Báo cáo BOI (Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi) là gì?

Báo cáo BOI là báo cáo thông tin sở hữu hưởng lợi (beneficial ownership information report). Báo cáo này được lập theo một đạo luật liên bang có tên là Corporate Transparency Act (Đạo luật Minh bạch Doanh nghiệp). Báo cáo được nộp cho FinCEN (Mạng lưới Thực thi Tội phạm Tài chính) — đơn vị thuộc Bộ Tài chính Hoa Kỳ.

Nói theo cách dễ hiểu, báo cáo nhằm xác định những người thực sự đứng sau một số công ty nhất định. Đây không phải là tờ khai thuế và cũng không phải là việc bạn thành lập công ty theo quy định của tiểu bang.

Sở hữu hưởng lợi thường là một người thật, có thể là người:
- sở hữu phần chia đủ lớn trong công ty, hoặc
- có quyền kiểm soát đáng kể đối với công ty

Quyền kiểm soát đáng kể thường có nghĩa là người đó có thể đưa ra các quyết định quan trọng cho hoạt động kinh doanh, kể cả khi người đó không sở hữu phần lớn. Ví dụ: người sáng lập, quản lý cấp cao hoặc người có quyền bổ nhiệm/bãi nhiệm những người ra quyết định quan trọng có thể được tính.

Khu vực này đã thay đổi theo thời gian, và nghĩa vụ nộp có thể thay đổi dựa trên các quyết định của tòa án, thay đổi quy định hoặc hướng dẫn mới của liên bang. Trước khi hành động, hãy kiểm tra thông tin mới nhất của FinCEN và nếu cần, hãy trao đổi với luật sư doanh nghiệp được cấp phép. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý. Chúng tôi cung cấp thông tin giáo dục chung và có thể giúp bạn được ghép cặp với một luật sư kinh doanh được cấp phép.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ lần đầu tiên nghe về BOI sau khi họ thành lập một LLC — viết tắt của limited liability company (công ty trách nhiệm hữu hạn) — hoặc một công ty (corporation). LLC là một mô hình tổ chức doanh nghiệp được tạo theo luật tiểu bang, có thể tách tài sản cá nhân của chủ sở hữu khỏi một số khoản nợ và khiếu nại của doanh nghiệp. Còn corporation là một pháp nhân độc lập được thành lập theo luật tiểu bang, có thể phát hành cổ phiếu.

Một công ty có thể được xem là reporting company (công ty phải báo cáo) nếu công ty được tạo lập bằng cách nộp hồ sơ thành lập tại cơ quan của tiểu bang, thường là Văn phòng Tổng Thư ký Tiểu bang (Secretary of State). Ví dụ: nhiều LLC được thành lập bằng cách nộp articles of organization (điều lệ tổ chức) — là hồ sơ của tiểu bang tạo ra LLC một cách chính thức. Nhiều corporation được thành lập bằng cách nộp điều khoản (articles) hoặc giấy chứng nhận thành lập (certificate of incorporation).

Một số tổ chức có thể được miễn trừ. Có các trường hợp miễn trừ trong quy định liên bang, nhưng chúng cụ thể. Doanh nghiệp không nên tự cho rằng mình được miễn chỉ vì doanh nghiệp nhỏ, không hoạt động, thuộc sở hữu nước ngoài, thuộc sở hữu gia đình hoặc chưa có doanh thu.

Một vài tình huống phổ biến mà chủ sở hữu nên dừng lại và kiểm tra kỹ quy định:
- LLC một thành viên (single-member LLC) với một chủ sở hữu
- một startup với hai hoặc ba người sáng lập
- công ty nắm quyền (holding company) sở hữu một doanh nghiệp khác
- công ty con tại Mỹ của một công ty nước ngoài
- một công ty được thành lập nhưng thực tế chưa từng vận hành
- một doanh nghiệp đã thay đổi quyền sở hữu sau khi thành lập

Cách an toàn nhất là xác nhận quy định hiện hành từ nguồn liên bang chính thức và đối chiếu với hồ sơ công ty của bạn. Bạn cũng có thể cần hỗ trợ pháp lý nếu cơ cấu sở hữu của bạn có nhiều lớp hoặc không thông thường. Để biết thêm về việc chọn và thiết lập một pháp nhân, xem Cách thành lập LLC tại Mỹ và LLC vs Corporation: Loại nào phù hợp?.

