LLC so với công ty cổ phần: Loại nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

LLC nghĩa là công ty trách nhiệm hữu hạn (limited liability company). Đây là một mô hình tổ chức kinh doanh hợp pháp được tạo lập theo luật của bang, có thể giúp tách tài sản cá nhân của chủ sở hữu khỏi các khoản nợ và yêu cầu/đòi hỏi liên quan đến doanh nghiệp.

Một corporation (công ty) cũng là một mô hình tổ chức kinh doanh hợp pháp tách biệt, được tạo lập theo luật của bang. Thông thường, mô hình này có nhiều quy tắc chính thức hơn về quyền sở hữu, quản lý, lưu trữ hồ sơ và ra quyết định.

S-corp nghĩa là bầu chọn chế độ thuế S-corporation (S corporation tax election). Đây không phải là một mô hình tổ chức kinh doanh tách biệt theo nghĩa riêng. Nó là một trạng thái thuế liên bang mà một số LLC và corporation đủ điều kiện có thể lựa chọn với IRS.

C-corp nghĩa là C corporation cho mục đích thuế liên bang. Đây là cách xử lý thuế mặc định đối với hầu hết các corporation, trừ khi họ bầu chọn hợp lệ để áp dụng trạng thái S-corp.

EIN nghĩa là Mã số nhận diện người sử dụng lao động (Employer Identification Number). Đây là mã định danh thuế cho doanh nghiệp do IRS cấp, và thường cần thiết cho việc tuyển dụng, mở ngân hàng và khai báo thuế.

Đại diện đã đăng ký (registered agent) là cá nhân hoặc công ty được liệt kê với bang để nhận các giấy tờ pháp lý và giấy tờ của chính phủ thay cho doanh nghiệp.

Hợp đồng hoạt động (operating agreement) là tài liệu nội bộ chính của LLC. Tài liệu này giải thích ai là chủ sở hữu của LLC, việc ra quyết định được thực hiện như thế nào, lợi nhuận được chia ra sao và điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu rời đi.

Điều lệ thành lập (articles of organization) là tài liệu thành lập thường được nộp với bang để tạo lập LLC.

DBA nghĩa là kinh doanh dưới tên (doing business as). Đây là tên doanh nghiệp đã được đăng ký dùng bởi một công ty có tên thương mại khác với tên pháp lý của mình.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc cấu trúc nào phù hợp nhất, cách thành lập LLC tại Mỹ và EIN là gì và cách nhận là những nội dung nên đọc tiếp theo.

Cả LLC và corporation đều có thể tạo ra sự tách bạch pháp lý giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu. Trên thực tế, điều này có thể giảm mức độ rủi ro đối với tài sản cá nhân nếu doanh nghiệp bị kiện hoặc không thể thanh toán một khoản nợ, nhưng sự bảo vệ không tự động và cũng không phải là vô giới hạn. Chủ sở hữu vẫn cần tuân thủ pháp luật, tách bạch tiền của doanh nghiệp và tiền cá nhân, ký hợp đồng đúng cách và duy trì pháp nhân đúng quy định.

Cả hai mô hình thường cần:

• nộp hồ sơ thành lập với bang
• đại diện đã đăng ký
• EIN trong nhiều tình huống thực tế
• các hồ sơ/báo cáo định kỳ hàng năm với bang
• giấy phép hoặc điều kiện cho hoạt động kinh doanh tùy theo ngành và thành phố
• hồ sơ thuế và sổ sách kế toán riêng

Với cả hai loại, quy tắc cụ thể sẽ phụ thuộc vào bang nơi bạn thành lập và vận hành doanh nghiệp. Luôn xác nhận quy định nộp hồ sơ và yêu cầu hằng năm với Secretary of State, và các chi tiết về thuế với IRS.gov.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các công việc về thành lập và tuân thủ, hãy xem thành lập pháp nhân doanh nghiệp và tuân thủ doanh nghiệp & giấy phép.

