ما الذي ينبغي أن تغطيه اتفاقية التشغيل

اتفاقية التشغيل هي العقد المكتوب بين مالكي شركة الـ LLC. تحدد القواعد الأساسية لكيفية تشغيل الـ LLC. في كثير من الولايات، لا تكون مطالبًا بتقديمها إلى الولاية، لكن هذا لا يعني أنها اختيارية عمليًا. وغالبًا ما تكون من أهم المستندات التي ستحتاجها شركتك.

اتفاقية التشغيل تختلف عن مواد التأسيس (articles of organization) وهي أوراق التأسيس المختصرة التي تُقدَّم إلى الولاية لإنشاء شركة الـ LLC. تتضمن مواد التأسيس عادةً حقائق أساسية مثل اسم الـ LLC وعنوانها والوكيل المُسجَّل (registered agent) — وهو الشخص أو الشركة المصرح لها باستلام الوثائق القانونية والوثائق الحكومية الرسمية نيابةً عن العمل.

تكتسب اتفاقية التشغيل أهميتها لأنها قد تساعد على منع سوء الفهم قبل أن يتحول إلى نزاعات مكلفة. قد يطلبها البنكون، أو المستثمرون، أو المحاسبون، أو المحامون للاطلاع. وإذا كانت الـ LLC تضم أكثر من مالك، فالأهم هو وضع تفاصيل الاتفاق كتابةً في وقت مبكر، بينما لا يزال الجميع على نفس الفهم.

بدون اتفاقية تشغيل واضحة، قد تُدار الـ LLC بشكل أساسي وفقًا للقواعد الافتراضية في ولايتك. قد لا تتوافق هذه القواعد مع ما يريده المالكون فعليًا. على سبيل المثال، قد يمنح قانون الولاية حقوق تصويت متساوية حتى عندما يساهم أحد المالكين بمبلغ أكبر بكثير، أو قد لا يوفّر إجراءً عمليًا لمالك يريد المغادرة.

إذا كنت ما زلت في مرحلة تأسيس شركتك، قد تساعدك هذه الأدلة ذات الصلة: كيفية تأسيس شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) في الولايات المتحدة و LLC مقابل الشركة (Corporation): أيهما الأنسب؟.

ابدأ بالأساسيات. يجب أن تحدد الاتفاقية كل مالك، والذي يُسمى عادةً member في شركة الـ LLC، وأن تحدد نسبة ملكية كل شخص أو وحدات الملكية. إذا كان لدى أحد المالكين 60% ولدى الآخر 40%، فاذكر ذلك بوضوح. لا تعتمد على الذاكرة أو الرسائل غير الرسمية.

كما ينبغي أن تشرح ما الذي ساهم به كل عضو في العمل. قد تكون المساهمة:

• نقدًا
• معدات
• مخزونًا
• ملكية فكرية
• خدمات، إذا كان ذلك مسموحًا ومع وصفها بصورة صحيحة
• وعدًا بتقديم مساهمة إضافية لاحقًا

كن محددًا. إذا كان شخص يساهم بمبلغ 50,000 دولار وشخص آخر يساهم بشاحنة قيمتها تقريبًا 20,000 دولار بالإضافة إلى عمل مبيعات مستمر، فيجب أن تقول الاتفاقية ذلك بشكل مباشر. اللغة غير الواضحة ستخلق مشاكل لاحقًا.

يجب أن توضح الاتفاقية أيضًا ما إذا كان مطلوبًا من الأعضاء تقديم مساهمات إضافية في المستقبل. إذا احتاج العمل إلى مزيد من النقد بعد ستة أشهر، هل يُطلب من جميع المالكين ضخ المزيد من المال أم أن ذلك اختياري؟ وإذا كان أحد المالكين لا يستطيع أو لا يريد المساهمة، فما الذي يحدث لنسبته؟

يجب أن تتناول هذه الفقرة أيضًا مالكي المستقبل. هل يمكن لـ LLC إدخال عضو جديد؟ إذا كان نعم، فمن الذي يجب أن يوافق، وما المستندات التي يجب توقيعها؟ تبدأ العديد من النزاعات عندما يعد المؤسس بشكل عفوي موظفًا أو قريبًا أو مساعدًا مبكرًا بحصة مستقبلية دون عملية مكتوبة.

إذا لم تكن نقاط كهذه موثقة بعد لدى مؤسسيك، يمكن لمحامٍ مساعدتك في صياغة شروط صفقة مؤسسين أكثر وضوحًا. راجع اتفاقيات الشراكة واتفاقيات المؤسسين للحصول على نوع المساعدة القانونية هذه، أو احصل على مطابقة مع محامٍ مرخص. FoundryCounsel ليست شركة محاماة ولا تقدم استشارات قانونية.

