Registered agent là gì và tôi có cần một người không?

Người đại diện theo pháp luật (registered agent) là một cá nhân hoặc dịch vụ có địa chỉ đường phố thực tế tại bang nơi công ty của bạn đã đăng ký. Nhiệm vụ của họ là tiếp nhận các tài liệu quan trọng cho doanh nghiệp, như giấy tờ khởi kiện, thông báo thuế và các nhắc nhở nộp hồ sơ với bang.

Nếu bạn thành lập LLC (công ty trách nhiệm hữu hạn, một loại hình doanh nghiệp có thể tách tài sản cá nhân của bạn khỏi các khoản nợ của doanh nghiệp), thành lập công ty (corporation), hoặc đăng ký một pháp nhân nước ngoài tại một bang, thông thường bạn sẽ cần ghi tên người đại diện theo pháp luật trong hồ sơ đăng ký của bạn gửi cho Bộ Ngoại vụ (Secretary of State) của bang đó. Quy định khác nhau theo từng bang, vì vậy hãy kiểm tra trang web chính thức của bang.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc cấu trúc kinh doanh, các hướng dẫn này có thể hữu ích: Cách thành lập LLC tại Hoa Kỳ và LLC vs. Corporation: Loại nào phù hợp?.

Ở nhiều bang, người đại diện theo pháp luật có thể là:

• Bạn, nếu bạn có địa chỉ đường phố thực tế tại bang và có thể liên hệ trong giờ làm việc thông thường
• Một người trưởng thành khác sống hoặc làm việc tại bang
• Một dịch vụ người đại diện theo pháp luật thương mại được ủy quyền để hoạt động tại đó

Hộp thư P.O. box thường không được chấp nhận. Địa chỉ thường phải là địa chỉ đường phố thực tế nơi ai đó có thể nhận tài liệu một cách đáng tin cậy.

Dùng địa chỉ của chính bạn có thể tiết kiệm chi phí, nhưng cũng có nghĩa địa chỉ đó có thể trở thành một phần của hồ sơ công khai. Nếu bạn chuyển nhà, đi lại thường xuyên, hoặc không muốn địa chỉ của mình được công khai, thì có thể cân nhắc dùng dịch vụ.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ chọn phương án phù hợp với doanh nghiệp của mình, bạn có thể được ghép cặp miễn phí với một luật sư chuyên về luật doanh nghiệp được cấp phép. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý.

Người đại diện theo pháp luật không chỉ là thủ tục hình thức. Nếu bang gửi nhắc nhở báo cáo hằng năm hoặc có ai đó tống đạt giấy tờ pháp lý cho doanh nghiệp của bạn, những tài liệu đó cần đến bạn nhanh chóng.

Ví dụ đơn giản: một cửa hàng trực tuyến có hai chủ sở hữu thành lập LLC ở Texas, nhưng một chủ sở hữu ghi địa chỉ nhà và sau đó chuyển đi. Thông báo của bang gửi tới địa chỉ cũ, bị bỏ lỡ thời hạn, và doanh nghiệp phải trả thêm phí để khắc phục sự cố. Người đại diện theo pháp luật đáng tin cậy có thể giúp giảm rủi ro đó, nhưng không có dịch vụ nào đảm bảo rằng mọi vấn đề sẽ được ngăn chặn.

Điều này cũng tách biệt với EIN (Employer Identification Number, mã số thuế liên bang do IRS cấp cho doanh nghiệp). EIN dùng cho quản lý thuế. Người đại diện theo pháp luật dùng cho mục đích liên hệ pháp lý và liên hệ với bang. Để biết thêm về EIN, xem EIN là gì và cách lấy EIN.

Hãy làm cho thiết thực:

1. Kiểm tra trang web của Secretary of State (Bộ Ngoại vụ) để xem quy định về người đại diện theo pháp luật của bang bạn.
2. Quyết định liệu bạn sẽ tự làm người đại diện hay dùng một dịch vụ.
3. Đảm bảo tên và địa chỉ trên hồ sơ thành lập luôn đúng và cập nhật.
4. Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp hoặc đăng ký ở một bang mới, hãy cân nhắc tìm trợ giúp pháp lý trước khi nộp hồ sơ.

Nếu bạn cần trợ giúp về thành lập pháp nhân doanh nghiệp hoặc tuân thủ và giấy phép kinh doanh, bạn cũng có thể xem cách thức hoạt động hoặc được ghép cặp với một luật sư được cấp phép. Chỉ chia sẻ thông tin liên hệ và mô tả ngắn về vấn đề của bạn thông qua một form, không chia sẻ thông tin cá nhân hoặc thông tin doanh nghiệp nhạy cảm.