Tránh lừa đảo pháp lý doanh nghiệp và chiêu trò từ kẻ xấu

Kẻ lừa đảo biết rằng chủ mới thường bận rộn, chưa quen với các quy định của Mỹ, và hay lo lỡ thời hạn. Nếu bạn vừa thành lập công ty, tên doanh nghiệp và địa chỉ của bạn có thể xuất hiện trong các hồ sơ công khai của tiểu bang, khiến kẻ xấu dễ liên hệ với bạn hơn.

Các mục tiêu phổ biến gồm người thành lập một LLC (công ty trách nhiệm hữu hạn, là loại hình doanh nghiệp có thể tách tài sản cá nhân của chủ sở hữu khỏi các khoản nợ của doanh nghiệp trong nhiều tình huống), một công ty (corporation), hoặc DBA ("doing business as", tên doanh nghiệp đã đăng ký nhưng khác với tên hợp pháp của chủ sở hữu hoặc công ty).

Nhiều tin nhắn lừa đảo được thiết kế để tạo cảm giác gấp rút. Chúng có thể nhắc ngày nộp hồ sơ, mã số hồ sơ của tiểu bang, hoặc tên công ty để trông có vẻ “đúng thật”. Điều đó không có nghĩa là chúng chính thức.

Nguyên tắc khởi đầu tốt là đơn giản: trước khi bạn trả bất kỳ khoản tiền nào, hãy xác nhận yêu cầu đó có đến từ đúng cơ quan chính phủ hay không—ví dụ như Bộ trưởng Ngoại giao (Secretary of State) của tiểu bang bạn—hoặc từ một luật sư được cấp phép do chính bạn lựa chọn.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc cách thiết lập công ty, các hướng dẫn này có thể giúp bạn: Cách thành lập LLC tại Mỹ, LLC vs. Corporation: Loại nào phù hợp hơn?, và EIN là gì và làm thế nào để nhận EIN.

Một số trò lừa đảo là gian lận tội phạm. Một số khác là hoạt động marketing gây hăng hái được “đóng gói” để trông như thông báo của chính phủ. Cả hai đều có thể khiến bạn tốn tiền và mất thời gian.

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến:

• Phí báo cáo thường niên hoặc chứng nhận giả. Thư nói rằng bạn phải trả ngay để giữ cho công ty vẫn hoạt động. Thư có thể dùng các cụm như "certificate of status" (chứng nhận tình trạng), "compliance notice" (thông báo tuân thủ) hoặc "entity renewal" (gia hạn tổ chức). Nghĩa vụ nộp hồ sơ thực sự của bạn thường đến từ Secretary of State của tiểu bang bạn hoặc một cơ quan nhà nước chính thức khác.
• Thư trông “có vẻ chính thức” liên quan đến EIN. EIN (Employer Identification Number, mã số thuế liên bang do IRS cấp) thường được lấy trực tiếp từ IRS.gov. Một số công ty thu phí để "giúp" dù bản thân việc nộp hồ sơ cho IRS nhìn chung là miễn phí.
• Cam kết phê duyệt nhãn hiệu (trademark) chắc chắn. Nhãn hiệu là tên thương hiệu, logo hoặc câu chữ dùng để xác định hàng hóa hoặc dịch vụ. Không ai có thể cam kết một cách trung thực rằng sẽ được đăng ký, vì quyết định do Cục Sáng chế và Nhãn hiệu Hoa Kỳ (USPTO.gov) đưa ra sau khi xem xét.
• Khai báo BOI gây hiểu sai. Báo cáo BOI (BOI report) (Beneficial Ownership Information report, báo cáo về quyền sở hữu thực sự—liên quan đến một số công ty theo quy định liên bang) từng là nguồn gây nhầm lẫn vì quy định và thời hạn báo cáo đã thay đổi qua các vụ kiện và cập nhật từ cơ quan. Kẻ xấu lợi dụng sự nhầm lẫn đó để đòi tiền phí. Luôn kiểm tra trực tiếp quy định hiện hành từ nguồn liên bang chính thức và, nếu cần, tham khảo luật sư được cấp phép.
• Hóa đơn “agent đã đăng ký” giả. Registered agent (đại diện đã đăng ký) là người hoặc công ty được ủy quyền để nhận giấy tờ pháp lý và thư tín chính thức cho doanh nghiệp của bạn. Một số đơn vị gửi thư có thể trông như hóa đơn dù bạn chưa hề thuê dịch vụ đó.
• Ưu đãi rà soát hợp đồng mơ hồ. Bạn có thể được đề nghị "bảo vệ pháp lý" mà không có tên luật sư rõ ràng, giấy phép của tiểu bang, phạm vi công việc, hoặc khung giá cụ thể.
• Lừa đảo về tín dụng doanh nghiệp hoặc tài trợ (grant). Tin nhắn hứa hẹn có vốn nhanh, hạn mức tín dụng chắc chắn, hoặc grant của chính phủ nếu bạn trả phí thiết lập trước.