يجب أن تنص اتفاقية التشغيل الخاصة بك على كيفية إدارة شركة الـ LLC. كثير من شركات الـ LLC تكون مدارة من قِبل الأعضاء (member-managed)، وهذا يعني أن المالكين يديرون العمل مباشرةً. أما غيرها فتكون مدارة من قِبل مديرين (manager-managed)، وهذا يعني أن المالكين يعينون مديرًا واحدًا أو أكثر للتعامل مع العمليات اليومية.

قد يبدو هذا بسيطًا، لكنه يؤثر على قرارات الأعمال الفعلية. من يمكنه توقيع عقد إيجار؟ من يمكنه توظيف موظفين؟ من يمكنه فتح حساب بنكي؟ من يمكنه الموافقة على عملية شراء كبيرة؟ يجب أن تفصل الاتفاقية بين القرارات الروتينية والقرارات الرئيسية.

عادةً ما تغطي اتفاقية عملية:

• من لديه صلاحية التصرف نيابةً عن الـ LLC
• ما إذا كان يمكن لشخص واحد أن يُلزم الـ LLC بالعقود
• ما القرارات التي تتطلب تصويت أغلبية بسيطة
• ما القرارات التي تتطلب موافقة بالإجماع
• كيف تُدعى الاجتماعات وتُوثَّق
• ما إذا كان يمكن للأعضاء التصويت عبر البريد الإلكتروني أو عبر موافقة مكتوبة

غالبًا ما تستحق القرارات الرئيسية مستوى موافقة أعلى. ومن الأمثلة:

• تولي/الاقتراض بدين كبير
• قبول عضو جديد
• تغيير نسب الملكية
• بيع أصول تجارية رئيسية
• الاندماج مع شركة أخرى
• حل شركة الـ LLC

يجب أيضًا أن تضيف إجراءً لمعالجة التعادل (deadlock) إذا كان لدى شركتك مالكان بنسبة 50/50. التعادل يعني تساويًا يمنع اتخاذ إجراء. إذا كان لابد أن يوافق كلا المالكين ولم يتفقا، يمكن أن تتوقف الأعمال. يمكن للاتفاقية أن تشترط الوساطة (mediation)، أو وجود طرف محايد لكسر التعادل للقضايا المحدودة، أو إجراء استحواذ/شراء حصة (buyout).

إذا كانت الـ LLC ستوقّع عقودًا مع العملاء أو الموردين، فمن الحكمة أيضًا مراجعة إعداد العقد الأساسي (core contract setup). راجع العقود والاتفاقيات لمعرفة أنواع الخدمات القانونية التي يستخدمها غالبًا مالكو الشركات.

ينبغي لاتفاقية التشغيل الجيدة أن تشرح كيفية انتقال الأموال داخل العمل. يشمل ذلك الأرباح والخسائر والتوزيعات (distributions) والتعويضات (reimbursements) والدفترية (bookkeeping).

الأرباح والخسائر هي مكاسب ومخسائر الشركة لأغراض المحاسبة والضرائب. ليست دائمًا هي الشيء نفسه الذي يتم دفعه نقدًا فعليًا. التوزيعات هي مدفوعات من أموال الشركة إلى المالكين.

يجب أن تنص اتفاقيتك على:

• كيفية توزيع الأرباح والخسائر بين الأعضاء
• ما إذا كانت التخصيصات تتطابق مع نسب الملكية أم تتبع معادلة أخرى
• متى يمكن إجراء التوزيعات
• ما إذا كان يتعين على الـ LLC الاحتفاظ باحتياطي نقدي قبل إجراء التوزيعات
• ما إذا كان يمكن تعويض الأعضاء عن نفقات العمل المعتمدة
• ما إذا كان يحصل أي عضو على مدفوعات مضمونة أو تعويض إداري

تدخل هنا أيضًا غالبًا طريقة التعامل الضريبي. افتراضيًا، كثير من الـ LLC ذات العضو الواحد تُعامل ضريبيًا مثل الملكية الفردية، وكثير من الـ LLC متعددة الأعضاء تُعامل مثل الشراكات. بعض شركات الـ LLC تختار أن تُفرض عليها الضرائب بوصف S-corp، أي شركة S (S corporation)، وهو وضع ضريبي قد يسمح لعمل مؤهل بأن تُقسَّم أرباح المالكين بين الراتب (salary) والتوزيعات. غيرها تختار C-corp أو خضوع شركة C للضرائب، وهو نظام الضريبة المؤسسية القياسي حيث تدفع الشركة نفسها ضريبة دخل. قد تؤثر خيارات الضرائب على كشوف المرتبات (payroll)، وضريبة العمل الحر (self-employment tax)، والمحاسبة، وتعويض المالك.

