Tuân thủ doanh nghiệp & giấy phép

Sau khi bạn thành lập doanh nghiệp, công việc không kết thúc ở đó. Hầu hết các công ty đều có các nghĩa vụ nộp hồ sơ định kỳ và lưu trữ hồ sơ liên tục, và nhiều công ty cần giấy phép hoặc chấp thuận để có thể hoạt động hợp pháp.

Các công việc tuân thủ phổ biến bao gồm:

• Duy trì đại diện đã đăng ký (registered agent) — một người hoặc công ty có địa chỉ vật lý tại tiểu bang, có thể nhận các giấy tờ pháp lý và giấy tờ chính thức của chính phủ cho doanh nghiệp của bạn
• Nộp báo cáo hằng năm hoặc báo cáo định kỳ lên Bộ trưởng Ngoại vụ (Secretary of State) để giữ pháp nhân của bạn đang hoạt động
• Theo dõi việc gia hạn giấy phép kinh doanh ở cấp tiểu bang và địa phương
• Kiểm tra xem doanh nghiệp của bạn có cần giấy phép theo ngành, chấp thuận quy hoạch (zoning), đăng ký thuế bán hàng (sales tax), hoặc đăng ký của người sử dụng lao động hay không
• Chuẩn bị hoặc cập nhật thỏa thuận vận hành (operating agreement) — tài liệu nội bộ giải thích LLC được sở hữu và quản lý như thế nào
• Hiểu báo cáo BOI — báo cáo thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, là hồ sơ liên bang có thể yêu cầu một số công ty phải báo cáo chi tiết về quyền sở hữu cho FinCEN

Ai thường cần sự hỗ trợ này:

• Chủ sở hữu mới vừa thành lập một LLC — công ty trách nhiệm hữu hạn có thể tách rủi ro pháp lý của doanh nghiệp khỏi chủ sở hữu về mặt cá nhân
• Chủ sở hữu của một công ty/cổ phần, bao gồm S-corp — một trạng thái thuế mà một số công ty và LLC đủ điều kiện có thể lựa chọn với IRS, và C-corp — công ty được tính thuế riêng biệt với các chủ sở hữu theo mặc định
• Người sáng lập ở nước ngoài mở công ty tại Mỹ và cố gắng hiểu các quy định của tiểu bang và địa phương
• Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê, tuyển nhân viên, mở thêm địa điểm thứ hai, hoặc tham gia lĩnh vực chịu quản lý

Yêu cầu phụ thuộc vào tiểu bang, thành phố và ngành nghề. Để có câu trả lời cuối cùng, hãy kiểm tra trang web của Secretary of State, IRS.gov và các cơ quan địa phương, hoặc trao đổi với luật sư được cấp phép. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý. Chúng tôi cung cấp thông tin chung và dịch vụ ghép nối miễn phí với các luật sư được cấp phép.

Luật sư doanh nghiệp làm nhiều hơn việc chỉ điền form. Họ giúp bạn xác định những quy định nào thực sự áp dụng cho công ty của bạn, các thời hạn nào quan trọng, và những điểm mà chủ sở hữu thường bỏ sót.

Luật sư trong lĩnh vực này có thể hỗ trợ:

• Rà soát việc công ty của bạn có đang hoạt động và ở trạng thái tốt với tiểu bang hay không
• Tư vấn về báo cáo hằng năm, các sửa đổi (amendments) và hồ sơ duy trì theo quy định của tiểu bang
• Giải thích yêu cầu về đại diện đã đăng ký và liệu việc đổi đại diện có hợp lý không
• Xác định các khả năng về nhu cầu giấy phép hoặc yêu cầu cấp phép ở cấp tiểu bang, quận/hạt và thành phố dựa trên bạn bán gì, nơi bạn hoạt động, và việc bạn có nhân viên hay cửa hàng
• Rà soát hồ sơ về quyền sở hữu và quản lý, bao gồm thỏa thuận vận hành cho LLC hoặc điều lệ công ty (corporate bylaws) và nghị quyết cho công ty
• Hỗ trợ các câu hỏi về báo cáo BOI và các nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ liên quan
• Tư vấn tuân thủ đa tiểu bang nếu bạn hoạt động ngoài tiểu bang nơi thành lập
• Xử lý khi doanh nghiệp bị trễ hồ sơ, mất trạng thái tốt, hoặc nhận thông báo về tuân thủ

Luật sư cũng có thể phát hiện các vấn đề liên quan. Ví dụ, hợp đồng thuê có thể yêu cầu một số giấy phép trước khi bạn mở cửa, hoặc tranh chấp giữa các nhà sáng lập có thể cho thấy hồ sơ nội bộ chưa bao giờ được cập nhật. Nếu bạn cần hỗ trợ liên quan, xem Hợp đồng & Thỏa thuận, Thỏa thuận đối tác & Nhà sáng lập, hoặc Hợp đồng thuê thương mại & Bất động sản.

