Thỏa thuận vận hành nên bao gồm những gì

Hợp đồng hoạt động (operating agreement) là hợp đồng bằng văn bản giữa các chủ sở hữu của một LLC. Tài liệu này đặt ra các nguyên tắc nền tảng để LLC vận hành. Ở nhiều bang, bạn không bắt buộc phải nộp tài liệu này cho nhà nước, nhưng điều đó không có nghĩa là nó không cần thiết trong thực tế. Thông thường, đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà doanh nghiệp của bạn sẽ có.

Hợp đồng hoạt động của bạn khác với bản điều lệ thành lập (articles of organization) — bộ hồ sơ thành lập ngắn gọn mà bạn nộp cho nhà nước để tạo ra LLC. Bản điều lệ thành lập thường nêu các thông tin cơ bản như tên LLC, địa chỉ và đại diện đã đăng ký (registered agent) — cá nhân hoặc công ty được ủy quyền để nhận các giấy tờ pháp lý và văn bản hành chính chính thức cho doanh nghiệp.

Hợp đồng hoạt động quan trọng vì nó có thể giúp ngăn các hiểu lầm trước khi chúng trở thành những tranh chấp tốn kém. Ngân hàng, nhà đầu tư, kế toán và luật sư có thể sẽ muốn xem. Nếu LLC của bạn có hơn một chủ sở hữu, điều đặc biệt quan trọng là ghi rõ thỏa thuận bằng văn bản ngay từ sớm, khi mọi người vẫn đang nhìn về một hướng.

Nếu không có một hợp đồng hoạt động rõ ràng, LLC của bạn có thể sẽ được điều chỉnh chủ yếu theo các quy tắc mặc định của bang. Các quy tắc đó có thể không phù hợp với điều các chủ sở hữu thực sự muốn. Ví dụ, luật của bang có thể cho quyền biểu quyết ngang nhau ngay cả khi một chủ sở hữu góp nhiều tiền hơn đáng kể, hoặc có thể không cung cấp một quy trình thực tế cho trường hợp một chủ sở hữu muốn rời đi.

Nếu bạn vẫn đang thành lập công ty, các hướng dẫn liên quan này có thể hữu ích: Cách thành lập LLC tại Mỹ và LLC vs. Corporation: Nên chọn loại nào?.

Bắt đầu từ những điều cơ bản. Hợp đồng cần xác định từng chủ sở hữu—thông thường trong LLC họ được gọi là thành viên (member)—và nêu rõ mỗi người sở hữu bao nhiêu phần trăm hoặc bao nhiêu “đơn vị sở hữu” (ownership units). Nếu một chủ sở hữu có 60% và người còn lại có 40%, hãy ghi rõ điều đó. Đừng dựa vào trí nhớ hay các tin nhắn trao đổi không chính thức.

Hợp đồng cũng nên giải thích mỗi thành viên đã đóng góp gì cho doanh nghiệp. Khoản đóng góp có thể là:

• tiền mặt
• thiết bị
• hàng tồn kho
• tài sản trí tuệ
• dịch vụ, nếu được phép và được mô tả đúng
• lời hứa sẽ đóng góp thêm sau này

Hãy cụ thể. Nếu một người đóng góp 50.000 USD và người khác đóng góp một chiếc xe tải trị giá khoảng 20.000 USD kèm thêm công việc bán hàng thường xuyên, hợp đồng cần nói rõ ràng như vậy. Ngôn ngữ mơ hồ sẽ gây ra vấn đề về sau.

Hợp đồng cũng cần nêu liệu các thành viên có bắt buộc phải đóng góp thêm trong tương lai hay không. Nếu doanh nghiệp cần thêm tiền mặt sau 6 tháng, tất cả chủ sở hữu có phải góp thêm không, hay đó chỉ là lựa chọn? Nếu một chủ sở hữu không thể hoặc không muốn đóng góp, thì phần trăm sở hữu của người đó sẽ ra sao?

Mục này cũng cần đề cập đến chủ sở hữu mới. LLC có thể kết nạp thành viên mới không? Nếu có, ai phải phê duyệt, và cần ký những giấy tờ nào? Nhiều tranh chấp bắt đầu khi một người sáng lập hứa “làm cổ phần/ có phần sở hữu” trong tương lai một cách hời hợt cho nhân viên, người thân, hoặc trợ lý ban đầu mà không có một quy trình bằng văn bản.

Nếu các nhà sáng lập của bạn chưa ghi nhận các điểm này, luật sư có thể giúp bạn đưa các điều khoản vào một “thỏa thuận nhà sáng lập” (founder deal) rõ ràng hơn. Xem Thỏa thuận hợp tác và thỏa thuận nhà sáng lập cho loại hỗ trợ pháp lý đó, hoặc được kết nối với một luật sư được cấp phép. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý.

