Lista de verificación de aspectos esenciales de contratos comerciales (PDF gratis)

Esta página contiene información educativa general, no asesoría legal, y no crea una relación abogado-cliente. El PDF gratuito está pensado para ayudarte a detectar problemas comunes de contratos antes de firmar o enviar un acuerdo.

Es útil para acuerdos de servicios, contratos con clientes, acuerdos con proveedores, acuerdos con contratistas independientes, acuerdos básicos de trabajo para sitios web, acuerdos de consultoría y otras situaciones cotidianas para pequeñas empresas.

La lista se enfoca en preguntas prácticas, incluyendo:

• Quiénes son las partes legales del contrato
• Qué bienes o servicios realmente están incluidos
• Cuándo empieza, termina y se aprueba el trabajo
• Cómo funciona el pago, incluyendo anticipos, cargos por mora y gastos
• Quién es el propietario del producto del trabajo o de la propiedad intelectual
• Cómo debe manejarse la información confidencial
• Qué pasa si hay una disputa, retraso o cancelación

Si quieres ayuda para revisar o redactar un acuerdo, puedes saber más sobre contratos y acuerdos o conseguir una coincidencia con un abogado de negocios con licencia. FoundryCounsel es un servicio gratuito de coincidencias para dueños de negocios. No es un despacho legal y no brinda asesoría legal.

Muchos problemas de contratos empiezan porque lo básico es ambiguo. La primera parte de la lista te ayuda a confirmar que el acuerdo identifica claramente a las personas o empresas involucradas y qué se espera que haga cada parte.

Empieza por las partes. Asegúrate de que el nombre legal de la empresa sea correcto. Si un negocio usa un DBA, que significa “doing business as” (hacer negocios como), ese es un nombre que se usa públicamente y puede ser distinto del nombre legal de la empresa. Un contrato normalmente debe identificar la entidad legal, no solo el nombre de marca.

Luego revisa el alcance del trabajo. Esta sección indica qué está incluido, qué no está incluido, qué entregables se esperan y si las revisiones, el soporte, los materiales o los viajes están cubiertos.

La lista también explica términos de tiempo, como:

• Fecha de inicio y fecha de finalización
• Hitos del proyecto y fechas límite
• Qué cuenta como finalización
• Cómo funciona la aceptación o aprobación
• Si se contemplan los retrasos fuera del control de cualquiera de las partes

Los términos de pago deben ser específicos. Busca la tarifa total o el método de precios, las fechas de vencimiento, las reglas de anticipo, el reembolso de gastos, los impuestos y si los pagos tardíos pueden activar cargos adicionales. Si el contrato se refiere a un MSA, que significa “master services agreement” (acuerdo marco de servicios), ese es el contrato principal que establece las reglas generales para un trabajo continuo, a menudo acompañado por órdenes de proyecto separadas o declaraciones de trabajo.

Si necesitas ayuda con la constitución del negocio antes de firmar contratos, mira cómo formar una LLC en EE. UU. o LLC vs. corporación: cuál es la correcta. Una LLC es una compañía de responsabilidad limitada, una estructura legal de negocio que es independiente de sus propietarios. Una corporación también es una entidad legal separada y puede tributar de diferentes maneras, incluyendo como C-corp, que es el tratamiento tributario estándar para corporaciones, o como S-corp, que es una elección fiscal que puede permitir que las ganancias y pérdidas se traspasen a los propietarios si se cumplen las reglas del IRS.

Un contrato corto igual puede causar problemas grandes si no indica quién es el propietario de los resultados del trabajo. La lista te ayuda a buscar un lenguaje claro sobre la propiedad de diseños, código, contenido, invenciones, datos, reportes, materiales de capacitación y otros productos del trabajo.

También explica cuándo debes estar atento a términos de confidencialidad. Un NDA es un acuerdo de no divulgación (non-disclosure agreement), un contrato que establece que cierta información privada debe mantenerse confidencial y usarse solo para propósitos limitados. Algunos acuerdos de servicios incluyen lenguaje de confidencialidad dentro del contrato principal en lugar de usar un NDA separado.

Las preguntas clave incluyen:

• Qué información se considera confidencial
• Quién puede acceder a ella
• Por cuánto tiempo dura la confidencialidad
• Si se cubren listas de clientes, precios, procesos o prototipos
• Qué pasa cuando termina el proyecto

La lista también señala términos de asignación de riesgos que los dueños a menudo revisan demasiado rápido, como limitaciones de responsabilidad, indemnización, renuncias de garantías, requisitos de seguro y garantías personales. Estas cláusulas pueden influir en quién paga si algo sale mal.

No todos los contratos necesitan el mismo lenguaje, y la ley del estado puede importar. Para un acuerdo de mayor riesgo, un abogado con licencia puede decirte si el texto es razonable para tu negocio y tu estado.

Un contrato no solo debe cubrir el camino “feliz”. También debe explicar cómo termina la relación y qué sucede si hay un desacuerdo.

La lista recorre problemas comunes al final del contrato, incluyendo:

• Si cualquiera de las partes puede terminar anticipadamente y por qué motivo
• Cuánta notificación debe darse
• Qué honorarios todavía se deben después de la terminación
• Qué trabajo, archivos, inventario o propiedad deben devolverse
• Si existen restricciones posteriores a la terminación o deberes continuos de confidencialidad

También cubre los términos para disputas. Revisa si el contrato nombra un estado, condado o tribunal para disputas, si se requiere mediación o arbitraje y qué ley de qué estado aplica. Estos detalles pueden afectar el costo y la conveniencia más adelante.

Por último, revisa el bloque de firma. La persona que firma debe tener autoridad para obligar al negocio. La versión final debe incluir todos los anexos, exhibiciones y documentos citados. Si hubo cambios negociados por correo electrónico, asegúrate de que el contrato en sí refleje esos cambios.

Si tu acuerdo involucra copropietarios o roles de inicio (startup), también podrías querer revisar acuerdos de sociedad y de fundador.

Puedes usar esta página como herramienta rápida de revisión y luego descargar la lista de verificación gratuita en PDF para conservarla con tus registros del negocio y el flujo de trabajo de contratos. Es un punto de partida práctico para fundadores, freelancers, contratistas, agencias, vendedores en línea y negocios de servicios.

Usa la lista antes de:

• Firmar un acuerdo con un cliente o un proveedor
• Enviar tu propio modelo de contrato
• Contratar a un contratista o consultor
• Empezar a trabajar antes de que los términos estén totalmente por escrito
• Renovar un acuerdo antiguo que quizá ya no se ajuste a tu negocio

Si algo no queda claro, es unilateral o inusualmente amplio, puede valer la pena que un abogado lo revise antes de firmar. Puedes conseguir una coincidencia de forma gratuita con un abogado de negocios con licencia, o explorar nuestros servicios y guías.

Para términos legales que afectan identificaciones fiscales y detalles de la entidad, consulta qué es un EIN y cómo obtener uno. Un EIN es un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number), un identificador fiscal federal emitido por el IRS. Para reglas oficiales y preguntas sobre trámites, revisa IRS.gov, la Secretaría de Estado de tu estado y habla con un abogado con licencia.

Cuando solicites una coincidencia, comparte solo datos de contacto y una breve descripción del problema de tu contrato. No envíes números de Seguro Social, ITIN, EIN, detalles migratorios, números de cuenta bancaria ni secretos confidenciales del negocio a través de un formulario.