¿Qué es un EIN y cómo se obtiene?

Un EIN (Employer Identification Number) es un número de identificación fiscal de nueve dígitos que el Internal Revenue Service de EE. UU., o IRS, utiliza para identificar un negocio. Piensa en él como la versión del negocio de un número de identificación para fines fiscales y de reporte.

Las empresas a menudo usan un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial, contratar empleados, solicitar ciertas licencias y presentar formularios federales de impuestos. Incluso si tu negocio no tiene empleados, podrías necesitar uno según la estructura de tu empresa y la forma en que operas.

Un EIN lo emite el IRS, no tu estado. Para trámites estatales, la oficina principal suele ser la Secretaría de Estado (Secretary of State), que es la agencia estatal que se encarga de los trámites de entidades comerciales, como formar una LLC o una corporación.

Si todavía estás eligiendo una estructura empresarial, te ayuda leer How to Form an LLC in the US y LLC vs. Corporation: Which Is Right?.

Muchos dueños solicitan un EIN temprano porque los bancos, procesadores de pagos y agencias gubernamentales a menudo lo piden. Pero no todos los negocios están obligados a tener uno desde el primer día.

Por lo general, necesitas un EIN si tu empresa:

• Tiene empleados
• Se forma como una corporación
• Se forma como una sociedad (partnership), es decir, un negocio propiedad de dos o más personas que comparten utilidades y responsabilidades
• Presenta ciertos impuestos federales, como impuestos de empleo o de excise (impuestos especiales)
• Quiere abrir una cuenta bancaria comercial y el banco lo requiere
• Quiere solicitar crédito empresarial con el nombre del negocio
• Necesita permisos o licencias que solicitan un ID fiscal federal

También podrías querer un EIN si administras una LLC (limited liability company), que es una estructura empresarial que puede separar la responsabilidad personal del dueño de las responsabilidades de la empresa. Una LLC de un solo miembro, es decir, una LLC con un solo dueño, a veces puede usar el Número de Seguro Social del dueño para ciertos fines fiscales federales, pero muchos dueños aún obtienen un EIN para ayudar a separar los registros del negocio de los registros personales.

Si planeas elegir el estatus fiscal de S-corp (S corporation), que es un tratamiento fiscal federal que puede permitir que algunas empresas dividan el pago del dueño entre salario y distribuciones, o operar como C-corp (C corporation), que es una corporación gravada por separado de sus dueños, un EIN generalmente forma parte del proceso de configuración.

Un EIN no reemplaza licencias estatales o locales. Es posible que aún necesites permisos, registros fiscales o aprobaciones específicas de la industria. Para eso, revisa con tu Secretary of State, la agencia de impuestos estatal y la oficina local de licencias. También puedes revisar Business Compliance and Licensing para conocer áreas comunes de ayuda legal.

Un EIN ayuda a identificar tu negocio ante el IRS. Es importante, pero no es una licencia comercial, no es una prueba de que tu empresa esté constituida correctamente y no es un permiso automático para hacer negocios en cada estado.

Un EIN tampoco crea una empresa por sí mismo. Para formar legalmente una entidad estatal, por lo general presentas ante el Secretary of State. Por ejemplo:

• Las Articles of organization son el documento de constitución que se usa para crear una LLC en el estado.
• Un operating agreement es el documento interno que explica cómo se posee y administra una LLC.
• Un registered agent es una persona o empresa autorizada para recibir documentos legales y gubernamentales para el negocio.
• Un DBA (doing business as) es un apodo comercial o nombre comercial que se usa en lugar del nombre legal de la empresa.

Si estás formando un negocio, el orden a menudo se ve así:

1. Elige el tipo de entidad.
2. Forma la empresa con el Secretary of State si es necesario.
3. Obtén un EIN del IRS.
4. Abre una cuenta bancaria comercial.
5. Solicita licencias, permisos y registros fiscales.

Algunas empresas también necesitan contratos desde el inicio. Por ejemplo, una NDA (non-disclosure agreement) es un contrato que se usa para proteger información confidencial, y una MSA (master services agreement) es un contrato principal que establece los términos generales para el trabajo continuo entre empresas. Si necesitas ayuda con eso, consulta Contracts and Agreements y Partnership and Founder Agreements.

Algunas compañías también pueden tener que considerar un BOI report (Beneficial Ownership Information report), que es un reporte federal que puede requerir que ciertas empresas revelen quiénes las poseen o las controlan. Las reglas en esta área pueden cambiar, así que confirma los requisitos actuales con fuentes oficiales del gobierno y con un abogado con licencia.

