Lista de verificación para la formación de empresas (PDF gratis)

La Business Formation Checklist (Free PDF) es una herramienta simple de planeación para las personas que van a formar una empresa en Estados Unidos. Te guía por los pasos comunes de configuración, los documentos que podrías necesitar y los lugares donde puedes verificar la información, incluyendo tu Secretaría de Estado (Secretary of State) y IRS.gov.

La lista de verificación cubre temas como:
- elegir una estructura de negocio
- revisar y reservar un nombre de negocio cuando tu estado lo permita
- presentar los documentos de formación ante el estado
- obtener un EIN, que significa Employer Identification Number (Número de Identificación Patronal), emitido por el IRS para fines de identificación fiscal y empresarial
- nombrar un registered agent (agente registrado), que es una persona o empresa autorizada para recibir correo legal y gubernamental oficial en nombre del negocio
- preparar acuerdos internos
- revisar licencias, permisos y tareas de cumplimiento continuo

Es información educativa general únicamente, no es asesoría legal y no crea una relación abogado-cliente. Si quieres ayuda para aplicar estos pasos a tu situación, puedes conseguir que te asignen un abogado gratis.

Una de las primeras decisiones es qué tipo de entidad legal formar. La lista de verificación te ayuda a comparar las opciones básicas y a anotar las preguntas que quieres confirmar con un abogado con licencia o un profesional fiscal.

Estructuras comunes incluyen:
- LLC, que significa Limited Liability Company (Sociedad de Responsabilidad Limitada), una estructura de negocio que puede ayudar a separar los activos personales del propietario de las responsabilidades del negocio y que a menudo se usa en negocios pequeños
- C-corp, que significa C corporation (Corporación C), una corporación que se grava por separado de sus dueños y que a menudo se utiliza cuando el negocio planea recaudar inversión o emitir diferentes clases de acciones
- S-corp, que significa S corporation (Corporación S), una elección fiscal que puede permitir que ciertas corporaciones o LLCs que califican transfieran utilidades y pérdidas a los dueños para fines de impuestos federales
- propietario único (sole proprietorship), que es un negocio que pertenece a una sola persona sin una entidad legal separada
- sociedad colectiva (general partnership), que es un negocio propiedad de dos o más personas que no han formado una entidad separada

La mejor opción depende de temas como la propiedad, los impuestos, la administración, los planes de recaudación de fondos y el riesgo. La lista de verificación también te hace pensar en si estás comenzando solo o con co‑dueños, porque eso afecta tanto la formación como los acuerdos internos. Para una visión más profunda, consulta LLC vs. corporation: cuál es la adecuada y cómo formar una LLC en EE. UU..

Después de elegir una estructura, la lista de verificación te guía por el paso de presentación ante el estado. Para muchas LLC, eso significa presentar los articles of organization (artículos de organización), que son los documentos oficiales de formación que se presentan al estado para crear la LLC. Para las corporaciones, tu estado puede usar un nombre diferente, como articles o certificate of incorporation.

La lista de verificación también te recuerda confirmar:
- la oficina exacta de presentación, normalmente el Secretary of State o una agencia estatal similar
- las reglas de nombre del negocio y la disponibilidad
- la información de tu registered agent (agente registrado)
- los requisitos de dirección del negocio
- si tu estado requiere un informe inicial o un aviso de publicación

Luego cubre los documentos de gobernanza interna. Para una LLC, esto a menudo incluye un operating agreement (acuerdo operativo), que es el documento por escrito que explica quién es dueño de la LLC, cómo se administra, cómo se manejan las utilidades y qué sucede si un dueño se va. Si tienes cofundadores, también podrías necesitar términos de fundador o un acuerdo de sociedad. Consulta acuerdos de partnership y de founders y formación de entidades comerciales.

Si quieres usar un nombre distinto al nombre legal de la empresa, la lista de verificación indica un DBA, que significa Doing Business As, un nombre comercial registrado utilizado para marcas o para operaciones visibles al público. Las reglas de DBA son locales y específicas de cada estado, así que verifícalas con la oficina de presentación correspondiente.

Una vez que la empresa existe, el siguiente paso es la configuración operativa básica. La lista de verificación incluye solicitar un EIN a través de IRS.gov. A menudo se necesita un EIN para contratar empleados, abrir una cuenta bancaria de negocio, presentar ciertos impuestos y completar muchos formularios de incorporación. Puedes leer más en qué es un EIN y cómo obtener uno.

La lista de verificación también te recuerda separar la actividad del negocio y la personal desde el principio. Por lo general, eso significa usar de manera consistente el nombre legal del negocio, mantener organizados los registros de formación y abrir una cuenta bancaria comercial después de confirmar los requisitos del banco.

También cubre contratos que muchos negocios nuevos necesitan. Ejemplos incluyen:
- una NDA, que significa Non-Disclosure Agreement (Acuerdo de Confidencialidad), un contrato utilizado para proteger la información confidencial compartida con empleados, contratistas, proveedores o posibles socios
- una MSA, que significa Master Services Agreement (Acuerdo Marco de Servicios), un contrato que establece los términos legales generales para una relación comercial continua, a menudo con detalles del proyecto agregados más adelante en órdenes de trabajo o statements of work (descripciones de trabajo) por separado
- acuerdos de servicios, acuerdos con contratistas y términos con clientes

Los documentos correctos dependen de cómo tu negocio genera ingresos y con quién trabajas. Puedes saber más en contratos y acuerdos.

Formar la empresa es solo el inicio. La lista de verificación incluye una sección de revisión final para tareas de seguimiento estatales, locales y federales, para que no pierdas plazos después de la formación.

Esa sección puede incluir:
- licencias y permisos comerciales requeridos por tu ciudad, condado, estado o industria
- reportes anuales u otras presentaciones de renovación similares del estado
- pasos de registro fiscal según tus actividades y tu estado
- llevar registros sobre la propiedad y las decisiones de la empresa
- revisión del arrendamiento si vas a rentar espacio

La lista de verificación también marca el BOI report (reporte BOI), que significa Beneficial Ownership Information report (Reporte de Información de Propiedad Beneficiaria), una presentación federal que puede requerir que ciertas empresas reporten información sobre las personas que poseen o controlan el negocio. Las reglas de reporteo de BOI pueden cambiar, así que siempre confirma los requisitos vigentes con la fuente federal oficial y, si es necesario, con un abogado con licencia.

Si vas a firmar para oficinas, retail o espacio de almacén, la revisión legal puede ser especialmente importante. Consulta arrendamientos comerciales y bienes raíces y cumplimiento empresarial y licenciamiento.

Puedes descargar la lista de verificación gratuita en PDF para tenerla como referencia y luego usarla como lista de preguntas cuando hables con un abogado. Si quieres ayuda para encontrar uno, te asignamos gratis. FoundryCounsel no es un despacho de abogados y no brinda asesoría legal; es un servicio gratuito para emparejar a dueños de negocios.