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, khác biệt lớn nhất thường là thuế, mức độ linh hoạt về quyền sở hữu và mức độ “chính thức” mà công ty cần phải vận hành.

Thuế

LLC thường đơn giản hơn ở giai đoạn đầu. LLC chỉ có một chủ sở hữu thường được tính thuế mặc định giống như hình thức chủ sở hữu duy nhất (sole proprietorship) cho mục đích thuế liên bang, còn LLC có nhiều chủ sở hữu thường được tính thuế giống như quan hệ đối tác (partnership), trừ khi họ bầu chọn áp dụng cách tính thuế theo mô hình công ty (corporate tax treatment). Điều này có nghĩa là lợi nhuận có thể “chuyển tiếp” (pass-through) sang tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu.

Công ty thường được tính thuế mặc định như một C-corp. C-corp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, và sau đó các cổ đông có thể cũng phải nộp thuế đối với cổ tức mà họ nhận. Người ta thường gọi đây là “đánh thuế hai lần (double taxation)”.

Một LLC hoặc corporation đủ điều kiện có thể bầu chọn chế độ thuế S-corp với IRS. Điều này có thể giúp giảm thuế tự doanh (self-employment tax) trong một số trường hợp, nhưng cũng làm phát sinh các yêu cầu về lương chi trả (payroll) và tuân thủ. S-corp có giới hạn nghiêm ngặt, bao gồm các quy định về cổ đông và cấu trúc cổ phiếu. IRS.gov là nguồn chính thức cho các quy tắc này.

Quyền sở hữu

LLC thường linh hoạt hơn. LLC có thể phù hợp cho chủ sở hữu độc lập, cặp vợ chồng, bạn bè cùng khởi nghiệp một dịch vụ, hoặc một công ty do gia đình sở hữu muốn có các quy tắc tùy chỉnh trong hợp đồng hoạt động.

Corporation thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp dự định phát hành cổ phiếu, thu hút nhiều nhà đầu tư, thiết lập cơ chế quản trị chính thức, hoặc phát triển theo cách đòi hỏi quy tắc quyền sở hữu rõ ràng hơn. Nhà đầu tư vốn mạo hiểm (venture capital) thường thích corporation, đặc biệt là các corporation ở Delaware, nhưng không phải mọi startup đều cần điều đó.

Giấy tờ và tính chính thức

LLC nhìn chung có ít yêu cầu về tính chính thức hơn. Dù vẫn cần lưu trữ hồ sơ tốt, nhưng ở nhiều bang, họ không phải tổ chức các cuộc họp hằng năm theo kiểu chính thức giống như các corporation, cũng không phải lưu giữ cùng loại biên bản họp doanh nghiệp.

Corporation thường yêu cầu cơ chế quản trị chính thức hơn. Thường sẽ bao gồm: giám đốc (directors), chức danh điều hành (officers), điều lệ nội bộ (bylaws), sổ sách cổ phiếu, các quyết định của hội đồng quản trị (board actions), và các hành động/biểu quyết của cổ đông (shareholder actions). Những bước này vẫn làm được, nhưng đòi hỏi tính kỷ luật.

Nếu bạn chưa chắc việc lập kế hoạch thuế có đang là yếu tố dẫn đến lựa chọn hay không, có thể hữu ích khi trao đổi với cả CPA (chuyên viên kế toán) và luật sư được cấp phép. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý, nhưng bạn có thể được ghép nối với một luật sư doanh nghiệp được cấp phép để có kết nối miễn phí.

LLC thường là lựa chọn thực tiễn khi doanh nghiệp cần sự tách bạch trách nhiệm pháp lý mà không cần nhiều thủ tục “chính thức” như corporation.

