Tôi cần những giấy tờ gì để bắt đầu kinh doanh?

Hầu hết các doanh nghiệp mới cần một số sự kết hợp của những tài liệu sau:

• Hồ sơ thành lập với tiểu bang. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, hay LLC (một loại hình doanh nghiệp có thể tách tài sản cá nhân của chủ sở hữu khỏi các khoản nợ của doanh nghiệp), thường gọi là articles of organization (bản ghi/tài liệu nộp cho tiểu bang để tạo lập LLC). Với công ty/corporation, thường gọi là articles of incorporation hoặc certificate of incorporation.
• Thỏa thuận hoạt động (operating agreement) cho LLC (tài liệu nội bộ nêu rõ ai là chủ sở hữu, cách đưa ra quyết định, và cách xử lý lợi nhuận/lỗ), hoặc quy chế công ty (corporate bylaws) cho corporation.
• Employer Identification Number, hoặc EIN (mã số thuế của IRS dành cho doanh nghiệp), nếu cần cho thuế, tuyển dụng hoặc ngân hàng.
• Thông tin đại diện đã đăng ký (registered agent) (người hoặc công ty được chỉ định để nhận các thông báo pháp lý và thông báo của tiểu bang thay cho doanh nghiệp).
• DBA, hoặc “doing business as” (hồ sơ/đăng ký tên kinh doanh), cho phép doanh nghiệp sử dụng một tên công khai khác với tên pháp lý, nếu bạn sẽ dùng tên thương mại.
• Giấy phép và chứng nhận của tiểu bang hoặc địa phương (state or local licenses and permits), nếu loại hình kinh doanh hoặc địa điểm của bạn yêu cầu.
• Hợp đồng thỏa thuận giữa chủ sở hữu hoặc đối tác, đặc biệt khi có hơn một người tham gia.
• Hợp đồng cơ bản với khách hàng hoặc nhà cung cấp, tùy vào cách bạn vận hành.

Bạn có thể không cần tất cả các mục trong danh sách này. Bộ tài liệu “đúng” phụ thuộc vào tiểu bang của bạn, lựa chọn về thuế, ngành nghề, và việc bạn có đồng chủ sở hữu, nhân viên, địa điểm bán hàng trực tiếp hay hoạt động được quản lý/chịu điều tiết hay không. Quy định chính thức thường đến từ Secretary of State của bạn, văn phòng cấp phép của thành phố hoặc quận/huyện, IRS.gov, và đôi khi là một luật sư được cấp phép. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không đưa ra tư vấn pháp lý, nhưng chúng tôi có thể giúp bạn được ghép đúng miễn phí với một luật sư chuyên luật doanh nghiệp (business-law) được cấp phép.

Một doanh nghiệp online một người thường cần ít tài liệu hơn một nhà hàng, công ty thầu xây dựng, trung tâm giữ trẻ, hoặc một công ty có nhiều nhà sáng lập.

Dưới đây là một số khác biệt thường gặp:

• Chủ doanh nghiệp tư nhân (sole proprietor): thường không cần hồ sơ thành lập với tiểu bang, nhưng bạn vẫn có thể cần DBA, giấy phép địa phương, EIN hoặc đăng ký thuế.
• LLC: thường cần tài liệu thành lập tại tiểu bang, đại diện đã đăng ký, operating agreement, và thường cần EIN. Xem How to Form an LLC in the US.
• Corporation (công ty): thường cần tài liệu thành lập tại tiểu bang, bylaws, hồ sơ cổ phiếu, EIN, và nghị quyết/bản quyết nghị (corporate resolutions) của công ty. Nếu bạn đang so sánh mô hình, xem LLC vs Corporation: Which Is Right.
• Quan hệ đối tác (partnership) có đồng chủ sở hữu: thỏa thuận giữa người sáng lập hoặc thỏa thuận đối tác là quan trọng ngay cả khi tiểu bang không bắt buộc bạn phải nộp. Xem partnership and founder agreements.
• Tuyển dụng lao động: bạn có thể cần đăng ký thuế tiền lương (payroll tax), thiết lập bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động (workers' compensation), và các giấy tờ liên quan đến việc làm.
• Không gian thuê (leased space): bạn có thể cần rà soát hợp đồng thuê thương mại trước khi ký. Xem commercial leases and real estate.
• Doanh nghiệp chịu quản lý/chịu điều tiết (regulated business): bạn có thể cần giấy phép theo ngành hoặc giấy phép hành nghề trước khi có thể hoạt động hợp pháp.

