EIN là gì và làm thế nào để có được một EIN?

EIN (Employer Identification Number - Số định danh người sử dụng lao động) là mã số định danh thuế gồm chín chữ số mà Cơ quan Thuế vụ Hoa Kỳ, hay IRS, sử dụng để nhận diện một doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu đây là phiên bản “mã ID” của doanh nghiệp cho mục đích thuế và báo cáo.

Các doanh nghiệp thường dùng EIN để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, tuyển dụng nhân viên, đăng ký một số giấy phép nhất định và nộp các mẫu thuế liên bang. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không có nhân viên, bạn vẫn có thể cần EIN tùy thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp và cách bạn vận hành.

EIN được cấp bởi IRS, không phải bởi tiểu bang của bạn. Đối với hồ sơ nộp tại tiểu bang, cơ quan chính thường là Secretary of State (Tổng thư ký Bang)—cơ quan bang xử lý việc đăng ký pháp nhân doanh nghiệp như thành lập LLC hoặc corporation.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc cấu trúc doanh nghiệp, bạn nên xem Cách thành lập LLC tại Mỹ và LLC hay Corporation: Cái nào phù hợp hơn?.

Nhiều chủ doanh nghiệp xin EIN sớm vì ngân hàng, nhà xử lý thanh toán và các cơ quan chính phủ thường yêu cầu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng buộc phải có EIN ngay từ ngày đầu.

Bạn thường cần EIN nếu doanh nghiệp của bạn:

• Có nhân viên
• Được thành lập dưới hình thức corporation (công ty cổ phần)
• Được thành lập theo mô hình partnership (đối tác/công ty hợp danh), nghĩa là doanh nghiệp do hai người trở lên sở hữu, cùng chia lợi nhuận và trách nhiệm
• Nộp một số loại thuế liên bang nhất định, như thuế việc làm hoặc thuế excise
• Muốn mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và ngân hàng yêu cầu
• Muốn xin hạn mức tín dụng doanh nghiệp theo tên doanh nghiệp
• Cần giấy phép hoặc license yêu cầu mã số thuế liên bang

Bạn cũng có thể muốn có EIN nếu bạn vận hành một LLC (limited liability company - công ty trách nhiệm hữu hạn). Đây là một hình thức tổ chức cho phép tách trách nhiệm pháp lý cá nhân của chủ sở hữu khỏi các nghĩa vụ/liability của doanh nghiệp. LLC một thành viên (single-member LLC - LLC chỉ có một chủ sở hữu) đôi khi có thể dùng SSN (Social Security Number - số an sinh xã hội) của chủ sở hữu cho một số mục đích thuế liên bang nhất định, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp vẫn nhận EIN để giúp tách bạch hồ sơ doanh nghiệp với hồ sơ cá nhân.

Nếu bạn dự định bầu chọn (elect) trạng thái thuế S-corp (S corporation - công ty S)—một cách xử lý thuế liên bang có thể cho phép một số doanh nghiệp tách tiền lương của chủ sở hữu giữa salary và distributions (phân phối lợi nhuận), hoặc vận hành như C-corp (C corporation - công ty C)—một corporation bị đánh thuế riêng với chủ sở hữu—thì EIN thường là một phần của quy trình thiết lập.

EIN không thay thế cho giấy phép/ủy quyền cấp tại tiểu bang hoặc địa phương. Bạn vẫn có thể cần giấy phép, đăng ký thuế hoặc phê duyệt theo ngành. Để biết cụ thể, hãy kiểm tra với Secretary of State của bang, cơ quan thuế của tiểu bang và văn phòng cấp phép tại địa phương. Bạn cũng có thể xem Tuân thủ pháp lý và cấp phép doanh nghiệp cho các nhu cầu hỗ trợ pháp lý phổ biến.

EIN giúp nhận diện doanh nghiệp của bạn với IRS. Nó quan trọng, nhưng không phải là giấy phép kinh doanh, không phải là bằng chứng rằng công ty của bạn đã được thành lập đúng cách, và không tự động cấp quyền cho bạn được kinh doanh ở mọi tiểu bang.

