Qué debe incluir un acuerdo operativo

Un acuerdo operativo es el contrato por escrito entre los dueños de una LLC. Establece las reglas del terreno para cómo funcionará la LLC. En muchos estados, no se te exige presentarlo ante el estado, pero eso no significa que en la práctica sea opcional. A menudo es uno de los documentos más importantes que tendrá tu negocio.

Tu acuerdo operativo es distinto de los artículos de organización, que son los documentos breves de formación que se presentan ante el estado para crear la LLC. Los artículos de organización usualmente incluyen datos básicos como el nombre de la LLC, la dirección y el agente registrado — la persona o empresa autorizada para recibir documentos oficiales legales y del gobierno para el negocio.

Un acuerdo operativo importa porque puede ayudar a prevenir malentendidos antes de que se vuelvan disputas costosas. Los bancos, inversionistas, contadores y abogados pueden pedir verlo. Si tu LLC tiene más de un dueño, es especialmente importante poner el trato por escrito temprano, mientras todos aún están en la misma página.

Sin un acuerdo operativo claro, tu LLC puede regirse principalmente por las reglas predeterminadas de tu estado. Esas reglas quizá no coincidan con lo que los dueños realmente quieren. Por ejemplo, la ley estatal puede dar derechos de voto iguales incluso cuando un dueño aportó mucho más dinero, o puede no ofrecer un proceso práctico para un dueño que desea salir.

Si todavía estás formando tu empresa, estas guías relacionadas pueden ayudar: Cómo formar una LLC en EE. UU. y LLC vs. Corporación: ¿Cuál es la correcta?.

Empieza con lo básico. El acuerdo debe identificar a cada dueño, que normalmente se llama miembro en una LLC, y establecer el porcentaje de propiedad o las unidades de propiedad de cada persona. Si un dueño tiene 60% y otro tiene 40%, escríbelo claramente. No te apoyes en la memoria ni en mensajes casuales.

También debe explicar qué aportó cada miembro al negocio. Una contribución puede ser:

• efectivo (cash)
• equipo
• inventario
• propiedad intelectual
• servicios, si está permitido y se describen correctamente
• una promesa de aportar más después

Sé específico. Si una persona aporta $50,000 y otra aporta un camión que vale aproximadamente $20,000 más trabajo continuo de ventas, el acuerdo debe decirlo tal cual. El lenguaje ambiguo crea problemas más adelante.

El acuerdo también debe indicar si se exige que los miembros hagan contribuciones adicionales en el futuro. Si el negocio necesita más efectivo dentro de seis meses, ¿todos los dueños deben poner más dinero o es opcional? Si un dueño no puede o no quiere contribuir, ¿qué pasa con el porcentaje de ese dueño?

Esta sección también debería contemplar a los nuevos dueños. ¿La LLC puede admitir un miembro nuevo? Si es así, ¿quién debe aprobarlo y qué documentos deben firmarse? Muchas disputas comienzan cuando un fundador promete de manera informal una participación futura a un empleado, un familiar o un ayudante temprano, sin un proceso por escrito.

Si tus fundadores aún no han documentado estos puntos, un abogado puede ayudar a convertir esos términos en un acuerdo de fundador más claro. Consulta Acuerdos de sociedad y de fundador (Partnership and Founder Agreements) para ese tipo de ayuda legal, o encuéntranos para emparejarte con un abogado con licencia. FoundryCounsel no es una firma de abogados y no brinda asesoría legal.

Tu acuerdo operativo debe indicar cómo se administra la LLC. Muchas LLC son administradas por los miembros (member-managed), lo que significa que los dueños dirigen el negocio directamente. Otras son administradas por un gerente (manager-managed), lo que significa que los dueños nombran a uno o más gerentes para encargarse de las operaciones del día a día.

Esto suena sencillo, pero afecta decisiones reales del negocio. ¿Quién puede firmar un contrato de arrendamiento? ¿Quién puede contratar personal? ¿Quién puede abrir una cuenta bancaria? ¿Quién puede aprobar una compra grande? El acuerdo debe separar las decisiones de rutina de las decisiones importantes.