وبما أن قضايا الضرائب تقنية، استخدم محاسبك وتأكد من أي قواعد تقديم في IRS.gov. وإذا احتجت إلى معرّف ضريبي فيدرالي، فإن EIN هو رقم تعريف صاحب العمل (Employer Identification Number) الصادر عن مصلحة الضرائب (IRS) لأغراض الضرائب التجارية والخدمات البنكية. يمكنك معرفة المزيد هنا: ما هو رقم EIN وكيف تحصل عليه.

يجب أن تتطلب الاتفاقية أيضًا سجلات جيدة. يمكن أن تنص على من يحتفظ بالدفاتر، وأين تُخزَّن السجلات، وما المعلومات المالية التي يجوز للأعضاء الاطلاع عليها. السجلات النظيفة تقلل النزاعات وتسهّل كثيرًا تقديم الضرائب، والتمويل، وإجراءات العناية الواجبة (due diligence).

يُركز كثير من المالكين على بدء العمل ويتجنبون الحديث عن نهايته. وهذا مفهوم، لكن هذه هي النقطة التي غالبًا ما تبرز فيها اتفاقيات التشغيل أكثر من غيرها.

يجب أن تتناول اتفاقيتك ما يحدث إذا حدث لأحد الأعضاء:

• أراد المغادرة طوعًا
• توفي
• أصبح معاقًا أو غير قادر على العمل
• حدث له طلاق
• قدّم إفلاسًا
• حاول تحويل الملكية إلى شخص آخر
• ألحق ضررًا جسيمًا بالعمل أو خالف الواجبات

حماية شائعة هي قيد التحويل. هذا يعني أن المالك لا يمكنه بيع حصته في الـ LLC أو منحها بحرية دون اتباع القواعد الواردة في الاتفاقية. غالبًا ما يريد المالكُون الحاليون حق الأولوية في الشراء (right of first refusal)، أي أنهم يحصلون على الفرصة الأولى لشراء حصة المالك الذي يغادر قبل بيعها لشخص خارجي.

يجب أيضًا أن تشرح الاتفاقية كيفية تحديد سعر الشراء (buyout price). يمكن أن يستند ذلك إلى تقييم/تثمين (appraisal)، أو صيغة تقييم (valuation formula)، أو مبلغ ثابت يتم تحديثه كل سنة، أو طريقة أخرى. لا توجد طريقة مثالية، لكن وجود طريقة عادةً أفضل من القتال حول السعر في وسط نزاع.

قد ترغب أيضًا في إضافة عملية لحل النزاعات. يمكن أن تشمل التفاوض، أو الوساطة، أو التحكيم، أو المحكمة. يمكن للمحامي شرح المفاضلات. التحكيم هو عملية خاصة يَتولى فيها طرف محايد الفصل في النزاع خارج المحكمة. الوساطة هي مناقشة تسوية مُيسَّرة حيث يساعد الوسيط المحايد الأطراف على محاولة الوصول إلى اتفاق.

إذا كان عملك يستخدم أيضًا عقودًا أخرى، فقد تلاحظ NDA، أو اتفاقية عدم الإفصاح (non-disclosure agreement)، وهي عقد يساعد على حماية المعلومات السرية، أو MSA، أو اتفاقية الخدمات الرئيسية (master services agreement)، وهي إطار تعاقدي لأعمال الخدمة المستمرة، أو DBA، أو ممارسة العمل تحت اسم (doing business as name)، وهي اسم تجاري يُستخدم علنًا ويختلف عن الاسم القانوني للشركة. تعمل هذه المستندات بشكل مختلف عن اتفاقية التشغيل، لكنها غالبًا تتكامل معًا في شركة تنمو.

ينبغي أن تتوافق اتفاقية التشغيل المفيدة مع الطريقة الفعلية التي يعمل بها عملك. يجب أن تكون محددة بما يكفي لتوجيه القرارات، لكن ليست صارمة إلى درجة تجعل العمليات العادية مستحيلة.

