Cách thành lập LLC tại Mỹ (Hướng dẫn dễ hiểu)

LLC nghĩa là công ty trách nhiệm hữu hạn (limited liability company). Đây là một hình thức kinh doanh được tạo lập theo luật của từng bang. Nhiều chủ sở hữu chọn LLC vì có thể tách tài sản cá nhân khỏi các khoản nợ và vụ kiện của doanh nghiệp, miễn là doanh nghiệp được thành lập và vận hành đúng cách.

LLC có thể phù hợp tốt cho:
- doanh nghiệp một người
- hai hoặc nhiều đồng chủ sở hữu
- người làm tự do và nhà tư vấn
- doanh nghiệp bán lẻ, thương mại điện tử và dịch vụ
- doanh nghiệp bất động sản và doanh nghiệp nắm giữ (holding) trong một số trường hợp

Tuy nhiên, LLC không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Việc xử lý thuế, kế hoạch của nhà đầu tư, cơ cấu sở hữu và quy định của bang đều có thể ảnh hưởng. Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, xem LLC vs. corporation: cái nào phù hợp?.

Hai thuật ngữ thường khiến chủ sở hữu mới bối rối:
- S-corp nghĩa là tình trạng thuế S corporation (xem như một dạng thuế). Đây không phải là một pháp nhân/tổ chức kinh doanh riêng theo luật bang. LLC hoặc corporation có thể đề nghị IRS áp dụng cách tính thuế này nếu đủ điều kiện.
- C-corp nghĩa là C corporation, tức là corporation chịu thuế theo các quy tắc thuế doanh nghiệp mặc định.

Hướng dẫn này chỉ cung cấp thông tin giáo dục chung. FoundryCounsel không phải là công ty luật, không phải luật sư và không cung cấp tư vấn pháp lý hoặc tạo mối quan hệ luật sư–khách hàng.

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ thành lập LLC tại bang nơi họ thực sự hoạt động. Ví dụ, nếu bạn sống ở Illinois, bán hàng từ Illinois và phục vụ khách hàng từ Illinois thì thường đó là nơi đơn giản nhất để bắt đầu.

Một số chủ sở hữu nghe nói về việc thành lập ở các bang như Delaware, Wyoming hoặc Nevada. Điều đó có thể hợp lý trong vài tình huống, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động vật lý tại một bang khác, bạn có thể vẫn cần đăng ký ở đó với tư cách foreign LLC và trả thêm phí nộp hồ sơ cũng như phí hằng năm.

Trước khi nộp, hãy kiểm tra quy định với Secretary of State của bang (văn phòng chính phủ xử lý hồ sơ đăng ký pháp nhân doanh nghiệp ở hầu hết các bang).

Hãy đặt các câu hỏi thực tế này:
- Doanh nghiệp thực sự sẽ vận hành ở đâu?
- Chủ sở hữu sống và làm việc ở đâu?
- Doanh nghiệp có cần giấy phép hoặc permit địa phương không?
- Bạn sẽ có cửa hàng, kho bãi hoặc nhân viên tại một bang nào?
- Có nhà đầu tư hoặc cơ cấu sở hữu phức tạp không?

Nếu tình huống của bạn khá đơn giản, việc thành lập ở bang nơi bạn cư trú thường dễ hơn. Nếu không đơn giản, luật sư được cấp phép có thể giúp bạn tránh các đăng ký thêm không cần thiết, phí trùng lặp hoặc vấn đề về sở hữu sau này.

Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về những kiến thức cơ bản về thành lập tại trang business entity formation.

Tên LLC của bạn thường phải khác với các tên doanh nghiệp đã đăng ký trong bang đó. Hầu hết các bang cũng yêu cầu tên phải có hậu tố/định danh như "LLC" hoặc "Limited Liability Company".

Bắt đầu bằng công cụ tìm kiếm tên doanh nghiệp của Secretary of State. Công cụ này giúp bạn xem tên đó có xuất hiện như đang sẵn sàng để nộp hồ sơ hay không. Việc tên có sẵn trong cơ sở dữ liệu của một bang không đảm bảo bạn có thể sử dụng tên đó ở mọi nơi, vì vậy bạn cũng nên cân nhắc vấn đề xây dựng thương hiệu và nhãn hiệu (trademark).

DBA nghĩa là doing business as (kinh doanh dưới tên...). Đây là tên thương mại mà doanh nghiệp sử dụng, khác với tên pháp lý của doanh nghiệp. Ví dụ, "Maple River Holdings LLC" có thể sử dụng DBA là "Maple River Studio." Ở nhiều bang, DBA cần một hồ sơ đăng ký riêng.

Nếu tên đó quan trọng với thương hiệu của bạn, hãy tìm thêm trong cơ sở dữ liệu nhãn hiệu liên bang tại USPTO.gov. USPTO là Cơ quan Bằng sáng chế và Nhãn hiệu Hoa Kỳ (United States Patent and Trademark Office). Hồ sơ đăng ký pháp nhân ở bang và nhãn hiệu là hai việc khác nhau. Việc thành lập LLC không tự động đem lại quyền nhãn hiệu trên phạm vi toàn quốc.