Báo cáo BOI nhìn chung yêu cầu cung cấp thông tin về công ty và về những người đủ điều kiện được xem là sở hữu hưởng lợi. Tùy thuộc vào thời điểm công ty được thành lập và các quy định liên bang hiện hành, báo cáo cũng có thể yêu cầu thông tin về company applicant (người nộp hồ sơ/ người nộp đơn thành lập), tức là người đã trực tiếp nộp tài liệu thành lập hoặc chỉ đạo người khác nộp.

Đối với công ty, hồ sơ có thể yêu cầu các chi tiết cơ bản như:
- tên doanh nghiệp hợp pháp
- bất kỳ tên giao dịch nào hoặc DBA, trong đó DBA nghĩa là doing business as (kinh doanh dưới tên), và đề cập đến tên doanh nghiệp dùng công khai khác với tên pháp lý của công ty
- địa chỉ doanh nghiệp
- tiểu bang hoặc thẩm quyền bộ lạc (tribal jurisdiction) nơi thành lập
- mã số định danh người nộp thuế (taxpayer identification number)

Đối với cá nhân, hồ sơ có thể yêu cầu thông tin định danh. Vì các thông tin này nhạy cảm, đừng gửi các thông tin cá nhân hoặc tài chính quá bí mật qua một biểu mẫu web chung. Nếu bạn muốn được giúp tìm luật sư, chỉ cung cấp thông tin liên hệ và mô tả ngắn gọn về vấn đề của bạn thông qua được ghép cặp.

BOI khác với EIN — viết tắt của Employer Identification Number (mã số định danh người sử dụng lao động). EIN là mã số thuế liên bang do IRS cấp cho nhiều doanh nghiệp. Nếu bạn cần ôn lại, hãy xem EIN là gì và cách xin EIN.

BOI cũng khác với các tài liệu quản trị nội bộ của bạn. Ví dụ: operating agreement (hợp đồng vận hành) là tài liệu nội bộ giải thích LLC được sở hữu và quản lý như thế nào. Corporation có thể có quy chế hoạt động (bylaws) và hồ sơ cổ phiếu (stock records). Các tài liệu đó có thể giúp bạn xác định ai thực sự sở hữu hoặc kiểm soát công ty, nhưng chúng không phải chính là báo cáo BOI.

BOI chỉ là một phần của việc tuân thủ doanh nghiệp, không phải toàn bộ bức tranh. Tuân thủ doanh nghiệp là các nhiệm vụ pháp lý và hành chính liên tục cần thiết để giữ doanh nghiệp ở trạng thái hoạt động/tuân thủ tốt.

Tùy theo tiểu bang của bạn và loại hình doanh nghiệp, các mục khác thường gặp có thể bao gồm:
- báo cáo hằng năm của tiểu bang
- giấy phép và điều kiện kinh doanh
- đăng ký thuế
- duy trì một registered agent (đại diện đã đăng ký), tức là một cá nhân hoặc công ty được ủy quyền để nhận thông báo pháp lý và thông báo của tiểu bang thay cho doanh nghiệp
- cập nhật hồ sơ về quyền sở hữu và hồ sơ về người quản lý
- duy trì hợp đồng và tài liệu của công ty

Ví dụ: bạn có thể thành lập LLC với tiểu bang, nhận EIN từ IRS, ký một NDA, trong đó NDA nghĩa là non-disclosure agreement (thỏa thuận bảo mật) và là một hợp đồng dùng để bảo vệ thông tin bí mật, đồng thời ký một MSA, trong đó MSA nghĩa là master services agreement (thỏa thuận dịch vụ chính) và là hợp đồng đặt ra các điều khoản pháp lý chính cho mối quan hệ cung cấp dịch vụ kéo dài. Tất cả những việc đó đều tách biệt với BOI.

Nếu bạn thuê địa điểm, tuyển nhà cung cấp (vendors) hoặc đưa thêm một đồng sáng lập (co-founder), thì BOI vẫn không thay thế các bước pháp lý đó. Bạn có thể cần hỗ trợ với tuân thủ doanh nghiệp và giấy phép, hợp đồng và thỏa thuận, hoặc thỏa thuận về quan hệ đối tác và người sáng lập.

Nhiều chủ doanh nghiệp gặp rắc rối không phải vì một quy định là không thể, mà vì họ cho rằng một lần nộp hồ sơ sẽ bao phủ mọi thứ. Thực tế hiếm khi đúng như vậy.