Hợp đồng hoạt động của bạn nên nêu LLC được quản lý như thế nào. Nhiều LLC là quản lý bởi thành viên (member-managed), nghĩa là các chủ sở hữu điều hành trực tiếp doanh nghiệp. Những LLC khác là quản lý bởi người/nhóm quản lý (manager-managed), nghĩa là các chủ sở hữu chỉ định một hoặc nhiều người quản lý để xử lý các hoạt động hằng ngày.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng điều này ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh thực tế. Ai được ký hợp đồng thuê mặt bằng? Ai được tuyển nhân sự? Ai được mở tài khoản ngân hàng? Ai được phê duyệt một giao dịch mua lớn? Hợp đồng nên tách bạch các quyết định thường nhật với các quyết định lớn.

Một thỏa thuận thực tiễn thường bao gồm:

• ai có thẩm quyền thay mặt LLC hành động
• liệu một người có thể ràng buộc LLC vào các hợp đồng hay không
• quyết định nào cần bỏ phiếu đa số đơn giản
• quyết định nào cần phê duyệt nhất trí
• cách thức triệu tập cuộc họp và cách ghi nhận
• liệu các chủ sở hữu có thể bỏ phiếu qua email hoặc bằng văn bản chấp thuận hay không

Các quyết định lớn thường xứng đáng với ngưỡng phê duyệt cao hơn. Ví dụ có thể bao gồm:

• vay nợ đáng kể
• kết nạp thành viên mới
• thay đổi tỷ lệ sở hữu
• bán các tài sản kinh doanh lớn
• sáp nhập với một công ty khác
• giải thể LLC

Bạn cũng nên bổ sung quy trình xử lý bế tắc nếu có hai chủ sở hữu theo tỷ lệ 50/50. Bế tắc là tình huống “ngang phiếu” khiến không thể hành động. Nếu cả hai chủ sở hữu đều phải đồng ý và không đạt được, doanh nghiệp có thể bị “đứng hình”. Hợp đồng có thể yêu cầu hòa giải (mediation), một người thứ ba trung lập đóng vai trò “phân xử” cho các vấn đề giới hạn, hoặc quy trình mua lại phần sở hữu (buyout).

Nếu LLC của bạn sẽ ký hợp đồng với khách hàng hoặc nhà cung cấp, cũng nên xem xét lại cách thiết lập hợp đồng cốt lõi của bạn. Xem Hợp đồng và thỏa thuận để biết các loại dịch vụ pháp lý mà chủ sở hữu thường sử dụng.

Một hợp đồng hoạt động tốt cần giải thích tiền được luân chuyển qua doanh nghiệp như thế nào. Điều này bao gồm lợi nhuận, thua lỗ, phân phối lợi nhuận (distributions), hoàn trả chi phí (reimbursements) và sổ sách kế toán (bookkeeping).

Lợi nhuận và thua lỗ là các khoản lãi/lỗ của doanh nghiệp cho mục đích kế toán và thuế. Chúng không phải lúc nào cũng giống với tiền mặt thực sự đã được chi trả. Phân phối là các khoản thanh toán bằng tiền của công ty cho các chủ sở hữu.

Hợp đồng của bạn nên quy định:

• cách phân bổ lợi nhuận và thua lỗ giữa các thành viên
• liệu việc phân bổ có tương ứng với tỷ lệ sở hữu hay theo công thức khác
• thời điểm có thể thực hiện các khoản phân phối
• LLC có phải giữ một khoản dự trữ tiền mặt trước khi thực hiện phân phối hay không
• liệu các thành viên có thể được hoàn trả chi phí kinh doanh đã được phê duyệt hay không
• liệu có thành viên nào nhận các khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payments) hoặc thù lao quản lý (management compensation)

Đây cũng là nơi thường xuất hiện chủ đề về cách tính thuế. Mặc định, nhiều LLC một thành viên bị đánh thuế như doanh nghiệp tư nhân (sole proprietorship), và nhiều LLC nhiều thành viên bị đánh thuế như mô hình hợp danh (partnership). Một số LLC chọn bị đánh thuế như S-corp (công ty S, S corporation) — trạng thái thuế có thể cho phép doanh nghiệp đủ điều kiện tách thu nhập của chủ sở hữu giữa tiền lương (salary) và các khoản phân phối (distributions). Những doanh nghiệp khác chọn C-corp (công ty C, C corporation) — hệ thống thuế doanh nghiệp tiêu chuẩn, theo đó chính công ty phải nộp thuế thu nhập. Việc lựa chọn phương án thuế có thể ảnh hưởng đến lương (payroll), thuế tự doanh (self-employment tax), kế toán và thù lao cho chủ sở hữu.

