ما هو EIN وكيف تحصل عليه؟

إن EIN (Employer Identification Number) هو رقم تعريف ضريبي من تسعة أرقام تستخدمه مصلحة الضرائب الداخلية، أو IRS، لتحديد شركة ما. يمكنك اعتباره نسخة رقم الهوية الخاصة بالشركة لأغراض الضرائب والتقارير.

غالبًا تستخدم الشركات EIN لفتح حساب مصرفي تجاري، وتوظيف موظفين، والتقديم لبعض التراخيص، وتقديم النماذج الضريبية الفيدرالية. حتى إذا لم يكن لدى شركتك موظفون، فقد تحتاج إلى EIN حسب هيكل عملك وطريقة إدارتك.

يُصدر الـ EIN من IRS وليس من ولايتك. بالنسبة لإجراءات الولاية، تكون الجهة الرئيسية عادةً Secretary of State، وهي الوكالة الحكومية في الولاية التي تتولى تسجيلات كيانات الأعمال مثل إنشاء شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) أو شركة.

إذا كنت ما تزال تختار هيكل عملك، يساعدك قراءة كيفية إنشاء LLC في الولايات المتحدة وLLC مقابل Corporation: أيهما الأنسب؟.

يقدم كثير من المالكين على EIN في وقت مبكر لأن البنوك ومعالِجات الدفع والجهات الحكومية غالبًا ما تطلبه. لكن ليست كل الشركات ملزمة بالحصول على EIN في يومها الأول.

عادةً ما تحتاج EIN إذا كانت شركتك:

• لديها موظفون
• تم تأسيسها كشركة مساهمة (Corporation)
• تم تأسيسها كشراكة، أي شركة يملكها شخصان أو أكثر ويتشاركون الأرباح والمسؤوليات
• تُقدم ضرائب فيدرالية معينة، مثل ضرائب التوظيف أو الضرائب الانتقائية (excise)
• تريد فتح حساب مصرفي تجاري ويطلب البنك ذلك
• تريد التقديم للحصول على ائتمان تجاري باسم الشركة
• تحتاج إلى تصاريح أو تراخيص تطلب رقم تعريف ضريبي فيدرالي

قد ترغب أيضًا في الحصول على EIN إذا كنت تدير LLC (شركة ذات مسؤولية محدودة)، وهو هيكل أعمال يمكنه فصل المسؤولية الشخصية للمالك عن مسؤوليات الشركة. قد يتيح LLC ذو مالك واحد (أي LLC مع مالك واحد) أحيانًا استخدام رقم الضمان الاجتماعي الخاص بالمالك لأغراض ضريبية فيدرالية معيّنة، لكن كثيرًا من المالكين ما زالوا يحصلون على EIN للمساعدة في فصل سجلات الأعمال عن السجلات الشخصية.

إذا كنت تخطط لاختيار وضع ضرائب S-corp (S corporation)، وهو معالجة ضريبية فيدرالية قد تسمح لبعض الشركات بتقسيم أجر المالك بين الراتب والمبالغ الموزعة، أو بالعمل كـ C-corp (C corporation)، وهي شركة تُفرض عليها الضرائب بشكل منفصل عن المالكين، فإن EIN يكون غالبًا جزءًا من عملية التأسيس.

لا يُغني EIN عن الترخيص الخاص بالولاية أو المحلي. قد تحتاج ما يزال إلى تصاريح، أو تسجيلات ضريبية، أو موافقات خاصة بالصناعة. للتحقق، راجع Secretary of State في ولايتك، والجهة الضريبية في الولاية، ومكتب الترخيص المحلي. يمكنك أيضًا الاطلاع على الامتثال التجاري والتراخيص لمجالات مساعدة قانونية شائعة.

يساعد EIN على تعريف شركتك لدى IRS. إنه مهم، لكنه ليس ترخيصًا تجاريًا، ولا دليلًا على أن شركتك تأسست بشكل صحيح، ولا إذنًا تلقائيًا بممارسة الأعمال في كل ولاية.

كما أن EIN لا ينشئ شركة بحد ذاته. لكي تُنشئ كيانًا على مستوى الولاية بشكل قانوني، عادةً ما تقوم بالتسجيل لدى Secretary of State. على سبيل المثال:

• Articles of organization هي مستند التأسيس المستخدم لإنشاء LLC في الولاية.
• operating agreement هي المستند الداخلي الذي يشرح كيف تُملك LLC وتُدار.
• registered agent هو شخص أو شركة مخوّلَان باستلام الأوراق القانونية وأوراق الجهات الحكومية الخاصة بالشركة.
• DBA (doing business as) هو لقب تجاري أو اسم تجاري يُستخدم بدل الاسم القانوني للشركة.

إذا كنت تُنشئ شركة، غالبًا يكون ترتيب الخطوات كالتالي:

1. اختر نوع الكيان.
2. كوّن الشركة لدى Secretary of State إذا لزم الأمر.
3. احصل على EIN من IRS.
4. افتح حسابًا مصرفيًا تجاريًا.
5. قدم طلبات للتراخيص والتصاريح والتسجيلات الضريبية.

قد تحتاج بعض الشركات أيضًا إلى عقود في وقت مبكر. على سبيل المثال، NDA (non-disclosure agreement) هو عقد يُستخدم لحماية المعلومات السرّية، وMSA (master services agreement) هو عقد رئيسي يحدد الشروط العامة للعمل المستمر بين الشركات. إذا كنت تحتاج مساعدة في ذلك، راجع العقود والاتفاقيات واتفاقيات الشراكة والمؤسسين.

