개인 책임을 사업과 분리하는 데 도움이 될 수 있는 주 정부가 만든 사업 구조입니다. 많은 LLC는 반복적인 주 정부 보고서를 제출하고 회사 기록을 최신 상태로 유지해야 합니다. operating agreement는 LLC의 소유 및 운영 방식에 대해 설명하는 내부 문서로, 주 정부가 이를 제출하도록 요구하지 않더라도 중요합니다. 구성원이 가입하거나 탈퇴할 때, 이익 배분이 바뀔 때, 또는 운영 규칙이 변경될 때 이를 검토해야 합니다.

corporation도 연례 주 정부 신고가 필요할 수 있지만, 보통 더 강한 내부 기록 관리도 필요합니다. corporation에는 일반적으로 이사, 임원, 연례 회의, 그리고 회의록이 있습니다. corporation이 특별 세무 처리를 선택한 경우 세금 캘린더도 달라질 수 있습니다.

S-corp는 주 법률상 별도의 법인 형태가 아닙니다. 이는 적격 corporation 또는 LLC가 Internal Revenue Code의 Subchapter S에 따라 과세되도록 하는 연방 세무 선택입니다. C-corp는 Subchapter C에 따라 소유자와 별도로 과세되는 corporation입니다. 이러한 세무 선택은 신고서, 급여 계획, 그리고 예정세에 영향을 줍니다.

DBA로 운영하는 경우에도 갱신이 필요할 수 있습니다. DBA는 doing business as를 의미하며, trade name 또는 assumed name이라고도 불립니다. 이는 법적 법인명과 다른 경우 대외적으로 사용하는 사업 이름입니다. 갱신 규정은 지역 또는 주마다 다릅니다.

LLC를 설립했다면 아마 articles of organization를 제출했을 것입니다. 이는 LLC를 만들기 위해 주 정부에 제출하는 설립 문서입니다. 그 신고로 회사가 시작되지만, 그것이 마지막 신고는 아닙니다. 지속적인 컴플라이언스가 이후에도 회사를 활성 상태로 유지합니다.

귀사의 구조 때문에 추가 신고나 세무 절차가 생기는지 확실하지 않다면, 사업체 설립을 통해 옵션을 검토하거나, 면허를 가진 변호사와 연결받을 수 있습니다.

시작할 때 복잡한 소프트웨어는 필요하지 않습니다. 정보만 정확하다면 스프레드시트, 공유 캘린더, 또는 작업 앱이면 충분합니다.

다음 순서로 캘린더를 만드세요:

1. 귀사의 사업과 관련되는 모든 정부 기관을 적습니다. 보통 해당 주의 Secretary of State, IRS, 주 세무 기관, 시 또는 카운티 인허가 사무소, 그리고 업종 규제 기관이 포함됩니다.
2. 각 기관이 요구하는 모든 신고, 갱신, 세금 신고서를 적습니다.
3. 정확한 마감일, 제출 방법, 신고 수수료, 그리고 필요한 정보를 기록합니다.
4. 각 마감일 30일 전, 14일 전, 3일 전에 알림을 추가합니다.
5. 외부 회계사나 변호사가 돕더라도 각 업무의 책임자를 한 명 지정합니다.
6. 확인 영수증, 접수 번호, 그리고 제출한 사본을 보관합니다.

스프레드시트에 유용한 열:

• 마감일 이름
• 기관명
• 계정 번호 또는 주 정부 파일 번호
• 마감일
• 제출 방법
• 수수료 범위 또는 확인된 수수료
• 담당자
• 확인서 저장 여부 예/아니오
• 메모

일반적인 예를 들면, 텍사스의 두 명의 소유자가 있는 LLC는 연례 프랜차이즈 세금 신고, 등록대리인 주소, 지역 판매세 의무, 시 허가 갱신, 보험 갱신, 그리고 임대차 옵션 통지일을 추적할 수 있습니다. 뉴욕의 프리랜서 디자이너는 연례 주 요건, 추정 소득세, 해당되는 경우에만 판매세, 그리고 지역 사업 증명서 갱신을 추적할 수 있습니다.

일반적인 접수 양식이나 공유 메모에 매우 민감한 정보를 넣지 마세요. 변호사 연결을 위한 경우에는 연락처 정보와 필요한 사항에 대한 짧은 설명이면 충분합니다. 양식을 통해 Social Security number, ITIN, EIN, 이민 신분, 은행 계좌 번호, 또는 기밀 비즈니스 비밀을 보내지 마세요.

사업체는 종종 세금에만 집중하고 나머지를 잊습니다. 아래는 흔히 놓치는 항목들입니다.