Cần đặc biệt thận trọng nếu tin nhắn yêu cầu thanh toán qua chuyển khoản (wire), thẻ quà tặng (gift card), tiền mã hóa (cryptocurrency), hoặc ứng dụng thanh toán gắn với tài khoản cá nhân.

Một vài dấu hiệu cảnh báo thường xuất hiện lặp đi lặp lại.

• Thông báo trông có vẻ chính thức, nhưng người gửi không phải là cơ quan chính phủ. Hãy kiểm tra tên người gửi, website, miền email, và địa chỉ gửi thư.
• Nói rằng việc phê duyệt là được đảm bảo. Không ai trung thực có thể đảm bảo việc được chấp thuận khi thành lập doanh nghiệp, đăng ký nhãn hiệu, giấy phép, kết quả visa, hoặc kết quả về thuế.
• Giá cả không rõ ràng. Nhà cung cấp dịch vụ uy tín sẽ giải thích họ làm gì, tài liệu nào được bao gồm, và khung giá cố định (flat-fee) dự kiến là bao nhiêu. Chi phí cho công việc pháp lý doanh nghiệp phụ thuộc vào tiểu bang và tính chất vấn đề, vì vậy các khoảng giá không phải là báo giá.
• Mẫu yêu cầu thông tin nhạy cảm quá sớm. Đừng gửi số an sinh xã hội (Social Security number), ITIN, EIN, tình trạng nhập cư, số tài khoản ngân hàng, hoặc bí mật kinh doanh bảo mật qua một biểu mẫu liên hệ chung. Chỉ cần chi tiết liên hệ và mô tả ngắn về vấn đề để gửi yêu cầu ban đầu.
• Website không nêu người luật sư được cấp phép. Nếu dịch vụ nói rằng họ cung cấp hỗ trợ pháp lý, bạn nên có thể xác minh được tên luật sư, giấy phép của tiểu bang và thông tin liên hệ.
• Ép bạn hành động ngay trong cùng ngày. Công việc pháp lý thật sự đôi khi có thời hạn, nhưng sức ép cũng là một chiêu bán hàng phổ biến.
• Tài liệu chung chung và thiếu sót. Ví dụ, thỏa thuận hoạt động (operating agreement) (tài liệu nội bộ giải thích LLC được sở hữu và quản lý như thế nào) phải phù hợp với cách sắp xếp thực tế của các chủ sở hữu, chứ không chỉ điền tên.

Nếu mức giá nghe có vẻ thấp, hãy hỏi chính xác phần nào được bao gồm. Gói nộp hồ sơ rẻ có thể không bao gồm thỏa thuận hoạt động, các bước công bố của tiểu bang nếu được yêu cầu, đại diện đã đăng ký, các lựa chọn về thuế (tax elections), giấy phép, hoặc việc chỉnh sửa/bổ sung sau đó.

Khi bạn nhận được thông báo hoặc lời mời, hãy chậm lại và xác minh theo vài bước.