Vì vấn đề thuế mang tính kỹ thuật, hãy dùng kế toán của bạn và xác nhận mọi quy định nộp hồ sơ tại IRS.gov. Nếu bạn cần mã số thuế liên bang (federal tax ID), EIN (Employer Identification Number) là mã số định danh do IRS cấp cho mục đích thuế kinh doanh và ngân hàng. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây: EIN là gì và cách lấy EIN.

Hợp đồng cũng nên yêu cầu lưu giữ hồ sơ tốt. Hợp đồng có thể nêu ai giữ sổ sách, hồ sơ được lưu ở đâu, và các thông tin tài chính nào các thành viên được quyền xem. Hồ sơ rõ ràng giúp giảm tranh chấp và giúp việc khai thuế, vay vốn và thẩm định (due diligence) trở nên dễ dàng hơn.

Nhiều chủ sở hữu tập trung vào việc khởi động doanh nghiệp và tránh nói về “kết thúc”. Điều đó là dễ hiểu, nhưng đây lại là phần mà hợp đồng hoạt động thường quan trọng nhất.

Hợp đồng của bạn cần nêu điều gì sẽ xảy ra nếu một thành viên:

• muốn rời đi một cách tự nguyện
• qua đời
• bị mất khả năng lao động hoặc không thể làm việc
• ly hôn
• nộp đơn phá sản
• cố gắng chuyển nhượng quyền sở hữu cho người khác
• gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp hoặc vi phạm các nghĩa vụ (duties)

Một biện pháp bảo vệ phổ biến là hạn chế việc chuyển nhượng. Điều đó có nghĩa là chủ sở hữu không thể tự do bán hoặc tặng quyền lợi LLC của mình nếu chưa tuân theo các quy định trong hợp đồng. Các chủ sở hữu hiện hữu thường muốn có quyền ưu tiên mua trước (right of first refusal), nghĩa là họ được quyền mua trước phần quyền lợi của chủ sở hữu sắp rời đi trước khi phần đó được bán cho người ngoài.

Hợp đồng cũng nên giải thích cách xác định giá mua lại phần sở hữu. Có thể dựa trên thẩm định (appraisal), công thức định giá, một khoản cố định được cập nhật mỗi năm, hoặc một phương pháp khác. Không phương pháp nào hoàn hảo, nhưng việc có sẵn một phương pháp thường tốt hơn là phải tranh cãi về giá trong lúc xung đột.

Bạn cũng có thể muốn có quy trình giải quyết tranh chấp. Quy trình đó có thể bao gồm thương lượng (negotiation), hòa giải (mediation), trọng tài (arbitration) hoặc tòa án. Luật sư có thể giải thích các lựa chọn và đánh đổi. Trọng tài là một quy trình riêng tư, trong đó một người ra quyết định trung lập giải quyết tranh chấp ngoài tòa. Hòa giải là cuộc thảo luận dàn xếp có hỗ trợ, trong đó một bên hòa giải trung lập giúp các bên cố gắng đạt được thỏa thuận.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng sử dụng các hợp đồng khác, bạn có thể thấy NDA (thỏa thuận không tiết lộ, non-disclosure agreement)—một hợp đồng nhằm giúp bảo vệ thông tin bí mật; MSA (thỏa thuận dịch vụ tổng quát, master services agreement)—một khung hợp đồng cho công việc cung cấp dịch vụ liên tục; hoặc DBA (doing business as name)—tên doanh nghiệp dùng công khai khác với tên pháp lý của công ty. Các tài liệu này thực hiện các chức năng khác với hợp đồng hoạt động, nhưng chúng thường bổ sung cho nhau trong một doanh nghiệp đang phát triển.

Một hợp đồng hoạt động hữu ích nên phù hợp với cách doanh nghiệp của bạn thực sự vận hành. Hợp đồng cần đủ cụ thể để hướng dẫn việc ra quyết định, nhưng không quá cứng nhắc đến mức các hoạt động bình thường trở nên bất khả thi.