تبدو عملية الصياغة العملية على النحو التالي:

1. أدرج كل مالك ومساهمة كل مالك.
2. قرر ما إذا كانت الـ LLC ستكون مُدارة من قبل الأعضاء أم من قبل مديرين.
3. افصل القرارات الروتينية عن القرارات الرئيسية.
4. اختر عتبات التصويت لكل فئة.
5. ضع قواعد الأرباح والتوزيعات والتعويضات والسجلات.
6. أضف قيودًا على التحويلات وإجراءً للشراء/الاستحواذ.
7. غطِّ الوفاة والعجز والتعادل والحل.
8. راجع القواعد الخاصة بكل ولاية مع أمين سر الولاية (Secretary of State)، ولأمور الضرائب راجع IRS.gov، وللمراجعة القانونية استخدم محامي أعمال مرخص.

إليك مثالًا عامًا وبسيطًا. يشكل صديقان شركة استيراد طعام ذات مسؤولية محدودة. يضع أحدهما 80,000 دولار ويتولى إدارة علاقات الموردين. والآخر يضع 20,000 دولار ويشرف على المبيعات المحلية. إذا تجاهلا اتفاقية التشغيل، فقد يختلفان لاحقًا حول قوة التصويت والراتب وما الذي يحدث إذا أراد أحدهما الخروج. يمكن لاتفاقية مكتوبة أن تنص على أن قرارًا رئيسيًا واحدًا يحتاج إلى تصويت كلا الطرفين، وأن المشتريات اليومية ضمن مبلغ محدد يمكن الموافقة عليها من أي مدير، وأن الأرباح تُقسّم بنسبة 70/30، وأن أي مالك يغادر يجب أولًا أن يعرض حصته على المالك الآخر.

يهم قانون الولاية. بعض الولايات أكثر مرونة من غيرها بشأن ما يمكن لتفاقية التشغيل تغييره. لذلك تهم المصادر الرسمية. عادةً ما تُدار قواعد التأسيس والتقديم عبر أمين سر الولاية. قواعد الضرائب تكون لدى IRS.gov. وإذا كانت هناك هوية تجارية أو علامات تجارية (trademarks) متضمنة، تحقق من USPTO.gov. ولخيارات الصياغة القانونية، استخدم محامي أعمال مرخصًا.

إذا كنت تريد مساعدة في العثور عليه، فإن كيف يعمل يشرح العملية، واحصل على مطابقة يمكن أن يوصلك بمحامٍ مرخص. FoundryCounsel خدمة مطابقة مجانية لمالكي الأعمال، وليست شركة محاماة.

يبدأ بعض المالكين باستخدام نموذج جاهز ثم يطلبون من محامٍ مراجعته وتعديله. ويطلب آخرون من محامٍ صياغة الاتفاقية من البداية. المسار الصحيح يعتمد على عدد المالكين، ومقدار الأموال المعنية، ومدى عدم شيوع الصفقة.

قد تكون تكلفة صياغة الاتفاقية أقل بالنسبة لشركات الـ LLC البسيطة المكونة من مالك واحد لأن مسائل التفاوض أقل. أما شركات الـ LLC متعددة المالكين فعادةً ما تكلف أكثر لأن المحامي يجب أن يعالج تفاصيل الملكية والتحكم والمال والخروج وقواعد الولاية الخاصة بدقة أكبر.

كقاعدة تعليمية عامة، غالبًا ما تُفرض رسوم قانونية في مجال قانون الأعمال على أساس رسوم ثابتة مقابل هذا النوع من المشاريع، لكن النطاق يعتمد على الولاية والمحامي وتعقيد الأمر. قد تقع مراجعة أو صياغة اتفاقية تشغيل أساسية ضمن نطاق رسوم ثابتة يختلف حسب الولاية من بضع مئات من الدولارات إلى بضعة آلاف. هذه النطاقات ليست عروضًا سعرية.

غالبًا ما يكون من المنطقي طلب مساعدة قانونية إذا:

• كان هناك مالكان أو أكثر
• كان المالكـون يساهمون بمبالغ أو أعمال مختلفة
• سيكون أحد المالكين مديرًا للأعمال بينما الآخرون سيكونون سلبيين
• تتوقع الـ LLC جمع أموال أو قبول مالكين جدد لاحقًا
• يمتلك العمل ملكية فكرية قيمة
• يريد المالكـون قواعد مخصصة للشراء/الخروج أو التصويت
• توجد أي مخاوف بشأن نزاعات مستقبلية

يمكنك قراءة المزيد عن نطاقات الرسوم القانونية هنا: كم تكلف محامي أعمال؟. وإذا كنت تريد مساعدة في العثور على النوع الصحيح من المحامين، ابدأ بـ الخدمات، أو تأسيس كيانات الأعمال، أو مساعدة.