Công việc tuân thủ thường là một dự án ngắn, nhưng có thể mở rộng nếu doanh nghiệp bị trễ hồ sơ hoặc hoạt động trong lĩnh vực chịu quản lý.

Một quy trình điển hình như sau:

1. Rà soát ban đầu. Luật sư hỏi doanh nghiệp của bạn được thành lập ở tiểu bang nào, thực tế bạn vận hành ở đâu, bạn bán gì, bạn có nhân viên không, và bạn có nhận bất kỳ thông báo nào không.
2. Kiểm tra tình trạng. Họ xác nhận tình trạng pháp nhân của bạn với Secretary of State và xác định các báo cáo hằng năm còn thiếu, đăng ký đã hết hạn, hoặc các vấn đề liên quan đến tên. Nếu bạn chưa thành lập, hãy bắt đầu với Thành lập pháp nhân doanh nghiệp hoặc đọc Cách thành lập LLC tại Mỹ.
3. Bản đồ cấp phép. Họ phác thảo các khả năng về giấy phép hoặc yêu cầu cấp phép ở cấp tiểu bang, quận/hạt, thành phố và theo ngành.
4. Nộp hồ sơ và theo dõi. Họ có thể chuẩn bị hoặc rà soát đơn xin, các sửa đổi, hoặc hồ sơ khôi phục lại trạng thái, đồng thời giải thích những tài liệu hỗ trợ nào cần thiết.
5. Lịch và duy trì. Họ giúp bạn thiết lập ngày gia hạn và các bước tiếp theo để bạn không bỏ lỡ thời hạn trong tương lai.

Những gì cần chuẩn bị cho buổi trao đổi ban đầu:

• Tên doanh nghiệp và tiểu bang nơi thành lập
• Địa chỉ doanh nghiệp của bạn và các tiểu bang nơi bạn hoạt động
• Mô tả ngắn gọn doanh nghiệp của bạn làm gì
• Bất kỳ thông báo hoặc thời hạn nào bạn đã nhận
• Bạn có nhân viên, cửa hàng (storefront) hay giấy phép hành nghề chuyên nghiệp không

Không gửi thông tin nhạy cảm qua form ghép nối. Chỉ cần thông tin liên hệ và mô tả ngắn về vấn đề là đủ. Nếu bạn cần hiểu thêm về bối cảnh trước, hãy truy cập Hướng dẫn hoặc Cách thức hoạt động.

Nhiều luật sư xử lý các công việc tuân thủ và cấp phép thông thường theo phí cố định, nhưng mức phí phụ thuộc vào tiểu bang, thành phố, ngành nghề, mức độ khẩn cấp và việc doanh nghiệp có đã mất tuân thủ hay chưa. Đây là các khoảng mức tham khảo theo từng tiểu bang, không phải báo giá.

Các khoảng mức phổ biến bạn có thể thấy:

• Rà soát hoặc thay đổi đại diện đã đăng ký: khoảng $100 đến $400 cộng với các khoản phí nộp hồ sơ của tiểu bang
• Báo cáo hằng năm hoặc hồ sơ duy trì đơn giản: khoảng $150 đến $600 cộng với phí nộp hồ sơ
• Hỗ trợ hoặc rà soát báo cáo BOI: khoảng $200 đến $750 tùy theo mức độ phức tạp
• Tra cứu và hỗ trợ nộp hồ sơ xin giấy phép ở cấp tiểu bang hoặc địa phương cho doanh nghiệp nhỏ: khoảng $300 đến $1,500 cộng với phí của chính phủ
• Lập kế hoạch tuân thủ nhiều giấy phép hoặc nhiều địa điểm: khoảng $750 đến $3,000+
• Khôi phục lại (reinstatement) sau khi nộp trễ hoặc mất trạng thái tốt: khoảng $500 đến $2,500+ cộng với tiền phạt và phí của tiểu bang

Một vài lưu ý:

• Phí nộp hồ sơ của chính phủ thường tách riêng trong nhiều trường hợp.
• Doanh nghiệp trong lĩnh vực chịu quản lý có thể tốn chi phí hơn vì quy định hẹp hơn và giấy tờ nhiều hơn.
• Thời gian xử lý nhanh có thể làm tăng phí.