Các ví dụ phổ biến:

• nhà thiết kế tự do hoặc tư vấn viên có một chủ sở hữu
• cửa hàng trực tuyến nhỏ do một hoặc hai người sáng lập vận hành
• doanh nghiệp dịch vụ địa phương như dọn dẹp, catering, làm cảnh quan (landscaping) hoặc sửa chữa
• doanh nghiệp gia đình muốn có quy tắc chia lợi nhuận linh hoạt
• doanh nghiệp muốn bắt đầu đơn giản và sau đó xem xét liệu bầu chọn thuế S-corp có hợp lý hay không

LLC có thể phù hợp hơn nếu bạn muốn:

• quy tắc quản lý đơn giản hơn
• ít yêu cầu về cuộc họp chính thức hơn
• linh hoạt trong việc phân bổ lợi nhuận và trách nhiệm, miễn là tuân thủ luật và quy tắc thuế
• một cấu trúc mà nhiều ngân hàng, nhà cung cấp và chủ nhà (landlord) quen thuộc

Tuy nhiên, LLC không phải lúc nào cũng đơn giản ở mọi bang. Một số bang thu phí hằng năm, thuế nhượng quyền (franchise taxes), phí công bố (publication fees) hoặc phí báo cáo (reporting fees). Chi phí nộp hồ sơ và duy trì cũng phụ thuộc bang, thường dao động khoảng từ $50 đến $800 trở lên cho việc thành lập và các khoản nộp định kỳ, tùy theo bang và loại hình doanh nghiệp. Các khoảng này không phải là báo giá.

Nếu bạn thành lập LLC, đừng bỏ qua hợp đồng hoạt động chỉ vì bang của bạn có thể không yêu cầu nộp. Đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất để ngăn ngừa tranh chấp giữa các chủ sở hữu về sau. Nếu bạn có đồng sáng lập, hãy đọc hợp đồng hợp tác & thỏa thuận của người sáng lập.

Corporation có thể đáng giá lượng giấy tờ bổ sung khi doanh nghiệp cần một cơ cấu quyền sở hữu chính thức hơn hoặc có kế hoạch huy động vốn từ nhà đầu tư.

Các ví dụ phổ biến:

• một startup dự định tìm kiếm đầu tư từ bên ngoài
• một doanh nghiệp muốn phát hành cổ phiếu cho người sáng lập, nhân viên hoặc nhà đầu tư
• một công ty dự kiến có cơ chế quản trị và quy tắc phê duyệt phức tạp hơn
• một doanh nghiệp có thể được lợi khi giữ lợi nhuận lại trong công ty, tùy theo tư vấn thuế

Corporation có thể phù hợp hơn nếu bạn muốn:

• mô hình quyền sở hữu nổi tiếng dựa trên cổ phiếu
• lộ trình rõ ràng hơn để phát hành cổ phần
• một cấu trúc mà một số nhà đầu tư và chương trình tăng tốc (accelerators) ưa chuộng
• sự giám sát của hội đồng quản trị theo hướng chính thức ngay từ đầu

Tuy vậy, corporation không tự động là lựa chọn “nghiêm túc” cho tất cả mọi người. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thành công vẫn giữ LLC trong nhiều năm. Nếu bạn chọn corporation, hãy sẵn sàng cho việc quản trị hành chính nhiều hơn như: điều lệ nội bộ, hồ sơ phát hành cổ phiếu, phê duyệt của hội đồng và cổ đông, và việc duy trì hoạt động doanh nghiệp theo yêu cầu hằng năm.

Nếu doanh nghiệp của bạn sẽ ký hợp đồng với khách hàng, thuê nhà thầu, hoặc thuê mặt bằng, việc chọn loại pháp nhân cũng nên khớp với các tài liệu của bạn. Xem hợp đồng và thỏa thuận và hợp đồng thuê thương mại & bất động sản.

Nếu bạn đang bị kẹt, hãy dùng checklist (danh sách kiểm tra) này.