Ví dụ đơn giản:
1. Bạn kiểm tra cơ sở dữ liệu bang cho "Blue Harbor Consulting LLC."
2. Bạn tìm trên USPTO.gov các tên tương tự trong các dịch vụ liên quan.
3. Bạn quyết định nộp LLC theo tên đó hay dùng tên pháp lý kèm DBA.

Nếu bạn đầu tư vào bao bì, biển hiệu, website hoặc một dòng sản phẩm, việc rà soát pháp lý trước khi ra mắt có thể rẻ hơn so với việc đổi tên sau này.

Để tạo LLC, thường bạn sẽ nộp articles of organization (điều lệ/thông tin thành lập) lên bang. Articles of organization là tài liệu chính thức dùng để tạo lập LLC theo luật bang. Một số bang dùng tên gọi khác, nhưng ý tưởng là như nhau.

Hồ sơ thường yêu cầu các thông tin cơ bản như:
- tên của LLC
- địa chỉ kinh doanh
- mục đích của doanh nghiệp, đôi khi mô tả theo cách khái quát
- LLC sẽ được quản lý bởi chính các chủ sở hữu hay bởi các manager
- tên và địa chỉ của registered agent (đại diện đã đăng ký)

Registered agent là cá nhân hoặc công ty có địa chỉ thực tại bang, được chỉ định để nhận các tài liệu pháp lý và tài liệu của cơ quan chính phủ chính thức cho doanh nghiệp.

Bạn có thể được phép tự làm registered agent của chính mình ở một số bang nếu đáp ứng yêu cầu. Nhiều chủ sở hữu thay vào đó thuê dịch vụ registered agent để đảm bảo tính riêng tư và độ tin cậy.

Phí nộp hồ sơ của bang là các mức phí cố định theo khoảng, tùy theo từng bang (flat-fee ranges), không phải báo giá. Ở nhiều bang, phí nộp hồ sơ LLC ban đầu thường khoảng $40 đến $500, và nhiều trường hợp rơi vào khoảng $100 đến $300. Một số bang cũng thu phí báo cáo hằng năm hoặc theo chu kỳ hai năm.

Hãy cẩn thận với các dịch vụ bán kèm (upsell) sau khi bạn nộp. Một số công ty chào thêm các hạng mục mà bạn có thể chưa cần ngay. Hãy ưu tiên trước tiên cho phần nộp hồ sơ bắt buộc của bang, registered agent nếu cần, và các tài liệu pháp lý nội bộ của doanh nghiệp.

Nếu cơ cấu sở hữu của bạn phức tạp, doanh nghiệp của bạn thuộc diện quản lý theo quy định, hoặc bạn thành lập cùng đối tác, luật sư có thể rà soát hồ sơ trước khi bạn nộp. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm luật sư, bạn có thể được ghép phù hợp miễn phí.

Operating agreement (thỏa thuận vận hành) là tài liệu nội bộ giải thích LLC được sở hữu như thế nào và cách thức LLC sẽ vận hành. Dù bang của bạn không bắt buộc, đây thường vẫn là một tài liệu rất đáng có.

Một operating agreement cơ bản thường bao gồm:
- ai sở hữu bao nhiêu phần trăm của LLC
- cách chia sẻ lợi nhuận và thua lỗ
- ai có thể ký hợp đồng hoặc chi tiêu tiền của công ty
- cách thức đưa ra quyết định
- điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu muốn rời đi
- điều gì xảy ra nếu có tranh chấp, qua đời, mất khả năng lao động (disability), hoặc bế tắc (deadlock)

Nếu có hơn một chủ sở hữu, đừng bỏ qua bước này. Nhiều tranh chấp doanh nghiệp bắt đầu vì các đồng chủ sở hữu chỉ hiểu ngầm với nhau nhưng không có quy tắc bằng văn bản.

Ví dụ chung: Hai người bạn cùng thành lập một LLC. Một người góp tiền mặt. Người còn lại góp công việc toàn thời gian và các mối quan hệ với khách hàng. Nếu họ không ghi lại tỷ lệ sở hữu, quy tắc lương, quyền biểu quyết hoặc quyền rời/thoát (exit rights), thì xung đột có thể phát triển rất nhanh khi bắt đầu có tiền vào.

Nếu bạn có đồng sáng lập (co-founders), bạn cũng có thể cần hỗ trợ với thỏa thuận hợp tác và thỏa thuận của người sáng lập.

Với các doanh nghiệp sẽ ký giấy tờ của khách hàng hoặc nhà cung cấp, các điều khoản hợp đồng liên quan thường gặp bao gồm:
- NDA nghĩa là non-disclosure agreement (thỏa thuận không tiết lộ), là hợp đồng dùng để bảo vệ thông tin bí mật.
- MSA nghĩa là master services agreement (thỏa thuận dịch vụ chính), là hợp đồng khung đặt ra các điều khoản pháp lý cho công việc đang diễn ra giữa các doanh nghiệp.

