Cách một freelancer ngừng bị trả công thấp nhờ hợp đồng bài bản

Một nhà thiết kế tự do hư cấu gặp một vấn đề quen thuộc. Khách hàng sẽ phê duyệt dự án, yêu cầu lịch gấp, đề nghị chỉnh sửa thêm, rồi trì hoãn thanh toán hoặc tranh chấp hóa đơn cuối cùng.

Nhà thiết kế đã dùng các thỏa thuận email ngắn gọn và mẫu đề xuất cũ. Điều này ổn cho đến khi vài dự án trở nên căng thẳng. Một khách hàng nói phạm vi công việc không rõ ràng. Một khách hàng khác lại kỳ vọng được chỉnh sửa không giới hạn. Khách hàng thứ ba thì trả tiền trễ và tranh luận về thời điểm công việc được "hoàn thành".

Lúc đó, nhà thiết kế không cần khởi kiện. Họ cần một hợp đồng rõ ràng hơn, giải thích công việc, điều khoản thanh toán, giới hạn số vòng chỉnh sửa, quyền sở hữu các file cuối cùng, và điều gì xảy ra nếu dự án bị tạm dừng hoặc mở rộng.

Để hiểu cơ bản, hợp đồng là một thỏa thuận bằng văn bản giải thích mỗi bên phải làm gì. Nếu bạn cần hỗ trợ cho loại vấn đề này, FoundryCounsel cung cấp dịch vụ ghép nối miễn phí cho chủ sở hữu thông qua dịch vụ hợp đồng và thỏa thuận.

Nhà thiết kế lo ngại ba vấn đề thực tế:

• làm việc mà không nhận tiền đặt cọc rồi sau đó phải đòi tiền
• tốn hàng giờ cho các lần chỉnh sửa không nằm trong giá ban đầu
• bàn giao các file thiết kế cuối cùng trước khi hóa đơn được thanh toán đầy đủ

Họ cũng lo rằng việc thuê luật sư sẽ rắc rối hoặc quá tốn kém đối với một doanh nghiệp nhỏ. Như nhiều chủ doanh nghiệp làm một mình, họ không tìm một dự án pháp lý dài. Họ muốn một thỏa thuận khách hàng đơn giản để có thể dùng đi dùng lại.

FoundryCounsel giải thích quy trình bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Việc ghép nối là miễn phí. Nhà thiết kế chỉ chia sẻ thông tin liên hệ cơ bản và mô tả ngắn về vấn đề, không chia sẻ các chi tiết nhạy cảm như số An sinh Xã hội (Social Security number), Mã số Nhận diện Người nộp Thuế Cá nhân (Individual Taxpayer Identification Number), Mã số Thuế của Người sử dụng lao động (Employer Identification Number), tình trạng nhập cư, số tài khoản ngân hàng, hoặc các bí mật kinh doanh được bảo mật.

Nếu bạn đang so sánh lựa chọn trước khi nói chuyện với luật sư, quy trình hoạt động và chi phí luật sư doanh nghiệp bao nhiêu có thể giúp bạn hiểu rõ quy trình.

Sau khi được ghép nối, nhà thiết kế đã trao đổi với một luật sư được cấp phép, người làm việc với các doanh nghiệp nhỏ. Chủ sở hữu quyết định có thuê luật sư đó hay không, và nếu thuê thì trả trực tiếp cho luật sư theo mức phí cố định (flat fee) cho phần việc hợp đồng. FoundryCounsel không cung cấp tư vấn pháp lý và không trở thành một phần của quan hệ luật sư–khách hàng.

