Что такое EIN и как его получить?

EIN (Employer Identification Number, идентификационный номер работодателя) — это девятизначный номер налоговой идентификации, который Служба внутренних доходов США, или IRS, использует для идентификации бизнеса. Представьте его как «версию номера удостоверения личности» для налогов и отчетности.

Обычно EIN используют, чтобы открыть расчетный счет в банке для бизнеса, нанимать сотрудников, подать заявки на определенные лицензии и подавать федеральные налоговые формы. Даже если в вашем бизнесе нет сотрудников, EIN все равно может понадобиться — в зависимости от структуры бизнеса и того, как вы ведете деятельность.

EIN выдает IRS, а не ваш штат. Для подач в штат главный орган обычно — Secretary of State (Госсекретарь штата), то есть орган штата, который занимается регистрацией бизнес-сущностей, например при создании LLC или корпорации.

Если вы еще выбираете структуру бизнеса, полезно прочитать Как создать LLC в США и LLC vs. Corporation: что выбрать?.

Многие владельцы подают заявку на EIN заранее, потому что банки, платежные сервисы и госорганы часто его запрашивают. Но не каждому бизнесу требуется иметь EIN уже в первый день.

Обычно EIN нужен, если ваш бизнес:

• Имеет сотрудников
• Создан как корпорация
• Создан как партнерство, то есть бизнес, которым владеют два или более человека и который делится прибылью и обязанностями
• Подает некоторые федеральные налоги, например налоги по занятости (employment) или акцизные налоги (excise)
• Хочет открыть банковский счет для бизнеса, а банк этого требует
• Хочет подать на кредит для бизнеса на название компании
• Нуждается в разрешениях или лицензиях, которые требуют федеральный налоговый идентификатор

Также EIN может понадобиться, если вы управляете LLC (limited liability company — компания с ограниченной ответственностью). Это структура бизнеса, которая может отделять личную ответственность владельца от обязательств бизнеса. LLC с одним владельцем (single-member LLC) иногда может использовать номер SSN (Social Security Number — номер социального обеспечения) владельца для некоторых федеральных налоговых целей, но многие владельцы все же получают EIN, чтобы отделить записи и документы бизнеса от личных.

Если вы планируете выбрать статус налогообложения S-corp (S corporation) — это федеральный налоговый режим, который может позволить некоторым компаниям разделять выплаты владельцу между зарплатой и дивидендами (distributions), или работать как C-corp (C corporation), то есть корпорация, которая облагается налогом отдельно от своих владельцев, — в целом EIN является частью процесса подготовки.

EIN не заменяет лицензирование на уровне штата или местное разрешение. Вам все равно могут понадобиться разрешения, налоговые регистрации или отраслевые одобрения. Для этого проверьте Secretary of State, налоговое агентство штата и местный офис по лицензированию. Также можно ознакомиться с Business Compliance and Licensing — там описаны распространенные направления юридической помощи.

EIN помогает идентифицировать ваш бизнес для IRS. Это важно, но EIN — не лицензия на ведение бизнеса, не подтверждение того, что компания надлежащим образом создана, и не автоматическое разрешение вести деятельность в каждом штате.

EIN также сам по себе не создает компанию. Чтобы законно образовать юридическое лицо в штате, обычно нужно подать документы в Secretary of State. Например:

• Articles of organization — это учредительный документ, который используется, чтобы создать LLC в штате.
• operating agreement — внутренний документ, который объясняет, как LLC принадлежит и как ею управляют.
• registered agent — лицо или компания, уполномоченные получать юридические и государственные документы для бизнеса.
• DBA (doing business as — ведение деятельности под названием) — бизнес-«прозвище» или торговое наименование, которое используется вместо официального юридического названия компании.

Если вы создаете бизнес, порядок часто выглядит так:

1. Выберите тип сущности.
2. Если нужно, оформите компанию через Secretary of State.
3. Получите EIN в IRS.
4. Откройте банковский счет для бизнеса.
5. Подайте заявки на лицензии, разрешения и налоговые регистрации.

Некоторым бизнесам также нужны контракты уже в начале. Например, NDA (non-disclosure agreement — соглашение о неразглашении) — это договор, который защищает конфиденциальную информацию, а MSA (master services agreement — генеральное соглашение об оказании услуг) — основной договор, который задает общие условия для постоянных работ между компаниями. Если вам нужна помощь с ними, смотрите Contracts and Agreements и Partnership and Founder Agreements.

Некоторые компании также могут быть обязаны рассмотреть BOI report (Beneficial Ownership Information report — отчет о конечных выгодоприобретателях) — это федеральный отчет, который может требовать от некоторых компаний раскрыть, кто владеет ими или контролирует их. Правила в этой сфере могут меняться, поэтому уточняйте актуальные требования в официальных источниках правительства и у лицензированного юриста.