قد تحتاج بعض الشركات أيضًا إلى النظر في تقرير BOI (Beneficial Ownership Information report)، وهو تقرير فيدرالي قد يتطلب من بعض الشركات الإفصاح عن من يملكها أو يتحكم بها. يمكن أن تتغير القواعد في هذا المجال، لذا تأكد من المتطلبات الحالية من مصادر حكومية رسمية ومحامٍ مرخّص.

تُصدر IRS EIN مجانًا. إذا حاول موقع إلكتروني تحصيل رسوم منك فقط لإرسال طلب EIN لدى IRS، افهم أن IRS نفسها لا تفرض رسوم طلب.

المصدر الرسمي الرئيسي هو IRS.gov. استخدم تطبيق EIN الرسمي لدى IRS هناك عندما يتوفر لحالتك. قبل أن تبدأ، اجمع معلومات أساسية مثل:

• الاسم القانوني للشركة أو للمالك
• عنوان البريد الخاص بالشركة
• نوع الكيان، مثل مالك فردي (sole proprietorship)، أو LLC، أو شراكة، أو شركة مساهمة
• اسم الطرف المسؤول، أي الشخص الذي يتحكم في الشركة أو يملكها
• سبب التقديم، مثل بدء نشاط تجاري جديد أو توظيف موظفين

عمومًا، تبدو العملية بهذا الشكل:

1. ادخل إلى IRS.gov وابحث عن طلب EIN.
2. اختر نوع الكيان الصحيح.
3. أدخل تفاصيل الشركة كما هي تمامًا في مستندات التأسيس، إذا كنت قد أنشأت كيانًا على مستوى الولاية.
4. راجع كل شيء بعناية قبل الإرسال.
5. احفظ أو اطبع إشعار تأكيد IRS عند استلامه.

انتبه للمواقع الإلكترونية التابعة لجهات خارجية التي تبدو رسمية. بعضها يفرض رسوم خدمات على شيء يمكنك القيام به مباشرة مع IRS مجانًا. والبعض الآخر قد يطلب معلومات أكثر مما يحتاج.

للحفاظ على الخصوصية والأمان، لا ترسل أرقامًا حساسة أو معلومات تجارية سرّية عبر نموذج مطابق (matching). إذا كنت تريد مساعدة في العثور على محامٍ، استخدم Get Matched مع معلومات الاتصال فقط ووصفًا مختصرًا لما تحتاجه. FoundryCounsel ليست شركة محاماة ولا تقدم نصائح قانونية ولا تنشئ علاقة محامي-عميل.

إليك بعض الأمثلة البسيطة التي يظهر فيها EIN.

• متجر إلكتروني يديره شخص واحد يُنشئ LLC في تكساس. يحصل المالك على EIN بعد اعتماد LLC حتى يتمكن المالك من فتح حساب مصرفي تجاري وفصل ضرائب الأعمال وسجلاتها.
• صديقان يبدآن شركة استشارات معًا. لأن الشركة عبارة عن شراكة، فإنهما غالبًا يحتاجان إلى EIN حتى قبل توظيف أي شخص.
• مطعم يوظف طاقمًا. يحتاج إلى EIN لتقديم إقرارات ضريبة الرواتب وتقارير أخرى مرتبطة بالتوظيف.
• مستقل يعمل وحده كمُالك فردي. قد لا يكون المستقل مطالبًا قانونًا دائمًا بالحصول على EIN فورًا، لكن البنك أو العميل قد يطلبه.

في كل حالة، يعتمد الإعداد الصحيح على تفاصيل مثل الولاية، والتصنيف الضريبي، وما إذا كانت هناك شراكات/مشاركون في الملكية أو موظفون. يمكن لمحامٍ أو مختص ضرائب المساعدة إذا لم تكن الوقائع واضحة.

إذا كنت تقرر بين الهيكَلين، يمكن أن يساعدك LLC مقابل Corporation: أيهما الأنسب؟ على مقارنة الأساسيات. وإذا كنت تريد مساعدة قانونية في التأسيس، راجع تأسيس كيانات الأعمال.

بعض الأخطاء تسبب مشاكل لاحقًا:

• التقديم قبل أن تتضح لك بنية الأعمال
• إدخال اسم قانوني لا يتطابق مع ما سجلته لدى ولايتك
• نسيان حفظ إشعار تأكيد EIN من IRS
• الاعتقاد أن EIN هو نفسه ترخيص أو تصريح
• دفع رسوم لموقع جهة خارجية دون إدراك أن تقديم طلب EIN لدى IRS مجاني
• استخدام EIN لشركة واحدة لشركة أخرى

قد ترغب في التحدث مع محامٍ مرخّص إذا:

• لديك أكثر من مالك وتحتاج إلى شروط ملكية واضحة
• لست متأكدًا مما إذا كنت ستنشئ LLC أو شركة
• كنت تعمل في أكثر من ولاية
• كنت تستقطب مستثمرين
• تحتاج إلى اتفاقيات المؤسسين أو المقاولين أو الإيجار أو الموردين
• غير متأكد من متطلبات الامتثال أو من تغيير خيارات الضرائب

تختلف تكاليف المحامي حسب الولاية والخبرة ونطاق العمل. كثير من محامي الأعمال يفرضون رسومًا ثابتة مقابل الأعمال المتعلقة بالتأسيس، لكن نطاق السعر يعتمد على الولاية وتعقيد الشركة. أي نطاق تكلفة هو مجرد نطاق عام وليس عرض سعر (اقتباس). يمكنك معرفة المزيد في كم يكلف محامي الأعمال؟.

إذا كنت تريد مساعدة في العثور على محامٍ أعمال مرخّص، فإن كيف يعمل الأمر يشرح العملية، ويمكنك Get Matched مجانًا. FoundryCounsel خدمة مجانية لمطابقة الجهات، وليست شركة محاماة ولا محاميًا.