Một số doanh nghiệp cũng có thể cần báo cáo BOI (BOI report), hay Báo cáo Thông tin Chủ sở hữu Thực (Beneficial Ownership Information report) (một báo cáo liên bang có thể yêu cầu một số công ty phải công bố ai là người sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp). Quy định có thể thay đổi, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn chính thức của liên bang và hỏi luật sư được cấp phép nếu bạn chưa chắc.

Ví dụ: hai người bạn muốn mở một công ty/agency marketing nhỏ ở Texas theo tên công khai “Blue Cedar Studio.”

Họ có thể cần:

1. Hồ sơ LLC nộp cho Texas Secretary of State.
2. Một đại diện đã đăng ký (registered agent) được liệt kê trong hồ sơ.
3. Một operating agreement giải thích về quyền sở hữu, quyền biểu quyết, cách trả lương/thù lao, và điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu rời đi.
4. EIN từ IRS.gov để phục vụ thuế và ngân hàng.
5. Hồ sơ DBA nếu tên pháp lý của LLC khác với “Blue Cedar Studio.”
6. Hợp đồng dịch vụ cho khách hàng. Mục này có thể bao gồm NDA, hoặc thỏa thuận không tiết lộ (non-disclosure agreement) (một hợp đồng để bảo vệ thông tin bí mật), và MSA, hoặc master services agreement (một hợp đồng chính quy định các điều khoản kinh doanh chung cho công việc đang diễn ra).
7. Bất kỳ giấy phép kinh doanh nào của thành phố hoặc quận/huyện được yêu cầu tại địa phương.

Danh sách tương tự đó sẽ khác đối với xe tải thực phẩm (food truck), cửa hàng bán lẻ (retail store) hoặc dịch vụ trông trẻ tại nhà (home-based childcare business), vì giấy phép, quy định về y tế, phân vùng (zoning), và vấn đề hợp đồng thuê có thể khác.

Bắt đầu với một danh sách kiểm tra ngắn:

• Chọn cấu trúc doanh nghiệp của bạn.
• Kiểm tra trang web của Secretary of State để biết yêu cầu về thành lập.
• Kiểm tra IRS.gov để xem bạn có cần EIN hay không. Bạn cũng có thể đọc What Is an EIN and How to Get One.
• Kiểm tra quy tắc cấp phép của thành phố, quận/huyện và tiểu bang cho địa điểm và ngành nghề của bạn.
• Nếu bạn có đồng chủ sở hữu, hợp đồng thuê, nhà đầu tư, hoặc hợp đồng theo yêu cầu (custom contracts), hãy trao đổi với một luật sư được cấp phép trước khi bạn ký hoặc nộp hồ sơ.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ xác định những giấy tờ nào áp dụng cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể dùng FoundryCounsel để được ghép đúng với một luật sư chuyên luật doanh nghiệp được cấp phép. Việc ghép đúng là miễn phí cho chủ doanh nghiệp. Khi bạn yêu cầu hỗ trợ, hãy chỉ gửi chi tiết liên hệ và mô tả ngắn gọn về những gì bạn cần. Không gửi thông tin nhạy cảm như số An sinh Xã hội (Social Security numbers), mã số thuế (tax ID numbers), chi tiết tài khoản ngân hàng, tình trạng nhập cư, hoặc bí mật kinh doanh được bảo mật qua biểu mẫu.