¿Qué documentos necesito para iniciar un negocio?

La mayoría de los negocios nuevos necesitan alguna combinación de estos documentos:

• Presentación de formación ante el estado. Para una empresa de responsabilidad limitada, o LLC (una estructura de negocio que puede separar los bienes personales del propietario de las deudas del negocio), a menudo se llama articles of organization (el documento que se presenta ante el estado para crear la LLC). Para una corporación, a menudo se llama artículos de incorporación o un certificado de incorporación.
• Acuerdo operativo para una LLC (el documento interno que indica quién es dueño de la empresa, cómo se toman las decisiones y cómo se manejan las ganancias y pérdidas), o estatutos corporativos para una corporación.
• Número de Identificación de Empleador, o EIN (el número de identificación fiscal del IRS para un negocio), si se necesita para impuestos, contratación o banca.
• Información de agente registrado (la persona o empresa que figura para recibir notificaciones legales y del estado para el negocio).
• Presentación de DBA, o “doing business as” (una presentación que permite que un negocio use un nombre público distinto de su nombre legal), si vas a usar un nombre comercial.
• Licencias y permisos estatales o locales, si tu tipo de negocio o ubicación los requiere.
• Acuerdos de propietarios o socios, especialmente si hay más de una persona involucrada.
• Contratos básicos con clientes o proveedores, según la forma en que operes.

Puede que no necesites todos los elementos de esta lista. El conjunto correcto depende de tu estado, tu elección fiscal, tu industria y de si tienes co-propietarios, empleados, local comercial o una actividad regulada. Las reglas oficiales normalmente provienen de tu Secretario de Estado, la oficina de licencias de tu ciudad o condado, IRS.gov y, a veces, un abogado con licencia. FoundryCounsel no es un bufete de abogados y no brinda asesoría legal, pero podemos ayudarte a hacer el match gratis con un abogado con licencia en derecho empresarial.

Un negocio en línea con una sola persona a menudo necesita menos documentos que un restaurante, contratista, guardería o una empresa con varios fundadores.

Estas son diferencias comunes:

• Propietario único: a menudo no hay una presentación de formación ante el estado, pero quizá aún necesites un DBA, una licencia local, un EIN o un registro fiscal.
• LLC: por lo general, documentos de formación ante el estado, un agente registrado, un acuerdo operativo y, a menudo, un EIN. Consulta Cómo formar una LLC en EE. UU..
• Corporación: por lo general, documentos de formación ante el estado, estatutos, registros de acciones, un EIN y resoluciones corporativas. Si estás comparando estructuras, consulta LLC vs. Corporación: ¿Cuál es la correcta?.
• Sociedad con co-propietarios: un acuerdo de fundador o de sociedad es importante incluso si el estado no te obliga a presentarlo. Consulta acuerdos de sociedad y de fundador.
• Contratar trabajadores: podrías necesitar registros de impuestos de nómina, configuración de compensación laboral y documentos de empleo.
• Espacio en arrendamiento: podrías necesitar revisar un contrato de arrendamiento comercial antes de firmar. Consulta arrendamientos comerciales y bienes raíces.
• Negocio regulado: podrías necesitar permisos de la industria o licencias profesionales antes de poder operar legalmente.

Algunas empresas también podrían necesitar un reporte BOI, o reporte de Información de Propiedad Beneficiaria (un reporte federal que podría requerir que ciertas empresas revelen quién es dueño o quién controla el negocio). Las reglas pueden cambiar, así que revisa la guía federal oficial y pide a un abogado con licencia si no estás seguro.

Ejemplo: dos amigos quieren abrir una pequeña agencia de marketing en Texas con el nombre público “Blue Cedar Studio.”

Podrían necesitar:

1. Una presentación de LLC ante el Secretario de Estado de Texas.
2. Un agente registrado listado en la presentación.
3. Un acuerdo operativo que explique la propiedad, la votación, el pago y qué sucede si uno de los propietarios se va.
4. Un EIN de IRS.gov para impuestos y banca.
5. Una presentación de DBA si el nombre legal de la LLC es distinto de “Blue Cedar Studio.”
6. Contratos de servicios para clientes. Esto puede incluir una NDA, o acuerdo de no divulgación (un contrato para proteger información confidencial), y una MSA, o master services agreement (un contrato principal que establece los términos generales del negocio para trabajo continuo).
7. Cualquier licencia de negocio de la ciudad o del condado que se requiera localmente.

La misma lista se vería diferente para un food truck, una tienda minorista o un negocio de cuidado infantil desde casa porque los permisos, las reglas de salud, la zonificación y los temas del arrendamiento pueden ser distintos.

Comienza con una lista de verificación corta:

• Elige tu estructura de negocio.
• Revisa el sitio web de tu Secretario de Estado para ver los requisitos de formación.
• Revisa IRS.gov para ver si necesitas un EIN. También puedes leer Qué es un EIN y cómo obtener uno.
• Revisa las reglas de licencias de la ciudad, el condado y el estado para tu ubicación y tu industria.
• Si tienes co-propietarios, un contrato de arrendamiento, inversionistas o contratos personalizados, habla con un abogado con licencia antes de firmar o presentar.

Si quieres ayuda para determinar qué documentos aplican a tu negocio, puedes usar FoundryCounsel para hacer el match con un abogado con licencia en derecho empresarial. El emparejamiento es gratis para propietarios de negocios. Cuando pidas ayuda, envía únicamente datos de contacto y una breve descripción de lo que necesitas. No envíes información sensible como números de Seguro Social, números de identificación fiscal, detalles de cuentas bancarias, estado migratorio o secretos comerciales confidenciales a través de un formulario.