Cách một doanh nghiệp nhập khẩu nhỏ bắt kịp yêu cầu tuân thủ

Một doanh nghiệp nhập khẩu nhỏ tại Mỹ đã hoạt động được vài năm và bán các sản phẩm đóng gói cho các cửa hàng bán lẻ địa phương. Chủ doanh nghiệp đã thành lập một LLC (công ty trách nhiệm hữu hạn), nhưng đã tự xử lý phần lớn giấy tờ trong khi tập trung vào nhà cung cấp, hậu cần hải quan và đơn hàng của khách.

Theo thời gian, một vài nhiệm vụ tuân thủ đã bị chậm trễ. Doanh nghiệp đã bỏ lỡ một báo cáo hằng năm (annual report), đây là một thủ tục nộp theo yêu cầu của bang mà nhiều công ty phải nộp mỗi năm để tiếp tục ở trong tình trạng tốt. Chủ doanh nghiệp cũng không chắc liệu báo cáo BOI (BOI report), viết tắt của báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (beneficial ownership information report), có được nộp theo các quy định báo cáo liên bang hay chưa.

Chủ doanh nghiệp không tìm kiếm một lời hứa hay lối tắt. Họ muốn hiểu những gì đã quá hạn, những gì vẫn có thể khắc phục, và làm sao để đưa doanh nghiệp quay lại đúng tiến độ mà không làm mọi thứ tệ hơn.

Mối quan tâm chính của chủ doanh nghiệp rất đơn giản: họ không biết quy định nào áp dụng và những hạn nộp nào đã trôi qua. Họ đã đọc nhiều thông tin khác nhau trên mạng và không chắc phần nào đến từ nguồn chính thức.

Họ cũng lo ngại về các vấn đề thực tiễn của doanh nghiệp, bao gồm:

• liệu công ty còn đang ở tình trạng tốt với Bộ trưởng Ngoại vụ của bang (Secretary of State) hay không
• việc bỏ lỡ các lần nộp có thể ảnh hưởng đến giấy tờ ngân hàng, hợp đồng hoặc giấy phép hay không
• liệu cần cập nhật một đại diện đã đăng ký (registered agent), tức là người hoặc công ty được liệt kê để nhận các thông báo pháp lý và thông báo của bang liên quan đến doanh nghiệp, hay không
• liệu EIN (Employer Identification Number, mã số định danh người sử dụng lao động do IRS cấp để định danh thuế cho doanh nghiệp) có bị ảnh hưởng bởi bất kỳ vấn đề nào ở cấp bang hay không

Chủ doanh nghiệp không muốn tải lên các chi tiết nhạy cảm vào một biểu mẫu trực tuyến. Khi yêu cầu ghép cặp thông qua get matched, họ chỉ chia sẻ thông tin liên hệ và một mô tả ngắn về vấn đề.

FoundryCounsel đã ghép cặp chủ doanh nghiệp với một luật sư doanh nghiệp được cấp phép, người xử lý các vấn đề tuân thủ doanh nghiệp tại bang liên quan. Việc ghép cặp bản thân nó là miễn phí đối với chủ doanh nghiệp. Sau khi được ghép cặp, chủ doanh nghiệp quyết định có thuê luật sư hay không. Trong ví dụ này, chủ doanh nghiệp chọn tiếp tục và trả cho luật sư một khoản phí trọn gói (flat fee) trực tiếp cho phần công việc pháp lý.

Luật sư đã giúp chủ doanh nghiệp sắp xếp các vấn đề thành một danh sách kiểm tra rõ ràng. Bao gồm việc xác nhận tình trạng của công ty với Secretary of State, rà soát liệu báo cáo hằng năm có thể vẫn còn nộp được hay không, kiểm tra xem cần thông tin gì cho báo cáo BOI của liên bang, và xác định liệu có cần cập nhật các thông tin liên quan nào khác không đối với địa chỉ, người quản lý (manager) hoặc đại diện đã đăng ký.

Luật sư cũng giải thích nguồn nào quan trọng nhất:

• trang web của Secretary of State để biết tình trạng của bang và các quy tắc về báo cáo hằng năm
• IRS.gov để biết về định danh thuế liên bang và hướng dẫn về thuế
• hướng dẫn báo cáo BOI và hướng dẫn nộp hồ sơ chính thức từ chính phủ liên bang
• luật sư được cấp phép để được tư vấn về cách các quy định áp dụng cho doanh nghiệp này

Để được hỗ trợ liên quan về việc nộp hồ sơ và duy trì hoạt động doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp thường bắt đầu với business compliance and licensing hoặc xem thêm nhiều chủ đề khác trong guides.

Bài học hữu ích đầu tiên là: việc bị trễ tuân thủ không phải lúc nào cũng có nghĩa là doanh nghiệp đã hết lựa chọn. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là chủ doanh nghiệp nên nhanh chóng xác nhận các dữ kiện bằng nguồn chính thức và với một luật sư, thay vì đoán mò.

Chủ doanh nghiệp cũng học được rằng các loại hồ sơ doanh nghiệp khác nhau sẽ có vai trò khác nhau. Hồ sơ thành lập LLC không giống với báo cáo hằng năm. Nộp hồ sơ của bang không giống với hồ sơ của IRS. Báo cáo BOI là một hạng mục riêng biệt khỏi cả hai. Việc giữ các nhóm đó tách bạch khiến vấn đề trở nên nhỏ hơn và dễ quản lý hơn.

Một bài học khác là các tài liệu cơ bản của doanh nghiệp nên được sắp xếp gọn gàng. Ví dụ, operating agreement (thỏa thuận vận hành) là tài liệu giải thích LLC được sở hữu và quản lý như thế nào, và có thể cần khớp với thực tế hiện tại nếu chủ sở hữu hoặc người quản lý đã thay đổi. Nếu doanh nghiệp sau đó ký hợp đồng với nhà cung cấp hoặc khách hàng, luật sư cũng có thể giúp với NDA, nghĩa là thỏa thuận không tiết lộ (non-disclosure agreement) dùng để bảo vệ thông tin bí mật, hoặc MSA, nghĩa là thỏa thuận dịch vụ tổng quát (master services agreement) đặt ra các điều khoản pháp lý chính cho công việc diễn ra liên tục. Những chủ doanh nghiệp vẫn đang cân nhắc cấu trúc có thể so sánh các lựa chọn trong LLC vs. corporation: which is right và tìm hiểu thêm trong how to form an LLC in the US.

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhập khẩu nhỏ và nghĩ rằng có thể đã bị bỏ lỡ một lần nộp hồ sơ, hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra tình trạng của bạn với Secretary of State và thu thập các thông tin cơ bản của công ty. Sau đó, hãy trao đổi với một luật sư được cấp phép nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ. Hãy cẩn trọng với bất kỳ ai đảm bảo rằng hồ sơ nộp trễ sẽ được chấp nhận hoặc hứa hẹn một kết quả cụ thể.

FoundryCounsel không phải là công ty luật, không cung cấp tư vấn pháp lý, và không thiết lập quan hệ luật sư-khách hàng thông qua trang này hoặc yêu cầu ghép cặp. Chúng tôi cung cấp một cách miễn phí để kết nối với luật sư, bao gồm hỗ trợ cho người nhập cư và người không phải người bản ngữ tiếng Anh. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại how it works, khám phá services, hoặc yêu cầu ghép cặp tại get matched.