Bạn có thể đọc thêm về hỗ trợ hợp đồng tại đây: contracts and agreements.

EIN nghĩa là Employer Identification Number (mã số nhận diện người sử dụng lao động). Đây là mã số thuế do IRS cấp cho doanh nghiệp. Nhiều LLC cần EIN để mở tài khoản ngân hàng kinh doanh, thuê nhân viên hoặc nộp một số mẫu tờ khai thuế nhất định. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại EIN là gì và cách nhận được?.

Nộp đơn thông qua IRS.gov. Hãy cẩn thận với các website không chính thức thu phí cho các hồ sơ xin EIN cơ bản.

Sau khi thành lập, bạn cũng có thể cần xử lý:
- đăng ký thuế của bang
- giấy phép thuế bán hàng (sales tax permits), nếu bạn bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế
- thiết lập bảng lương (payroll), nếu bạn có nhân viên
- giấy phép kinh doanh tại địa phương
- giấy phép theo ngành cụ thể

Đây là nơi nhiều chủ sở hữu dễ vướng. Thành lập LLC chỉ là một phần trong việc khởi động hợp pháp.

Ngoài ra, hãy cân nhắc việc phân loại thuế. Theo mặc định, LLC một chủ sở hữu thường chịu thuế khác với LLC nhiều chủ sở hữu, và một số LLC sau đó có thể chọn chế độ thuế S-corp. Phân loại thuế có thể ảnh hưởng đến lương, thuế tự doanh (self-employment taxes) và các tờ khai. Hãy xem IRS.gov và trao đổi với chuyên gia thuế có đủ năng lực hoặc luật sư được cấp phép để đưa ra quyết định phù hợp với tình huống của bạn.

Đối với các chủ đề tuân thủ (compliance) ngoài phần thành lập, hãy xem business compliance and licensing.

Khi LLC của bạn đã được chấp thuận, hãy tách bạch doanh nghiệp với chính bạn trong thực tế, không chỉ trên giấy tờ.

Các bước tiếp theo tốt:
1. Mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng.
2. Dùng tên pháp lý của LLC trên hợp đồng, hóa đơn và các hồ sơ quan trọng.
3. Ký tài liệu đúng cách, ví dụ: "Maria Chen, Manager, Oak Street Foods LLC."
4. Lưu trữ và sắp xếp các hồ sơ kinh doanh lớn.
5. Theo dõi hạn nộp báo cáo hằng năm và các thông báo của bang.

Các lỗi thường gặp gồm:
- thành lập ở một bang tạo thêm công việc đăng ký không cần thiết
- dùng tên mà không kiểm tra rủi ro nhãn hiệu (trademark)
- bỏ qua operating agreement
- trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp
- quên báo cáo hằng năm hoặc thuế franchise tax
- cho rằng chỉ riêng LLC là đủ để đáp ứng mọi yêu cầu về giấy phép

Bạn có thể muốn có luật sư được cấp phép nếu:
- có từ hai chủ sở hữu trở lên
- một chủ sở hữu đóng góp tài sản sở hữu trí tuệ, tiền mặt hoặc thiết bị quan trọng
- bạn đang mua hoặc bán một phần doanh nghiệp hiện có
- doanh nghiệp sẽ huy động tiền từ nhà đầu tư
- doanh nghiệp chịu sự quản lý theo quy định, ví dụ: thực phẩm, y tế, xây dựng, tài chính hoặc vận tải
- bạn đang ký hợp đồng thuê mặt bằng thương mại

Commercial lease (hợp đồng thuê mặt bằng thương mại) là hợp đồng cho thuê không gian kinh doanh như văn phòng, cửa hàng hoặc kho. Các hợp đồng này thường có bảo đảm cá nhân (personal guarantees), nghĩa vụ sửa chữa và điều khoản tăng tiền thuê (rent escalation clauses) cần được rà soát cẩn trọng. Tìm hiểu thêm tại commercial leases and real estate.

Chi phí pháp lý cho dịch vụ hỗ trợ thành lập được tính theo các khoảng phí cố định theo bang (state-dependent flat-fee ranges), không phải báo giá cá nhân. Với LLC một chủ sở hữu tương đối đơn giản, phí luật sư theo mức cố định đôi khi có thể vào khoảng $300 đến $1,500+, tùy theo bang và phạm vi công việc. Cấu hình với nhiều chủ sở hữu hoặc phức tạp hơn có thể tốn hơn. Bạn có thể đọc thêm tại How much does a business lawyer cost?.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm luật sư doanh nghiệp được cấp phép, how it works giải thích quy trình, hoặc bạn có thể được ghép phù hợp. FoundryCounsel là dịch vụ ghép nối miễn phí cho chủ doanh nghiệp, không phải công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý.