Danh sách kiểm tra thành lập doanh nghiệp (PDF miễn phí)

Danh sách kiểm tra Thành lập Doanh nghiệp (PDF miễn phí) là một công cụ lập kế hoạch đơn giản dành cho những người thành lập công ty tại Hoa Kỳ. Tài liệu hướng dẫn qua các bước thiết lập phổ biến, các giấy tờ bạn có thể cần, và những nơi để xác minh thông tin, bao gồm cả Cơ quan Thư ký Bang (Secretary of State) của bạn và IRS.gov.

Danh sách kiểm tra bao gồm các chủ đề như:
- lựa chọn loại hình doanh nghiệp
- kiểm tra và đặt trước tên doanh nghiệp khi bang của bạn cho phép
- nộp hồ sơ thành lập cho bang
- xin EIN, tức Mã số Nhận diện Người sử dụng lao động (Employer Identification Number) do IRS cấp để phục vụ mục đích nhận diện doanh nghiệp và thuế
- đặt tên đại diện đã đăng ký (registered agent), là cá nhân hoặc công ty được ủy quyền để nhận thư pháp lý và thư từ cơ quan nhà nước chính thức cho doanh nghiệp
- chuẩn bị các thỏa thuận nội bộ
- rà soát giấy phép, giấy phép hoạt động (permits) và các nhiệm vụ tuân thủ đang diễn ra

Đây chỉ là thông tin giáo dục chung, không phải tư vấn pháp lý, và không tạo ra quan hệ luật sư - khách hàng. Nếu bạn muốn được hỗ trợ áp dụng các bước này cho tình huống của mình, bạn có thể được ghép (match) với luật sư miễn phí.

Một trong những quyết định đầu tiên là bạn sẽ thành lập loại pháp nhân nào. Danh sách kiểm tra giúp bạn so sánh các lựa chọn cơ bản và ghi lại những câu hỏi bạn muốn xác nhận với luật sư được cấp phép hoặc chuyên gia thuế.

Các cấu trúc phổ biến gồm:
- LLC, nghĩa là Công ty trách nhiệm hữu hạn (Limited Liability Company), một mô hình doanh nghiệp có thể giúp tách tài sản cá nhân của chủ sở hữu khỏi các nghĩa vụ/ trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp và thường được các doanh nghiệp nhỏ sử dụng
- C-corp, nghĩa là Công ty C (C corporation), một công ty cổ phần được tính thuế riêng so với các chủ sở hữu và thường được sử dụng khi doanh nghiệp dự định huy động vốn hoặc phát hành nhiều loại cổ phiếu
- S-corp, nghĩa là Công ty S (S corporation), một lựa chọn về thuế có thể cho phép một số tập đoàn hoặc LLC đủ điều kiện chuyển lợi nhuận và lỗ sang cho chủ sở hữu để phục vụ mục đích thuế liên bang
- doanh nghiệp tư nhân (sole proprietorship), là doanh nghiệp do một cá nhân sở hữu mà không có một pháp nhân riêng
- công ty hợp danh chung (general partnership), là doanh nghiệp do hai hoặc nhiều người sở hữu nhưng chưa thành lập một pháp nhân riêng

Loại phù hợp nhất tùy thuộc vào các vấn đề như quyền sở hữu, thuế, quản lý, kế hoạch huy động vốn và mức độ rủi ro. Danh sách kiểm tra cũng gợi ý bạn cân nhắc việc bạn bắt đầu một mình hay với đồng chủ sở hữu, vì điều đó ảnh hưởng đến cả việc thành lập và các thỏa thuận nội bộ. Để có cái nhìn sâu hơn, xem LLC vs. corporation: loại nào phù hợp và cách thành lập LLC tại Mỹ.

Sau khi chọn cấu trúc, danh sách kiểm tra hướng dẫn bạn qua bước nộp hồ sơ theo bang. Với nhiều LLC, điều đó có nghĩa là nộp articles of organization (điều lệ/tài liệu thành lập), là các giấy tờ hình thành chính thức được nộp cho bang để tạo lập LLC. Đối với các công ty cổ phần (corporations), bang của bạn có thể dùng tên khác, chẳng hạn như articles hoặc certificate of incorporation (giấy chứng nhận thành lập).

Danh sách kiểm tra cũng nhắc bạn xác nhận:
- đúng cơ quan nhận hồ sơ, thường là Secretary of State hoặc cơ quan bang tương tự
- quy định về tên doanh nghiệp và tính sẵn có của tên
- thông tin về đại diện đã đăng ký
- yêu cầu về địa chỉ doanh nghiệp
- bang của bạn có yêu cầu báo cáo ban đầu hoặc thông báo công bố (publication notice) hay không

Sau đó, tài liệu bao gồm các tài liệu quản trị nội bộ. Với LLC, điều đó thường bao gồm operating agreement (thỏa thuận hoạt động), là tài liệu bằng văn bản giải thích ai là chủ sở hữu LLC, LLC được quản lý như thế nào, lợi nhuận được xử lý ra sao, và điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu rời đi. Nếu bạn có đồng sáng lập (co-founders), bạn cũng có thể cần điều khoản của người sáng lập (founder terms) hoặc thỏa thuận hợp danh (partnership agreement). Xem thỏa thuận hợp tác và thỏa thuận với người sáng lập và thành lập pháp nhân doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn sử dụng một tên khác với tên pháp lý của công ty, danh sách kiểm tra ghi chú về DBA, nghĩa là Doing Business As (tên giao dịch), một tên thương mại đã đăng ký dùng cho hoạt động xây dựng thương hiệu hoặc các hoạt động hướng tới công chúng. Quy định về DBA mang tính địa phương và theo từng bang, vì vậy hãy xác minh với đúng cơ quan nhận hồ sơ.

Sau khi công ty đã được thành lập, bước tiếp theo là thiết lập vận hành cơ bản. Danh sách kiểm tra bao gồm việc nộp đơn xin EIN qua IRS.gov. EIN thường cần để tuyển dụng nhân viên, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, khai một số loại thuế nhất định và hoàn tất nhiều biểu mẫu onboarding. Bạn có thể xem thêm tại EIN là gì và cách xin EIN.

Danh sách kiểm tra cũng nhắc bạn tách bạch hoạt động của doanh nghiệp và hoạt động cá nhân càng sớm càng tốt. Thông thường điều đó có nghĩa là sử dụng nhất quán tên pháp lý của doanh nghiệp, giữ hồ sơ thành lập được tổ chức gọn gàng, và mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sau khi bạn xác nhận các yêu cầu của ngân hàng.

Tài liệu cũng bao gồm các hợp đồng mà nhiều doanh nghiệp mới cần. Ví dụ:
- an NDA, nghĩa là Thỏa thuận không tiết lộ (Non-Disclosure Agreement), là hợp đồng dùng để bảo vệ thông tin bí mật được chia sẻ với nhân viên, nhà thầu, nhà cung cấp (vendors) hoặc đối tác tiềm năng
- an MSA, nghĩa là Thỏa thuận dịch vụ chính (Master Services Agreement), là hợp đồng thiết lập các điều khoản pháp lý chung cho mối quan hệ kinh doanh đang diễn ra, thường có thêm chi tiết dự án sau đó trong các work order (lệnh công việc) hoặc statements of work (bản mô tả công việc) riêng
- thỏa thuận dịch vụ, thỏa thuận với nhà thầu, và điều khoản dành cho khách hàng

Các tài liệu phù hợp phụ thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn kiếm tiền và bạn làm việc với ai. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại hợp đồng và thỏa thuận.

Thành lập công ty chỉ là bước khởi đầu. Danh sách kiểm tra có phần rà soát cuối cùng cho các nhiệm vụ tiếp theo ở cấp bang, địa phương và liên bang để bạn không bỏ lỡ hạn chót sau khi thành lập.

Phần đó có thể bao gồm:
- giấy phép kinh doanh và permits cần thiết do thành phố, quận/hạt, bang hoặc ngành của bạn yêu cầu
- báo cáo hằng năm hoặc các hồ sơ gia hạn/ nộp lại tương tự của bang
- các bước đăng ký thuế tùy thuộc vào hoạt động của bạn và bang
- lưu giữ hồ sơ về quyền sở hữu và các quyết định của công ty
- rà soát hợp đồng thuê nếu bạn sẽ thuê không gian

Danh sách kiểm tra cũng đánh dấu báo cáo BOI, nghĩa là Báo cáo Thông tin Người thụ hưởng (Beneficial Ownership Information report), một hồ sơ do liên bang yêu cầu và có thể yêu cầu một số công ty báo cáo thông tin về những người sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp. Quy định về báo cáo BOI có thể thay đổi, vì vậy hãy luôn xác nhận các yêu cầu hiện hành với nguồn liên bang chính thức và luật sư được cấp phép nếu cần.

Nếu bạn ký hợp đồng thuê văn phòng, không gian bán lẻ hoặc kho bãi, việc rà soát pháp lý có thể đặc biệt quan trọng. Xem hợp đồng thuê thương mại và bất động sản và tuân thủ kinh doanh và giấy phép.

Bạn có thể tải về danh sách kiểm tra PDF miễn phí để lưu tham khảo, rồi sử dụng nó như một danh sách câu hỏi khi trao đổi với luật sư. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm luật sư, hãy được ghép (match) miễn phí. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý; đây là dịch vụ ghép (matching) miễn phí cho chủ doanh nghiệp.