Un acuerdo práctico normalmente cubre:

• quién tiene autoridad para actuar en nombre de la LLC
• si una sola persona puede obligar a la LLC mediante contratos
• qué decisiones requieren una votación por mayoría simple
• qué decisiones requieren aprobación unánime
• cómo se convocan las reuniones y cómo se documentan
• si los dueños pueden votar por correo electrónico o mediante consentimiento por escrito

Las decisiones importantes a menudo merecen un umbral de aprobación más alto. Ejemplos pueden incluir:

• asumir una deuda significativa
• admitir un nuevo miembro
• cambiar los porcentajes de propiedad
• vender activos importantes del negocio
• fusionarse con otra empresa
• disolver la LLC

También debes incluir un proceso para empates si hay dos dueños 50/50. Un punto muerto (deadlock) es cuando hay un empate que impide la acción. Si ambos dueños deben estar de acuerdo y no pueden, el negocio puede quedarse congelado. El acuerdo puede exigir mediación, una persona neutral para romper el empate en asuntos limitados, o un proceso de compra forzosa (buyout).

Si tu LLC va a firmar contratos con clientes o proveedores, también es buena idea revisar la estructura central de tus contratos. Consulta Contratos y acuerdos para los tipos de servicios legales que comúnmente usan los dueños.

Un buen acuerdo operativo debe explicar cómo se mueve el dinero dentro del negocio. Eso incluye utilidades, pérdidas, distribuciones, reembolsos y contabilidad (bookkeeping).

Las utilidades y pérdidas son las ganancias y pérdidas del negocio para fines contables y fiscales. No siempre son lo mismo que el efectivo que realmente se paga. Las distribuciones son pagos de dinero de la empresa a los dueños.

Tu acuerdo debe indicar:

• cómo se asignan las utilidades y pérdidas entre los miembros
• si las asignaciones coinciden con los porcentajes de propiedad o siguen otra fórmula
• cuándo pueden hacerse las distribuciones
• si la LLC debe mantener una reserva de efectivo antes de hacer distribuciones
• si los miembros pueden recibir reembolsos por gastos de negocio aprobados
• si algún miembro recibe pagos garantizados o compensación de administración

Aquí también es donde a menudo entra el tratamiento fiscal. Por defecto, muchas LLC de un solo miembro se gravan como si fueran empresas unipersonales (sole proprietorships), y muchas LLC de varios miembros se gravan como sociedades (partnerships). Algunas LLC eligen ser gravadas como una S-corp (sociedad S), o S corporation (por su estatus fiscal), que es una condición fiscal que puede permitir que una empresa calificada divida las ganancias del dueño entre salario y distribuciones. Otras eligen la tributación como C-corp (sociedad C), o C corporation, que es el sistema estándar de impuesto corporativo en el que la propia empresa paga impuesto sobre la renta. Las elecciones fiscales pueden afectar nómina, impuesto de autoempleo, contabilidad y la compensación del dueño.

Como los temas fiscales son técnicos, usa a tu contador y confirma cualquier regla de presentación en IRS.gov. Si necesitas un identificador fiscal federal, un EIN es un Número de Identificación de Empleador (Employer Identification Number) emitido por el IRS para fines de impuestos del negocio y banca. Puedes aprender más aquí: Qué es un EIN y cómo obtener uno.

El acuerdo también debe exigir buenos registros. Puede decir quién lleva los libros, dónde se almacenan los registros y qué información financiera pueden inspeccionar los miembros. Los registros claros reducen disputas y facilitan mucho la presentación de impuestos, el financiamiento y la debida diligencia.

Muchos dueños se enfocan en iniciar el negocio y evitan hablar sobre el final. Eso es comprensible, pero aquí es donde los acuerdos operativos a menudo importan más.

Tu acuerdo debe abordar qué pasa si un miembro:

• quiere salir voluntariamente
• fallece
• queda discapacitado o no puede trabajar
• se divorcia
• solicita quiebra (bankruptcy)
• intenta transferir la propiedad a otra persona
• perjudica seriamente el negocio o incumple deberes

Una protección común es la restricción de transferencias. Eso significa que un dueño no puede vender o regalar libremente su participación en la LLC sin seguir las reglas del acuerdo. Los dueños existentes a menudo quieren un derecho de preferencia (right of first refusal), lo que significa que tienen la primera oportunidad de comprar la participación del dueño que se va antes de que se venda a un tercero.

El acuerdo también debe explicar cómo se determinará el precio de la compra. Esto puede basarse en una tasación (appraisal), una fórmula de valuación, una cantidad fija actualizada cada año, u otro método. Ningún método es perfecto, pero tener uno suele ser mejor que pelear por el precio en medio de un conflicto.

También puede que quieras un proceso de resolución de disputas. Eso puede incluir negociación, mediación, arbitraje o un tribunal. Un abogado puede explicar los pros y contras. El arbitraje es un proceso privado en el que un tercero neutral resuelve la disputa fuera de la corte. La mediación es una discusión de solución facilitada donde un mediador neutral ayuda a las partes a intentar llegar a un acuerdo.