EIN cũng không tự tạo ra một công ty. Để hợp thức hóa việc thành lập một tổ chức theo tiểu bang, thường bạn phải nộp hồ sơ tại Secretary of State. Ví dụ:

• Articles of organization (Điều lệ/thỏa thuận thành lập) là tài liệu dùng để thành lập LLC tại tiểu bang.
• Operating agreement (Hợp đồng/thoả thuận hoạt động) là tài liệu nội bộ giải thích LLC được sở hữu và quản lý như thế nào.
• Registered agent (Đại diện đã đăng ký) là cá nhân hoặc công ty được ủy quyền để nhận các giấy tờ pháp lý và giấy tờ của chính phủ thay cho doanh nghiệp.
• DBA (doing business as - kinh doanh dưới tên khác) là biệt danh doanh nghiệp hoặc tên thương mại được dùng thay cho tên pháp lý của công ty.

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp, thứ tự thường sẽ như sau:

1. Chọn loại hình pháp nhân.
2. Thành lập công ty với Secretary of State nếu cần.
3. Nhận EIN từ IRS.
4. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
5. Nộp đơn xin giấy phép, permit và đăng ký thuế.

Một số doanh nghiệp cũng cần hợp đồng sớm. Ví dụ, NDA (non-disclosure agreement - thỏa thuận bảo mật thông tin) là hợp đồng dùng để bảo vệ thông tin bí mật, và MSA (master services agreement - thỏa thuận dịch vụ tổng quát) là hợp đồng chính đặt ra các điều khoản chung cho công việc đang diễn ra giữa các doanh nghiệp. Nếu bạn cần trợ giúp với những tài liệu này, hãy xem Hợp đồng và thỏa thuận và Hợp đồng đối tác và thỏa thuận với người sáng lập.

Một số công ty cũng có thể cần cân nhắc báo cáo BOI (Beneficial Ownership Information report - báo cáo thông tin người hưởng lợi)—đây là báo cáo liên bang có thể yêu cầu một số công ty phải công bố ai là người sở hữu hoặc kiểm soát họ. Các quy định trong lĩnh vực này có thể thay đổi, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu hiện hành từ các nguồn chính thức của chính phủ và một luật sư được cấp phép.

IRS cấp EIN miễn phí. Nếu một website cố tình yêu cầu bạn trả tiền chỉ để nộp đơn xin EIN cho IRS, hãy hiểu rằng chính IRS không thu phí nộp đơn.

Nguồn chính thức và đáng tin nhất là IRS.gov. Hãy sử dụng ứng dụng xin EIN của IRS trên đó khi phù hợp với tình huống của bạn. Trước khi bắt đầu, hãy chuẩn bị các thông tin cơ bản như:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp hoặc của chủ sở hữu
• Địa chỉ nhận thư (mailing address) của doanh nghiệp
• Loại hình tổ chức, như sole proprietorship (cá thể kinh doanh), LLC, partnership hoặc corporation
• Tên của người chịu trách nhiệm, nghĩa là người kiểm soát hoặc sở hữu doanh nghiệp
• Lý do nộp đơn, như bắt đầu kinh doanh mới hoặc tuyển dụng nhân viên

Nhìn chung, quy trình sẽ như sau:

1. Vào IRS.gov và tìm ứng dụng xin EIN.
2. Chọn đúng loại hình pháp nhân.
3. Nhập chi tiết doanh nghiệp đúng như thông tin xuất hiện trên các tài liệu thành lập của bạn, nếu bạn đã thành lập một tổ chức theo tiểu bang.
4. Rà soát cẩn thận mọi thứ trước khi nộp.
5. Lưu lại hoặc in giấy xác nhận của IRS khi bạn nhận được.

Hãy cẩn thận với các website bên thứ ba trông có vẻ chính thức. Một số sẽ tính phí dịch vụ cho thứ bạn có thể tự làm trực tiếp với IRS miễn phí. Những nơi khác có thể yêu cầu nhiều thông tin hơn mức cần thiết.

