ما المستندات التي أحتاجها لبدء نشاط تجاري؟

تحتاج معظم الشركات الجديدة إلى بعض توليفة من هذه المستندات:

• إجراء التأسيس لدى الولاية. بالنسبة لشركة ذات مسؤولية محدودة، أو LLC (هيكل أعمال يمكنه فصل الأصول الشخصية للمالك عن ديون العمل)، غالبًا يُسمّى هذا مواد/وثائق التأسيس (وهي المستند المودَع لدى الولاية لإنشاء الـ LLC). وبالنسبة للشركة (Corporation)، غالبًا يُسمّى لوائح التأسيس أو شهادة التأسيس.
• اتفاقية التشغيل الخاصة بـ LLC (المستند الداخلي الذي يحدد من يملك الشركة، وكيف تُتخذ القرارات، وكيف تُدار الأرباح والخسائر)، أو النظام الداخلي/اللوائح التنظيمية للشركة (corporate bylaws).
• رقم تعريف صاحب العمل، أو EIN (رقم ضريبة مصلحة الضرائب الأمريكية IRS للأعمال)، إذا لزم للضرائب أو التوظيف أو فتح الحسابات البنكية.
• معلومات الوكيل المُعيَّن (الشخص أو الشركة المذكورة لاستلام الإخطارات القانونية وإخطارات الولاية المتعلقة بالأعمال).
• DBA، أو إيداع اسم "مزاولة النشاط تحت اسم/اسم تجاري" (وهو إيداع يتيح للشركة استخدام اسم علني مختلف عن اسمها القانوني)، إذا كنت ستستخدم اسمًا تجاريًا.
• التراخيص والتصاريح الخاصة بالولاية أو المحلية، إذا كان نوع عملك أو موقعك يتطلب ذلك.
• اتفاقيات المالك أو الشريك، خصوصًا إذا كان يوجد أكثر من شخص.
• عقود أساسية مع العملاء أو الموردين، حسب طريقة عملك.

قد لا تحتاج إلى كل عنصر في هذه القائمة. يعتمد الاختيار الصحيح على ولايتك، وخيارك الضريبي، والصناعة، وما إذا كان لديك شركاء مساهمون/ملاك مشاركون، أو موظفون، أو واجهة/متجر، أو نشاط تنظيمي. تأتي القواعد الرسمية عادة من أمين سجلات الولاية (Secretary of State)، أو مكتب ترخيص المدينة أو المقاطعة، أو من IRS.gov، وأحيانًا من محامٍ مرخّص. FoundryCounsel ليست شركة محاماة ولا تقدم استشارات قانونية، لكن يمكننا مساعدتك في الالتحاق/المطابقة مجانًا مع محامٍ مرخّص مختص بقانون الأعمال.

غالبًا يحتاج مشروع إلكتروني يديره شخص واحد إلى مستندات أقل من مطعم، أو مقاول، أو رعاية نهارية، أو شركة تضم مؤسسين متعددين.

إليك الفروقات الشائعة:

• المالك الفردي (sole proprietor): غالبًا لا يلزم إجراء تأسيس لدى الولاية، لكن قد تحتاج مع ذلك إلى DBA أو ترخيص محلي أو EIN أو تسجيل ضريبي.
• LLC: عادةً تحتاج إلى مستندات التأسيس لدى الولاية، ووكيل مُعيَّن، واتفاقية تشغيل، وغالبًا EIN. راجع كيفية تأسيس LLC في الولايات المتحدة.
• الشركة (Corporation): غالبًا تحتاج إلى مستندات تأسيس لدى الولاية، ولوائح/نظام داخلي، وسجلات الأسهم، وEIN، وقرارات الشركة (corporate resolutions). إذا كنت تقارن بين الهياكل، راجع LLC مقابل Corporation: أيهما الأنسب لك؟.
• شراكة مع شركاء/ملاك مشاركون: تُعد اتفاقية مؤسس أو شراكة مهمة حتى لو لم تُلزم الولاية بإيداعها. راجع اتفاقيات الشراكة واتفاقيات المؤسسين.
• توظيف العاملين: قد تحتاج إلى تسجيلات ضرائب الرواتب (payroll tax)، وإعداد تعويض العمال، ومستمكات/مستندات التوظيف.
• مساحة مستأجرة: قد تحتاج إلى مراجعة عقد إيجار تجاري قبل توقيعه. راجع عقود الإيجار التجارية والعقار.
• عمل مُنظَّم: قد تحتاج إلى تصاريح خاصة بالصناعة أو تراخيص مهنية قبل أن تتمكن قانونًا من التشغيل.