Si tu negocio también usa otros contratos, podrías ver una NDA (acuerdo de confidencialidad, non-disclosure agreement), que es un contrato para ayudar a proteger información confidencial; una MSA (master services agreement), que es un contrato marco para trabajos continuos de servicios; o un DBA (doing business as name), que es un nombre comercial usado públicamente que es distinto del nombre legal de la empresa. Esos documentos hacen trabajos diferentes a los de un acuerdo operativo, pero a menudo encajan juntos en un negocio en crecimiento.

Un acuerdo operativo útil debe coincidir con cómo funciona realmente tu negocio. Debe ser lo suficientemente específico para guiar decisiones, pero no tan rígido que las operaciones normales se vuelvan imposibles.

Un proceso práctico de redacción se ve así:

1. Lista a todos los dueños y la contribución de cada dueño.
2. Decide si la LLC será administrada por miembros o por gerentes.
3. Separa decisiones de rutina de decisiones importantes.
4. Elige umbrales de votación para cada categoría.
5. Establece reglas para utilidades, distribuciones, reembolsos y registros.
6. Agrega restricciones sobre transferencias y un proceso de compra.
7. Cubre muerte, discapacidad, empates (deadlock) y disolución.
8. Revisa reglas específicas del estado con tu Secretario de Estado, verifica preguntas fiscales en IRS.gov y usa un abogado con licencia para revisión legal.

Aquí tienes un ejemplo genérico y sencillo. Dos amigos forman una LLC para importar alimentos. Uno aporta $80,000 y administra las relaciones con proveedores. El otro aporta $20,000 y dirige las ventas locales. Si omiten el acuerdo operativo, más adelante podrían no estar de acuerdo sobre el poder de voto, el salario y qué pasa si uno quiere salir. Un acuerdo por escrito puede decir que una decisión importante requiere ambos votos, que las compras del día a día por debajo de cierta cantidad pueden ser aprobadas por cualquiera de los gerentes, que las utilidades se reparten 70/30, y que cualquier dueño que se vaya primero debe ofrecer su participación al otro dueño.

Importa la ley estatal. Algunos estados son más flexibles que otros sobre lo que tu acuerdo operativo puede cambiar. Por esa razón, importan las fuentes oficiales. Las reglas de formación y presentación generalmente se manejan a través del Secretario de Estado. Las reglas fiscales pertenecen en IRS.gov. Si están involucrados branding o marcas registradas, revisa USPTO.gov. Para decisiones de redacción legal, usa un abogado comercial con licencia.

Si quieres ayuda para encontrar uno, Cómo funciona explica el proceso, y encuéntranos puede conectarte con un abogado con licencia. FoundryCounsel es un servicio gratuito de emparejamiento para dueños de negocios, no una firma de abogados.

Algunos dueños empiezan con una plantilla y luego hacen que un abogado la revise y la revise (reeescriba) (revise) para ajustarla. Otros piden a un abogado que redacte el acuerdo desde el principio. El camino correcto depende de cuántos dueños haya, de cuánto dinero esté involucrado y de qué tan inusual sea el trato.

Las LLC simples de un solo dueño pueden tener costos de redacción más bajos porque hay menos temas de negociación. Las LLC de varios dueños usualmente cuestan más porque el abogado debe abordar con más cuidado la propiedad, el control, el dinero, las salidas (exits) y las reglas específicas del estado.

Como punto general de educación, los honorarios en derecho comercial a menudo se cobran como una tarifa fija (flat fee) para este tipo de proyecto, pero el rango depende del estado, del abogado y de la complejidad. Una revisión o redacción básica de un acuerdo operativo podría caer en un rango de tarifa fija dependiente del estado que va desde unos cuantos cientos de dólares hasta algunos miles de dólares. Estos rangos no son cotizaciones.

Por lo general, tiene sentido obtener ayuda legal si:

• hay dos o más dueños
• los dueños aportan cantidades de dinero o de trabajo diferentes
• un dueño administrará el negocio y otros serán pasivos
• la LLC espera recaudar dinero o admitir nuevos dueños más adelante
• el negocio posee propiedad intelectual valiosa
• los dueños quieren reglas personalizadas de compra forzosa o de votación
• existe cualquier preocupación sobre disputas futuras

Puedes leer más sobre rangos de honorarios legales aquí: ¿Cuánto cuesta un abogado de negocios?. Si quieres ayuda para encontrar el tipo correcto de abogado, empieza con Servicios, Formación de entidades comerciales, o Ayuda.