IRS выдает EIN бесплатно. Если сайт пытается брать с вас деньги только за подачу заявления на EIN в IRS, важно понимать: сам IRS не взимает плату за подачу.

Основной официальный источник — IRS.gov. Используйте там приложение для EIN от IRS, когда оно доступно в вашей ситуации. Перед началом соберите базовую информацию, например:

• Юридическое название бизнеса или владельца
• Почтовый адрес бизнеса
• Тип сущности, например sole proprietorship (индивидуальное предпринимательство), LLC, partnership (партнерство) или corporation (корпорация)
• Имя ответственного лица, то есть человека, который контролирует или владеет бизнесом
• Причина подачи, например запуск нового бизнеса или найм сотрудников

В целом процесс выглядит так:

1. Зайдите на IRS.gov и найдите заявление на EIN.
2. Выберите правильный тип сущности.
3. Введите данные бизнеса точно так, как они указаны в ваших учредительных документах, если вы образовали сущность в штате.
4. Тщательно проверьте все перед отправкой.
5. Сохраните или распечатайте уведомление-подтверждение IRS, когда получите его.

Осторожнее с сайтами третьих лиц, которые выглядят официально. Некоторые берут плату за услуги за то, что вы можете сделать напрямую в IRS бесплатно. Другие могут запросить больше информации, чем им нужно.

Для конфиденциальности и безопасности не отправляйте чувствительные номера или конфиденциальную информацию о бизнесе через форму подбора/сопоставления. Если вы хотите помощь в поиске юриста, используйте Get Matched, указав только контактные данные и краткое описание того, что вам нужно. FoundryCounsel — это не юридическая фирма, и она не предоставляет юридические консультации и не создает отношения «клиент—юрист».

Вот несколько простых примеров, когда может понадобиться EIN.

• Один человек открывает онлайн-магазин и регистрирует LLC в Техасе. Владелец получает EIN после одобрения LLC, чтобы открыть банковский счет для бизнеса и держать бизнес-налоги и записи отдельно.
• Двое друзей вместе начинают консалтинговую компанию. Поскольку бизнес — партнерство, им обычно нужен EIN даже до найма сотрудников.
• Ресторан нанимает персонал. Ему нужен EIN для подачи платежей по налогам на зарплату (payroll tax filings) и другой отчетности, связанной с трудоустройством.
• Фрилансер работает один как индивидуальный предприниматель (sole proprietor). Фрилансеру не всегда законодательно требуется получать EIN сразу, но банк или клиент может попросить его.

В каждом случае правильная настройка зависит от деталей — например, от штата, налоговой классификации и того, есть ли совладельцы или сотрудники. Юрист или налоговый специалист может помочь, если факты неочевидны.

Если вы решаете между структурами, LLC vs. Corporation: что выбрать? поможет сравнить основы. Если вам нужна юридическая помощь при создании, см. Business Entity Formation.

Есть несколько ошибок, которые позже создают проблемы:

• Подать заявку до того, как вы четко определились со структурой бизнеса
• Ввести юридическое название, которое не совпадает с подачей в вашем штате
• Забыть сохранить уведомление-подтверждение IRS для EIN
• Думать, что EIN — это то же самое, что лицензия или разрешение
• Оплатить сайт третьего лица, не понимая, что заявление в IRS бесплатное
• Использовать EIN одного бизнеса для другого бизнеса

Возможно, вам стоит поговорить с лицензированным юристом, если:

• У вас несколько владельцев и вам нужны четкие условия владения
• Вы не уверены, что создавать: LLC или корпорацию
• Вы ведете деятельность более чем в одном штате
• Вы привлекаете инвесторов
• Вам нужны договоры учредителя (founder), подрядчика (contractor), аренды (lease) или поставщика (vendor)
• Вы не уверены в вопросах соблюдения требований (compliance filings) или в изменении налоговых выборов (tax elections)

Стоимость услуг юриста зависит от штата, опыта и объема работ. Многие юристы по бизнесу берут фиксированную плату (flat fee) за работы, связанные с созданием, но диапазон зависит от штата и сложности бизнеса. Любой диапазон стоимости — это только общий ориентир, а не предложение/расчет (quote). Подробнее можно узнать на How Much Does a Business Lawyer Cost?.

Если вы хотите помощь в поиске лицензированного юриста по бизнесу, раздел How It Works объясняет процесс, а вы можете Get Matched бесплатно. FoundryCounsel — бесплатный сервис подбора, не юридическая фирма и не адвокат.