BOI report

BOI report는 Beneficial Ownership Information report를 의미하며, Financial Crimes Enforcement Network 규정에 따라 많은 법인에 적용되어 온 연방 보고입니다. 연방 보고 규정은 시간에 따라 변경되어 왔고, 마감일이나 요건도 다시 바뀔 수 있습니다. 현재 요건은 항상 공식 연방 출처와, 상황이 불분명한 경우 면허를 가진 변호사를 통해 확인하세요.

창업자 및 소유권 문서

소유권이 변경되었다면 내부 문서를 업데이트해야 할 수 있습니다. 여기에는 LLC operating agreement, 주식 기록, 또는 창업자 계약이 포함될 수 있습니다. 둘 이상이 사업을 소유하고 있다면 파트너십 및 창업자 계약을 검토하세요.

갱신일 또는 통지일이 있는 계약

NDA는 non-disclosure agreement로, 한쪽 또는 양 당사자가 특정 정보를 기밀로 유지하기로 합의하는 계약입니다. MSA는 master services agreement로, 당사자 간 지속적인 서비스에 대한 주요 비즈니스 조건을 정하는 계약입니다. 둘 다 갱신일, 해지 통지 기간, 그리고 가격 검토일을 포함할 수 있습니다. 특히 핵심 고객이나 공급업체에 의존하는 경우 이러한 날짜를 캘린더에 넣어 두세요. 자세한 내용은 계약 및 합의를 확인하세요.

상업용 임대차 마감일

상업용 임대차는 갱신, 확장, 퇴거, 또는 옵션 행사 전에 몇 달 전 통지를 요구할 수 있습니다. 통지일을 놓치면 실제 비용이 발생하거나 선택권이 제한될 수 있습니다. 공간을 임대하고 있다면 상업용 임대차 및 부동산을 검토하세요.

이전 또는 상호 변경 후 사업 허가

이전하거나, 법적 이름을 변경하거나, 소유자를 추가하거나, 새로운 활동을 시작하면 기존 허가가 더 이상 귀사의 사업과 일치하지 않을 수 있습니다. 갱신일이 몇 달 남아 있더라도 더 빨리 업데이트가 필요할 수 있습니다.

보험 갱신

일반 책임보험, 산재보험, 전문직 배상책임보험, 사이버 보험, 그리고 상업용 자동차 보험은 모두 갱신 시점이 있습니다. 이는 주 정부 신고는 아니지만, 만료되도록 방치하면 심각한 사업상 문제가 생길 수 있습니다.

컴플라이언스 비용은 실제로 발생하지만, 보통 미리 계획하면 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

주 정부 신고 수수료는 주와 법인 형태에 따라 반복 보고 기준으로 대개 약 $0에서 $500 사이입니다. 면허 갱신 비용은 어떤 곳에서는 $50 미만일 수 있고 다른 곳에서는 수백 달러일 수 있습니다. 등록대리인 서비스는 연간 약 $50에서 $300일 수 있습니다. 정리 작업이나 연체 신고 도움을 위한 변호사 정액 수수료(flat fee)는 주와 복잡성에 따라 달라집니다. 이 범위는 견적이 아닙니다.

일반적인 실수는 다음과 같습니다:

• 회계사가 모든 주 정부 신고를 자동으로 처리한다고 가정함
• 주 정부 알림에 오래된 이메일 주소를 사용함
• 지역 시 또는 카운티 면허를 잊어버림
• 이전 후 등록대리인 정보를 업데이트하지 않음
• 임대차 통지 마감일을 놓침
• 공식 기관 웹사이트 대신 친구나 온라인 게시물을 믿음

좋은 원칙은 각 항목을 공식 출처에서 확인하는 것입니다:

• Secretary of State: 법인 상태, 연례 보고서, 등록대리인 기록
• IRS.gov: 연방 세금 및 EIN 정보
• 주 세무 기관: 판매세, 고용주 세금, 프랜차이즈 세금
• 시 또는 카운티 사무소: 면허 및 인허가
• USPTO.gov: 상표 마감일도 추적하는 경우

USPTO는 United States Patent and Trademark Office로, 상표 등록을 처리하는 연방 기관입니다. 귀사의 브랜드명 또는 로고가 연방 등록되어 있다면 상표 유지 마감일도 캘린더에 포함되어야 합니다.

연체 신고를 발견하더라도 당황하지 마세요. 먼저 사업체가 여전히 정상 상태인지, 연체료가 얼마인지, 그리고 법인이 해산된 경우 복구(reinstatement)가 가능한지 확인하세요. 그다음 정리 작업을 스스로 처리할 수 있는지 또는 변호사가 필요한지 결정하세요. FoundryCounsel은 로펌이 아니며 법률 자문을 제공하지 않지만, 면허를 가진 비즈니스 변호사와 무료로 연결받을 수 있고, 더 일반적인 정보는 서비스 및 가이드를 둘러볼 수 있습니다.