El IRS emite EINs de forma gratuita. Si un sitio web intenta cobrarte solo por enviar la solicitud del EIN del IRS, entiende que el IRS en sí no cobra una tarifa de solicitud.

La fuente oficial principal es IRS.gov. Usa la solicitud de EIN del IRS allí cuando esté disponible para tu situación. Antes de empezar, reúne información básica como:

• El nombre legal del negocio o del dueño
• La dirección de correo del negocio
• El tipo de entidad, como propietario único (sole proprietorship), LLC, partnership o corporación
• El nombre de la persona responsable, es decir, la persona que controla o es dueña del negocio
• El motivo de la solicitud, como iniciar un negocio nuevo o contratar empleados

En general, el proceso se ve así:

1. Ve a IRS.gov y busca la solicitud de EIN.
2. Elige el tipo de entidad correcto.
3. Ingresa los datos del negocio exactamente como aparecen en tus documentos de constitución, si formaste una entidad estatal.
4. Revisa todo con cuidado antes de enviar.
5. Guarda o imprime el aviso de confirmación del IRS cuando lo recibas.

Ten cuidado con sitios de terceros que se ven oficiales. Algunos cobran tarifas de servicio por algo que puedes hacer directamente con el IRS de forma gratuita. Otros pueden pedir más información de la que realmente necesitan.

Para privacidad y seguridad, no envíes números sensibles ni información confidencial del negocio a través de un formulario de “matching” (coincidencia). Si quieres ayuda para encontrar un abogado, usa Get Matched solo con tus datos de contacto y una breve descripción de lo que necesitas. FoundryCounsel no es una firma de abogados y no brinda asesoría legal ni crea una relación abogado-cliente.

Aquí tienes algunos ejemplos sencillos de cuándo aparece un EIN.

• Una tienda en línea de una sola persona forma una LLC en Texas. El dueño obtiene un EIN después de que la LLC es aprobada para que el dueño pueda abrir una cuenta bancaria comercial y mantener separadas las obligaciones y los registros fiscales del negocio.
• Dos amigos inician juntos una empresa de consultoría. Como el negocio es una sociedad (partnership), por lo general necesitan un EIN incluso antes de contratar a alguien.
• Un restaurante contrata personal. Necesita un EIN para presentar reportes/impuestos de nómina y otros reportes relacionados con el empleo.
• Un freelancer trabaja solo como propietario único (sole proprietor). Es posible que al freelancer no siempre le exijan legalmente obtener un EIN de inmediato, pero un banco o un cliente pueden pedirlo.

En cada caso, la configuración correcta depende de detalles como el estado, la clasificación fiscal y si hay co-dueños o empleados. Un abogado o profesional fiscal puede ayudar si los hechos no son directos.

Si estás decidiendo entre estructuras, LLC vs. Corporation: Which Is Right? puede ayudarte a comparar lo básico. Si quieres ayuda legal con la formación, consulta Business Entity Formation.

Algunos errores causan problemas más adelante:

• Solicitar antes de tener clara la estructura del negocio
• Ingresar un nombre legal que no coincide con el trámite estatal
• Olvidar guardar el aviso de confirmación del EIN del IRS
• Pensar que un EIN es lo mismo que una licencia o un permiso
• Pagarle a un sitio de terceros sin darte cuenta de que la solicitud del IRS es gratuita
• Usar el EIN de un negocio para otro negocio

Podrías querer hablar con un abogado con licencia si:

• Tienes varios dueños y necesitas términos claros sobre la propiedad
• No estás seguro de si formar una LLC o una corporación
• Operas en más de un estado
• Estás incorporando inversionistas
• Necesitas acuerdos de fundador (founder), contratista (contractor), arrendamiento (lease) o de proveedor (vendor)
• No estás seguro sobre los reportes de cumplimiento o cambiar elecciones fiscales

Los costos de un abogado varían según el estado, la experiencia y el alcance del trabajo. Muchos abogados de negocios cobran tarifas fijas por trabajos relacionados con la formación, pero el rango depende del estado y la complejidad del negocio. Cualquier rango de costos es solo un rango general, no una cotización. Puedes saber más en How Much Does a Business Lawyer Cost?.

Si quieres ayuda para encontrar un abogado de negocios con licencia, How It Works explica el proceso, y puedes Get Matched de forma gratuita. FoundryCounsel es un servicio gratuito de “matching”, no es una firma de abogados ni un abogado.