Nếu chi phí là câu hỏi đầu tiên của bạn, Chi phí luật sư doanh nghiệp là bao nhiêu sẽ cung cấp thêm ngữ cảnh.

Một số công việc tuân thủ có thể tự làm nếu doanh nghiệp của bạn đơn giản và hướng dẫn rõ ràng trên các trang web chính thức.

Bạn có thể tự xử lý khi:

• Bạn cần báo cáo hằng năm định kỳ ở một tiểu bang và thông tin doanh nghiệp không thay đổi
• Quy trình xin giấy phép kinh doanh ở thành phố của bạn đơn giản
• Bạn trực tiếp sử dụng Secretary of State và IRS.gov và hiểu yêu cầu nộp hồ sơ

Luật sư thường đáng giá khi:

• Bạn hoạt động ở nhiều hơn một tiểu bang
• Doanh nghiệp của bạn có hoạt động chịu quản lý, như thực phẩm, y tế, trông trẻ, vận tải, xây dựng hoặc dịch vụ tài chính
• Bạn có đồng chủ sở hữu và hồ sơ không khớp với cách doanh nghiệp thực sự được vận hành
• Bạn bị trễ thời hạn, mất trạng thái tốt, hoặc nhận được thông báo mà bạn không hiểu
• Bạn đang mở một địa điểm vật lý và cần phối hợp điều khoản hợp đồng thuê, quy hoạch (zoning), giấy phép và cấp phép
• Bạn là người sáng lập không phải ở Mỹ và muốn được hỗ trợ hiểu yêu cầu nào áp dụng trước tiên

Những câu hỏi tốt để hỏi luật sư:

• Những hồ sơ hoặc giấy phép nào bạn nghĩ sẽ áp dụng cho doanh nghiệp của tôi, và vì sao?
• Những thời hạn nào quan trọng nhất trong 30, 60 và 90 ngày tới?
• Công việc nào được bao gồm trong phí cố định của bạn, và phí chính phủ nào là tách riêng?
• Bạn có thể hỗ trợ gia hạn hay chỉ hỗ trợ lần nộp đầu tiên?
• Nếu doanh nghiệp của tôi mở rộng sang tiểu bang hoặc thành phố khác, những thay đổi khả dĩ là gì?

Để nắm kiến thức cơ bản về pháp nhân trước khi quyết định, xem LLC vs Corporation: Loại nào phù hợp và EIN là gì và cách nhận EIN. EIN là Mã số Nhận diện Người sử dụng lao động (Employer Identification Number), mã số thuế do IRS cấp cho doanh nghiệp.

FoundryCounsel là dịch vụ ghép nối miễn phí cho chủ doanh nghiệp. Chúng tôi không phải là công ty luật, không phải là luật sư, và không cung cấp tư vấn pháp lý hoặc tạo mối quan hệ luật sư - khách hàng.

Cách thức hoạt động như sau:

1. Cho chúng tôi biết thông tin liên hệ và mô tả ngắn gọn vấn đề tuân thủ hoặc cấp phép của bạn.
2. Chúng tôi ghép bạn với một luật sư doanh nghiệp được cấp phép, người xử lý loại công việc này tại tiểu bang phù hợp.
3. Bạn quyết định có nói chuyện với luật sư hay không và liệu mức độ phù hợp có đúng với doanh nghiệp của bạn không.

Việc ghép nối miễn phí cho chủ sở hữu. Các luật sư tham gia trả một khoản phí marketing cố định để là một phần của dịch vụ.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm luật sư cho tuân thủ, báo cáo hằng năm, vấn đề đại diện đã đăng ký, câu hỏi về BOI, hoặc giấy phép và các loại cho phép, hãy bắt đầu tại đây: Nhận được ghép nối. Bạn cũng có thể xem toàn bộ trang Dịch vụ của chúng tôi hoặc truy cập Trợ giúp cho các câu hỏi thường gặp.