قد تحتاج بعض الأعمال أيضًا إلى تقرير BOI، أو تقرير معلومات المالكين المستفيدين (Beneficial Ownership Information) (وهو تقرير اتحادي قد يطلب من بعض الشركات الكشف عن الأشخاص الذين يملكون أو يتحكمون في الشركة). قد تتغير القواعد، لذا تحقق من الإرشادات الفيدرالية الرسمية، واسأل محاميًا مرخّصًا إذا لم تكن متأكدًا.

مثال: يريد صديقان فتح وكالة تسويق صغيرة في تكساس تحت الاسم العلني "Blue Cedar Studio".

قد يحتاجان إلى:

1. إيداع LLC لدى وزير الخارجية في تكساس (Texas Secretary of State).
2. تعيين/إدراج وكيل مُعيَّن في الإيداع.
3. اتفاقية تشغيل تشرح الملكية والتصويت والدفع وماذا يحدث إذا غادر أحد المالكين.
4. EIN من IRS.gov للضرائب وللبنوك.
5. إيداع DBA إذا كان الاسم القانوني للـ LLC مختلفًا عن "Blue Cedar Studio".
6. عقود خدمات للعملاء. قد يتضمن ذلك NDA، أو اتفاقية عدم إفصاح (عقد لحماية المعلومات السرية)، وMSA، أو اتفاقية الخدمات الرئيسية (وهي عقد أساسي يحدد الشروط العامة للعمل المستمر).
7. أي رخصة أعمال للمدينة أو المقاطعة مطلوبة محليًا.

ستبدو القائمة نفسها بشكل مختلف بالنسبة لشاحنة طعام أو متجر تجزئة أو عمل رعاية أطفال من المنزل، لأن التصاريح وقواعد الصحة والتنظيمات المحلية وتقارير/قضايا الإيجار قد تكون مختلفة.

ابدأ بقائمة تحقق مختصرة:

• اختر هيكل عملك.
• راجع موقع Secretary of State للتحقق من متطلبات التأسيس.
• راجع IRS.gov لمعرفة ما إذا كنت تحتاج إلى EIN. يمكنك أيضًا قراءة ما هو EIN وكيف تحصل عليه.
• راجع قواعد ترخيص المدينة والمقاطعة والولاية الخاصة بموقعك وصناعتك.
• إذا كان لديك شركاء مساهمون، أو عقد إيجار، أو مستثمرون، أو عقود مخصصة، فتحدث مع محامٍ مرخّص قبل توقيع أي مستند أو تقديم أي إيداع.

إذا كنت تريد مساعدة في تحديد المستندات التي تنطبق على عملك، يمكنك استخدام FoundryCounsel لget matched مع محامٍ مرخّص مختص بقانون الأعمال. المطابقة مجانية لأصحاب الأعمال. عند طلب المساعدة، أرسل فقط تفاصيل التواصل ووصفًا مختصرًا لما تحتاج إليه. لا ترسل معلومات حساسة مثل أرقام الضمان الاجتماعي، أو أرقام تعريف ضريبية، أو تفاصيل حسابات بنكية، أو الحالة المتعلقة بالهجرة، أو أسرار الأعمال السرية عبر نموذج.