1. Kiểm tra nguồn trực tiếp. Nếu thông báo nhắc đến việc nộp hồ sơ công ty của bạn, hãy vào website Secretary of State của tiểu bang bằng cách tự gõ địa chỉ (URL) trong trình duyệt. Tìm hồ sơ công ty của bạn ngay tại đó.
2. So sánh khoản phí với phí của cơ quan chính thức. Phí nộp hồ sơ theo tiểu bang thay đổi tùy tiểu bang và loại hồ sơ. Dùng website của cơ quan nhà nước để xác nhận số tiền, không dùng thông tin từ thư.
3. Xác nhận vấn đề thuế liên bang trên IRS.gov. Nếu thông báo liên quan đến EIN, mã số thuế, hoặc hồ sơ nộp cho IRS, hãy kiểm tra trực tiếp trên IRS.gov.
4. Xác nhận vấn đề nhãn hiệu trên USPTO.gov. Nếu ai đó nói có thể đăng ký nhãn hiệu của bạn nhanh hoặc cam kết thành công, hãy xác minh quy trình và tình trạng trên USPTO.gov.
5. Tra cứu giấy phép của luật sư. Nếu ai đó nói họ là luật sư, hãy xác nhận họ được cấp phép tại một tiểu bang của Mỹ và đang ở trạng thái tốt (good standing) thông qua danh bạ luật sư của tiểu bang.
6. Yêu cầu phạm vi công việc bằng văn bản. Với dịch vụ pháp lý, hãy yêu cầu mô tả bằng ngôn ngữ dễ hiểu về luật sư hoặc công ty luật sẽ làm gì và những gì không được bao gồm.

Các tài liệu cần biết về thành lập doanh nghiệp:

• Articles of organization là tài liệu thành lập của tiểu bang dùng để tạo một LLC.
• NDA là thỏa thuận không tiết lộ (non-disclosure agreement), là hợp đồng mà một hoặc cả hai bên đồng ý giữ bí mật một số thông tin.
• MSA là thỏa thuận dịch vụ chính (master services agreement), là hợp đồng chính đặt ra các quy tắc chung cho mối quan hệ kinh doanh kéo dài.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm một luật sư doanh nghiệp được cấp phép, được ghép nối thông qua FoundryCounsel. Dịch vụ ghép nối này miễn phí cho chủ doanh nghiệp. FoundryCounsel không phải là công ty luật (not a law firm) và không cung cấp tư vấn pháp lý hoặc tạo quan hệ luật sư–khách hàng.

Giá theo kiểu lừa đảo thường che giấu dịch vụ thực sự hoặc làm cho một việc đơn giản nghe có vẻ gấp rút và phức tạp. Nhà cung cấp hợp pháp phải có khả năng giải thích cả khoản phí chính phủ và khoản phí dịch vụ.

Một vài ví dụ:

• Phí thành lập theo tiểu bang. Phí nộp hồ sơ LLC và corporation do tiểu bang quy định. Chúng thường dao động khoảng từ 40 đến 500 USD tùy tiểu bang và loại hồ sơ, nhưng khoảng đó không phải là báo giá.
• Dịch vụ đại diện đã đăng ký. Dịch vụ đại diện đã đăng ký tư nhân thường tính phí cố định hằng năm. Nhiều doanh nghiệp thấy mức dao động khoảng 50 đến 300 USD mỗi năm tùy nhà cung cấp và tiểu bang, nhưng khoảng đó cũng không phải là báo giá.
• Hỗ trợ thành lập bởi luật sư. Khung phí cố định (flat-fee) cho việc thành lập doanh nghiệp có thể thay đổi đáng kể tùy tiểu bang và mức độ phức tạp. Một LLC do một chủ sở hữu không giống với công ty có nhiều người sáng lập kèm điều khoản sở hữu được tùy chỉnh. Xem Chi phí cho luật sư doanh nghiệp là bao nhiêu.
• Hỗ trợ pháp lý về nhãn hiệu. Phí nộp hồ sơ tại USPTO là riêng biệt với bất kỳ khoản phí luật sư nào. Hãy thận trọng nếu ai đó gộp mọi thứ thành một con số mơ hồ duy nhất mà không giải thích điều gì xảy ra nếu hồ sơ bị yêu cầu xử lý (office action), vốn là thông báo chính thức của USPTO nêu ra các vấn đề.