Luật sư đã giúp biến quy trình dự án thường ngày của nhà thiết kế thành một hợp đồng thực sự được viết cho doanh nghiệp. Hợp đồng bao gồm các điểm như:

• phạm vi dự án, nghĩa là chính xác công việc nào được bao gồm
• cơ cấu phí, bao gồm thời điểm cần đặt cọc và thời điểm thanh toán phần cuối
• chính sách chỉnh sửa, nghĩa là có bao nhiêu vòng chỉnh sửa được bao gồm trước khi áp dụng phí phát sinh
• điều khoản giao hàng, bao gồm thời điểm cung cấp bản thảo và bản cuối
• điều khoản quyền sở hữu trí tuệ (intellectual property), nghĩa là ai sở hữu sản phẩm do mình tạo ra và thời điểm quyền sở hữu được chuyển giao sau khi thanh toán
• ngôn ngữ về thanh toán trễ và các điều khoản tạm dừng công việc
• quy trình để bổ sung phần việc phát sinh thông qua phê duyệt bằng văn bản

Luật sư cũng giải thích khi nào việc có một NDA riêng (NDA, tức thỏa thuận không tiết lộ – non-disclosure agreement) có thể phù hợp. NDA là một hợp đồng trong đó một hoặc cả hai bên đồng ý không chia sẻ một số thông tin bí mật nhất định. Không phải freelancer nào cũng cần NDA cho mọi dự án, nhưng nó có thể quan trọng trong một số mối quan hệ với khách hàng.

Các chủ doanh nghiệp muốn thông tin giáo dục chung trước khi trao đổi với luật sư cũng có thể xem các dịch vụ và các hướng dẫn.

Thay đổi lớn nhất không phải là mang tính kịch tính. Nó là thay đổi về vận hành. Nhà thiết kế bắt đầu gửi một thỏa thuận rõ ràng trước khi bắt đầu làm việc và ngừng dựa vào các chuỗi email trao đổi theo kiểu thông thường để chốt các điều khoản quan trọng.

Việc trao đổi với khách hàng trở nên dễ hơn. Việc đặt cọc được yêu cầu ngay từ đầu. Các lần chỉnh sửa phát sinh cũng dễ định giá hơn vì hợp đồng đã mô tả sẵn những gì được bao gồm. Khi khách hàng yêu cầu làm việc mới nằm ngoài dự án ban đầu, nhà thiết kế có sẵn ngôn ngữ trong hợp đồng để trích dẫn thay vì tranh luận dựa trên trí nhớ.

Một hợp đồng tốt không thể đảm bảo rằng mọi khách hàng sẽ cư xử đúng mực, và không ai nên hứa điều đó. Nhưng điều khoản rõ ràng hơn có thể giảm hiểu lầm và giúp cả hai bên có điểm bắt đầu tốt hơn.

Nếu vấn đề của bạn tương tự, bạn có thể bắt đầu với ghép nối miễn phí hoặc tìm hiểu thêm về hợp đồng và thỏa thuận.

Nhà thiết kế rút ra vài bài học đơn giản:

1. Một hợp đồng ngắn gọn và rõ ràng thường tốt hơn một bản đề xuất mơ hồ cộng thêm nhiều email rời rạc.
2. Điều khoản thanh toán nên được viết trước khi bắt đầu làm việc, không phải thương lượng sau khi giao hàng.
3. Phạm vi công việc và số vòng chỉnh sửa cần có giới hạn rõ ràng để các dự án nhỏ không âm thầm trở thành lớn hơn nhiều.
4. Hỗ trợ pháp lý có thể tập trung và thực tế. Đôi khi, việc rà soát hợp đồng hoặc soạn thảo theo mức phí cố định (flat-fee) là đủ.

Ví dụ này là hư cấu và mang tính minh họa, nhưng bài học là thật. Doanh nghiệp nhỏ thường chờ quá lâu mới ghi nhận việc làm thường xuyên với khách hàng. Một luật sư được cấp phép có thể giúp điều chỉnh thỏa thuận phù hợp với doanh nghiệp, bang của bạn và loại dịch vụ đang được bán.

Để biết thông tin chính thức về thiết lập doanh nghiệp và các vấn đề thuế, hãy xem trang của Bộ trưởng Ngoại vụ (Secretary of State) của bang bạn và IRS.gov. Để được tư vấn pháp lý về các tình tiết cụ thể của bạn, hãy trao đổi với một luật sư được cấp phép.