1. Hỏi sẽ có bao nhiêu chủ sở hữu hiện tại và trong 12 đến 24 tháng tới.
2. Hỏi bạn có kỳ vọng có nhà đầu tư bên ngoài, cấp cổ phiếu (stock grants) hay vốn mạo hiểm (venture capital) hay không.
3. Hỏi liệu hoạt động vận hành đơn giản có quan trọng hơn cơ chế quản trị chính thức hay không.
4. Hỏi liệu lợi nhuận dự kiến của bạn có đủ để cân nhắc việc xem xét chế độ thuế S-corp với CPA hay không.
5. Hỏi bang của bạn thu phí bao nhiêu cho thành lập, báo cáo hằng năm, thuế nhượng quyền và các hồ sơ khác.
6. Hỏi liệu các đồng chủ sở hữu của bạn có cần các quy tắc tùy chỉnh về quyền biểu quyết, mua lại phần vốn (buyouts), bế tắc (deadlocks) hoặc chia lợi nhuận hay không.
7. Hỏi ngân hàng, chủ nhà (landlord) hoặc khách hàng lớn của bạn có yêu cầu về loại pháp nhân hay không.

Một mẹo đơn giản:

• Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ do chủ tự vận hành và muốn linh hoạt, hãy bắt đầu bằng việc xem xét LLC.
• Nếu bạn dự định phát hành cổ phiếu, huy động vốn theo mô hình tổ chức, hoặc xây dựng cơ cấu sẵn sàng cho nhà đầu tư một cách chính thức, hãy xem xét corporation.
• Nếu thuế là lý do chính khiến bạn đưa ra quyết định, đừng đoán. Hãy xem xét các dữ kiện cùng CPA và luật sư được cấp phép.

Bạn cũng có thể so sánh các bước thiết lập trong cách thành lập LLC tại Mỹ và tìm hiểu thêm về quy trình tại cách thức hoạt động.

Dù bạn chọn cấu trúc nào, hãy dùng các nguồn chính thức.

• Kiểm tra trang web Secretary of State của bang bạn để lấy mẫu hồ sơ thành lập, quy tắc đặt tên, hạn nộp báo cáo hằng năm và yêu cầu về đại diện đã đăng ký.
• Kiểm tra IRS.gov để biết cách nộp đơn EIN, cách phân loại thuế và quy tắc bầu chọn S-corp.
• Nếu tên doanh nghiệp của bạn quan trọng, hãy kiểm tra USPTO.gov để xem hồ sơ nhãn hiệu thương mại (trademark) liên bang trước khi đầu tư nhiều vào xây dựng thương hiệu.

Một vài lỗi phổ biến cần tránh:

• chọn loại pháp nhân chỉ dựa trên lời khuyên từ mạng xã hội
• trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp
• thành lập doanh nghiệp nhưng bỏ qua hợp đồng hoạt động (operating agreement) hoặc điều lệ nội bộ (corporate bylaws)
• không ký hợp đồng dưới tên pháp nhân của công ty
• bỏ lỡ báo cáo hằng năm hoặc hạn nộp thuế nhượng quyền (franchise tax)
• cho rằng S-corp là “một kiểu công ty” thay vì là “một lựa chọn về thuế” (tax election)

Bạn cũng có thể nghe về báo cáo BOI, nghĩa là báo cáo Thông tin Chủ sở hữu hưởng lợi (Beneficial Ownership Information report). Đây là yêu cầu báo cáo về quyền sở hữu ở cấp liên bang và đã thay đổi theo thời gian, có thể lại thay đổi lần nữa. Luôn xác nhận quy định hiện hành qua nguồn liên bang chính thức và, nếu cần, thông qua luật sư được cấp phép.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm luật sư, hãy được ghép nối miễn phí. Chỉ chia sẻ thông tin liên hệ và mô tả ngắn về nhu cầu của bạn. Đừng gửi số An sinh Xã hội (Social Security numbers), số định danh thuế (tax ID numbers), thông tin ngân hàng, tình trạng nhập cư, hoặc các bí mật kinh doanh mang tính bảo mật qua biểu mẫu.

Để có hỗ trợ rộng hơn về các chủ đề pháp luật doanh nghiệp, hãy truy cập các hướng dẫn, các dịch vụ, hoặc trợ giúp.