Để đảm bảo quyền riêng tư và an ninh, đừng gửi các số nhạy cảm hoặc thông tin bí mật của doanh nghiệp qua biểu mẫu dùng để đối chiếu. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm luật sư, hãy dùng Get Matched chỉ với thông tin liên hệ của bạn và mô tả ngắn về nhu cầu. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý hay tạo quan hệ luật sư-khách hàng.

Dưới đây là một vài ví dụ đơn giản về những lúc EIN thường xuất hiện.

• Một cửa hàng trực tuyến do một người điều hành thành lập LLC tại Texas. Chủ sở hữu nhận EIN sau khi LLC được chấp thuận để có thể mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và tách bạch thuế cũng như hồ sơ doanh nghiệp.
• Hai người bạn cùng bắt đầu một công ty tư vấn. Vì doanh nghiệp là partnership, họ thường cần EIN ngay cả trước khi tuyển bất kỳ ai.
• Một nhà hàng tuyển nhân sự. Doanh nghiệp cần EIN để nộp các tờ khai thuế bảng lương (payroll tax) và các báo cáo khác liên quan đến việc làm.
• Một freelancer làm một mình theo mô hình sole proprietor. Freelancer có thể không phải lúc nào cũng bị pháp luật bắt buộc phải xin EIN ngay lập tức, nhưng ngân hàng hoặc khách hàng có thể yêu cầu.

Trong mỗi trường hợp, cách thiết lập đúng sẽ phụ thuộc vào các chi tiết như bang, phân loại thuế và việc có đồng chủ sở hữu hoặc có nhân viên hay không. Luật sư hoặc chuyên gia thuế có thể giúp nếu các tình tiết không rõ ràng.

Nếu bạn đang cân nhắc giữa các mô hình, LLC hay Corporation: Cái nào phù hợp hơn? sẽ giúp bạn so sánh những điểm cơ bản. Nếu bạn muốn được hỗ trợ pháp lý về thành lập, hãy xem Thành lập pháp nhân doanh nghiệp.

Một vài sai lầm có thể gây rắc rối về sau:

• Nộp đơn trước khi bạn hiểu rõ cấu trúc doanh nghiệp
• Nhập tên pháp lý không khớp với hồ sơ nộp tại tiểu bang
• Quên lưu giấy xác nhận EIN của IRS
• Nghĩ rằng EIN giống như giấy phép hoặc permit
• Trả tiền cho một trang web bên thứ ba mà không nhận ra rằng việc nộp đơn xin EIN trên IRS là miễn phí
• Dùng EIN của một doanh nghiệp cho một doanh nghiệp khác

Bạn có thể muốn trao đổi với luật sư được cấp phép nếu:

• Bạn có nhiều chủ sở hữu và cần điều khoản sở hữu rõ ràng
• Bạn không chắc nên thành lập LLC hay corporation
• Bạn hoạt động ở nhiều hơn một tiểu bang
• Bạn đang đưa nhà đầu tư vào
• Bạn cần các thỏa thuận về người sáng lập (founder), nhà thầu, hợp đồng thuê (lease) hoặc nhà cung cấp (vendor)
• Bạn không chắc về các hồ sơ tuân thủ hoặc việc thay đổi lựa chọn thuế

Chi phí luật sư thay đổi tùy theo tiểu bang, kinh nghiệm và phạm vi công việc. Nhiều luật sư doanh nghiệp tính phí trọn gói (flat fee) cho các công việc liên quan đến thành lập, nhưng mức phí phụ thuộc vào tiểu bang và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Bất kỳ khoảng chi phí nào cũng chỉ mang tính tham khảo chung, không phải là báo giá. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại Luật sư doanh nghiệp tốn bao nhiêu?.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm luật sư doanh nghiệp được cấp phép, Cách thức hoạt động giải thích quy trình và bạn có thể Get Matched miễn phí. FoundryCounsel là dịch vụ ghép nối miễn phí, không phải là công ty luật hay luật sư.