Các mẫu giá đáng ngờ bao gồm:

• một khoản phí phải trả ngay hôm nay mà không có văn bản thỏa thuận/ủy nhiệm (engagement)
• một mức giá duy nhất được cho là bao trùm mọi tiểu bang và mọi tình huống
• không phân biệt giữa phí nộp hồ sơ chính thức và phí dịch vụ tư nhân
• không có chính sách hoàn tiền hoặc không giải thích bước tiếp theo

Khi không chắc chắn, hãy so sánh đề nghị với website của cơ quan nhà nước chính thức và ít nhất với một luật sư được cấp phép.

Không phải mọi vấn đề đều bắt đầu từ một lá thư giả của chính phủ. Một số chủ doanh nghiệp gặp rắc rối do hợp đồng yếu, điều khoản sở hữu không rõ ràng, hoặc do những người làm công việc pháp lý mà không có đủ năng lực/chứng chỉ phù hợp.

Một vài bước thực tế có thể giảm rủi ro:

• Dùng thỏa thuận bằng văn bản ngay từ sớm. Nếu bạn có đồng sáng lập, hãy đưa các điều khoản về quyền sở hữu, vai trò, quyền biểu quyết và quy tắc rời đi (exit) vào văn bản. Xem Thỏa thuận hợp tác và thỏa thuận dành cho người sáng lập.
• Rà soát các hợp đồng quan trọng với khách hàng và nhà cung cấp. Một hợp đồng ngắn vẫn có thể tạo rủi ro lớn nếu điều khoản thanh toán, giới hạn trách nhiệm, sở hữu trí tuệ, hoặc quyền chấm dứt không rõ ràng. Tìm hiểu thêm tại Hợp đồng và thỏa thuận.
• Cẩn thận với tài liệu thuê mặt bằng (lease). Hợp đồng thuê thương mại có thể “khóa” bạn vào nhiều năm nghĩa vụ. Xem Hợp đồng thuê thương mại và bất động sản.
• Theo dõi các thời hạn tuân thủ. Báo cáo thường niên, giấy phép kinh doanh và hồ sơ thuế đến từ các cơ quan khác nhau. Để hiểu về các vấn đề thường gặp một cách chung, hãy truy cập Tuân thủ doanh nghiệp và giấy phép.
• Lưu bản sao hồ sơ và biên lai. Hãy cất ở một nơi: bản hồ sơ thành lập đã đóng dấu của tiểu bang, xác nhận thanh toán, thỏa thuận hoạt động, thư EIN và các thông báo quan trọng.

Nếu bạn muốn hiểu luật sư có thể hỗ trợ gì trước khi liên hệ, xem Dịch vụ hoặc Cách hoạt động.

Hãy hành động nhanh, nhưng giữ bình tĩnh. Một số vấn đề vẫn có thể được hạn chế nếu bạn xử lý kịp thời.

1. Dừng thanh toán tiếp theo. Đừng gửi thêm tiền chỉ vì người gửi đe dọa sẽ bị phạt.
2. Liên hệ ngân hàng hoặc nhà phát hành thẻ của bạn. Hỏi liệu khoản thanh toán có thể được đảo ngược hoặc gắn cờ là gian lận hay không.
3. Đổi mật khẩu nếu cần. Nếu bạn bấm vào đường link hoặc chia sẻ thông tin đăng nhập, hãy cập nhật mật khẩu ngay.
4. Kiểm tra hồ sơ chính thức của bạn. Xác nhận tình trạng công ty với Secretary of State và thông tin thuế của bạn trên IRS.gov.
5. Ghi lại mọi thứ. Lưu thư, phong bì, ảnh chụp màn hình, email, biên lai và nhật ký cuộc gọi.
6. Nói chuyện với luật sư được cấp phép nếu vấn đề nghiêm trọng. Việc này đặc biệt quan trọng nếu đã mất tiền, đã ký hợp đồng, hoặc có thể bị lộ thông tin kinh doanh bảo mật.

FoundryCounsel là dịch vụ ghép nối miễn phí cho chủ doanh nghiệp muốn kết nối với một luật sư luật doanh nghiệp được cấp phép. Dịch vụ này không phải là công ty luật và không đưa ra tư vấn pháp lý. Bạn có thể được ghép nối hoặc xem thêm các hướng dẫn để biết thông tin giáo dục chung.