Quy trình soạn thảo thực tiễn có thể diễn ra như sau:

1. Liệt kê tất cả các chủ sở hữu và từng khoản đóng góp của mỗi chủ sở hữu.
2. Quyết định LLC sẽ được quản lý bởi thành viên hay bởi người/nhóm quản lý.
3. Tách các quyết định thường nhật khỏi các quyết định lớn.
4. Chọn ngưỡng bỏ phiếu cho từng nhóm quyết định.
5. Thiết lập quy tắc về lợi nhuận, phân phối, hoàn trả chi phí và hồ sơ.
6. Thêm các hạn chế đối với chuyển nhượng và quy trình mua lại.
7. Bao gồm các tình huống về qua đời, mất khả năng lao động, bế tắc và giải thể.
8. Kiểm tra các quy định cụ thể theo bang với Sở trưởng (Secretary of State) của bạn, xác nhận vấn đề thuế tại IRS.gov, và nhờ một luật sư được cấp phép xem xét pháp lý.

Dưới đây là một ví dụ chung đơn giản. Hai người bạn thành lập một LLC nhập khẩu thực phẩm. Một người góp 80.000 USD và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Người còn lại góp 20.000 USD và phụ trách bán hàng tại địa phương. Nếu họ bỏ qua hợp đồng hoạt động, về sau có thể xảy ra bất đồng về quyền biểu quyết, lương và điều gì xảy ra nếu một người muốn rời đi. Một thỏa thuận bằng văn bản có thể nói rằng một quyết định lớn cần cả hai phiếu, các giao dịch mua hằng ngày dưới một mức nhất định có thể được phê duyệt bởi bất kỳ người quản lý nào, lợi nhuận được chia 70/30, và mọi chủ sở hữu rời đi trước tiên phải chào bán phần quyền lợi của mình cho người còn lại.

Luật của bang có vai trò quan trọng. Một số bang linh hoạt hơn các bang khác về việc hợp đồng hoạt động có thể thay đổi những gì. Vì vậy, các nguồn thông tin chính thức rất quan trọng. Quy định thành lập và nộp hồ sơ thường được xử lý qua Secretary of State. Quy định về thuế thuộc về IRS.gov. Nếu có liên quan đến thương hiệu hoặc nhãn hiệu, hãy xem USPTO.gov. Đối với các lựa chọn soạn thảo pháp lý, hãy dùng một luật sư doanh nghiệp được cấp phép.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm một luật sư, Cách thức hoạt động giải thích quy trình, và được kết nối có thể giúp bạn gặp một luật sư được cấp phép. FoundryCounsel là dịch vụ kết nối miễn phí cho chủ doanh nghiệp, không phải là công ty luật.

Một số chủ sở hữu bắt đầu với mẫu soạn sẵn rồi nhờ luật sư rà soát và sửa đổi. Những người khác nhờ luật sư soạn toàn bộ hợp đồng ngay từ đầu. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào số lượng chủ sở hữu, số tiền liên quan và thỏa thuận có điểm gì khác thường hay không.

Các LLC đơn giản với một chủ sở hữu có thể có chi phí soạn thảo thấp hơn vì ít phát sinh vấn đề cần thương lượng. Các LLC nhiều chủ sở hữu thường tốn chi phí hơn vì luật sư phải xử lý kỹ hơn các vấn đề về sở hữu, quyền kiểm soát, tiền bạc, việc rời đi và các quy định riêng của từng bang.

Ở góc độ cung cấp kiến thức chung, chi phí dịch vụ luật sư về lĩnh vực kinh doanh thường được tính theo phí trọn gói (flat fee) cho loại dự án này, nhưng mức phí dao động tùy thuộc bang, luật sư và mức độ phức tạp. Việc rà soát hoặc soạn thảo hợp đồng hoạt động cơ bản có thể nằm trong khoảng phí trọn gói phụ thuộc theo bang, thường từ vài trăm USD đến vài nghìn USD. Các khoảng này không phải là báo giá.

Thông thường, bạn nên nhờ hỗ trợ pháp lý nếu:

• có từ hai chủ sở hữu trở lên
• các chủ sở hữu đóng góp các khoản tiền hoặc công sức khác nhau
• một chủ sở hữu sẽ quản lý doanh nghiệp và những người còn lại ở vai trò thụ động
• LLC dự kiến sẽ huy động vốn hoặc kết nạp thêm chủ sở hữu sau này
• doanh nghiệp sở hữu tài sản trí tuệ có giá trị
• các chủ sở hữu muốn quy tắc mua lại hoặc quy tắc biểu quyết theo yêu cầu
• có bất kỳ lo ngại nào về tranh chấp trong tương lai

Bạn có thể đọc thêm về mức phí luật sư tại đây: Luật sư doanh nghiệp tốn bao nhiêu?. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm đúng loại luật sư, hãy bắt đầu với Dịch vụ, Thành lập pháp nhân doanh nghiệp, hoặc Trợ giúp.