Hãy sử dụng một cách tiếp cận từng bước đơn giản.

1. Tìm các tài liệu thành lập của bạn. Nếu bạn thành lập LLC hoặc corporation thông qua thủ tục nộp hồ sơ của tiểu bang, hãy bắt đầu từ đó.
2. Kiểm tra tên hợp pháp, ngày thành lập và tiểu bang nơi thành lập trên trang web của Secretary of State.
3. Thu thập các hồ sơ về quyền sở hữu, operating agreement, sổ ghi cổ phiếu (stock ledger) hoặc tài liệu của người sáng lập.
4. Liệt kê những người thực sự sở hữu công ty và những người thực sự có thể đưa ra các quyết định quan trọng.
5. Xem hướng dẫn BOI hiện hành từ FinCEN để biết loại hình pháp nhân của bạn có được bao phủ hoặc có thuộc diện miễn trừ hay không.
6. Nếu quyền sở hữu là gián tiếp, phân chia cho nhiều người, hoặc được kiểm soát thông qua một công ty khác hoặc một thỏa thuận khác, hãy cân nhắc trao đổi với luật sư được cấp phép trước khi nộp.

Ví dụ chung: Maria và Ken thành lập một LLC ở Texas với hai chủ sở hữu. Maria sở hữu 60% và quản lý công ty. Ken sở hữu 40% nhưng không phụ trách vận hành hằng ngày. Maria có khả năng xuất hiện như một người quan trọng vì cô ấy sở hữu đa số và quản lý doanh nghiệp. Ken cũng có thể cần được xem xét vì quyền sở hữu của anh ấy. Nếu có một người thứ ba có quyền bổ nhiệm người quản lý hoặc phủ quyết các quyết định lớn, thì người đó cũng có thể cần được phân tích.

Ví dụ khác: một công ty mẹ sở hữu 100% một công ty con hoạt động nhỏ. Bạn có thể cần xác định những người thực sự đứng sau công ty mẹ, chứ không chỉ liệt kê tên công ty mẹ rồi dừng.

Khi không chắc chắn, hãy dùng nguồn chính thức và tìm trợ giúp chuyên nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các dịch vụ của chúng tôi hoặc cách thức ghép cặp.

Các hạn nộp BOI đã từng thay đổi trước đây và có thể còn thay đổi nữa. Vì vậy, trước khi bạn hành động, điều quan trọng là phải kiểm tra hướng dẫn liên bang hiện hành. Đừng dựa vào một bài đăng cũ trên mạng xã hội, một diễn đàn, hoặc một blog không dẫn đến nguồn chính thức.

Những nơi tốt nhất để xác nhận yêu cầu hiện hành là:
- FinCEN để cập nhật về báo cáo BOI
- Secretary of State của bạn để biết tình trạng thành lập doanh nghiệp và hồ sơ của tiểu bang
- IRS.gov để hỏi về EIN và các câu hỏi về mã số thuế liên bang
- một luật sư doanh nghiệp được cấp phép để tư vấn theo từng pháp nhân

Nếu bạn muốn có hỗ trợ pháp lý để rà soát liệu công ty của bạn có cần nộp hay không hoặc cập nhật hồ sơ quyền sở hữu, phí luật sư thường được tính theo mức phí trọn gói (flat fee) hoặc theo giờ (hourly fees), và chi phí sẽ khác nhau tùy theo tiểu bang và mức độ phức tạp. Một cuộc rà soát tuân thủ đơn giản có thể thuộc mức khoảng phí trọn gói phụ thuộc vào tiểu bang hoặc tính theo giờ, nhưng bất kỳ “khoảng” nào cũng không phải là báo giá. Bạn có thể đọc thêm tại Chi phí luật sư doanh nghiệp bao nhiêu?.

Nếu bạn muốn được giúp tìm luật sư, FoundryCounsel cung cấp dịch vụ ghép cặp miễn phí cho chủ doanh nghiệp. Các luật sư tham gia trả một khoản phí tiếp thị trọn gói để được đưa vào dịch vụ này. FoundryCounsel không phải là công ty luật, không cung cấp tư vấn pháp lý và không tạo quan hệ luật sư-khách hàng. Bạn có thể được ghép cặp hoặc xem thêm các hướng dẫn.