Các dấu hiệu cảnh báo cần chú ý trong hợp đồng thuê thương mại

Hợp đồng thuê thương mại là hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh, như cửa hàng, văn phòng, nhà kho, tiệm làm tóc hoặc nhà hàng. Nó hoàn toàn khác so với hợp đồng thuê nhà ở. Ở nhiều bang, bên thuê thương mại nhận ít hơn các biện pháp bảo vệ tự động, nên nội dung hợp đồng bằng văn bản quan trọng rất nhiều.

Hợp đồng thuê thường bao gồm nhiều hơn tiền thuê hàng tháng. Hợp đồng có thể quy định ai trả thuế, bảo hiểm, bảo trì, tiền điện nước, phí khu vực chung, chi phí cải tạo (build-out), phí pháp lý và các khoản phạt nếu có việc gì đó không như dự tính. Chỉ một điều khoản ngắn cũng có thể chuyển hàng nghìn đô la rủi ro cho bên thuê.

Vì vậy, nhiều chủ doanh nghiệp nhờ luật sư kinh doanh có giấy phép rà soát hợp đồng thuê trước khi ký, đặc biệt nếu đây là địa điểm đầu tiên, thời hạn dài, hoặc mặt bằng cần xây dựng/cải tạo. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không cung cấp tư vấn pháp lý, nhưng chúng tôi có thể giúp bạn được kết nối với một luật sư có giấy phép để rà soát loại hợp đồng này.

Nếu bạn vẫn đang chọn mô hình kinh doanh, các hướng dẫn này cũng có thể hữu ích: Cách thành lập LLC tại Mỹ và LLC vs. Corporation: Loại nào phù hợp hơn?. LLC (công ty trách nhiệm hữu hạn) là một cấu trúc pháp lý cho doanh nghiệp, có thể tách nghĩa vụ/liability của doanh nghiệp khỏi nghĩa vụ/liability cá nhân của chủ sở hữu. Corporation (công ty cổ phần) là một pháp nhân độc lập do các cổ đông sở hữu. C-corp là công ty cổ phần chịu thuế theo Subchapter C của Bộ luật Thuế Vụ Nội địa Hoa Kỳ (Internal Revenue Code), và S-corp là một lựa chọn về thuế cho phép một số corporation và LLC chuyển thu nhập và lỗ sang cho chủ sở hữu để mục đích thuế liên bang nếu đáp ứng điều kiện.

Dấu hiệu cảnh báo đầu tiên thường khá đơn giản: phần tiền thuê khó hiểu. Nếu bạn không thể biết mình sẽ phải trả bao nhiêu vào tháng 1, năm 3 và năm 5, hãy dừng lại và hỏi rõ.

Hãy chú ý các vấn đề phổ biến sau:

• Điều khoản tăng giá thuê (escalation clauses) làm tăng tiền thuê tự động mỗi năm, theo một tỷ lệ cố định hoặc theo các chỉ số lạm phát mà bạn không kiểm soát.
• Phí CAM (common area maintenance charges) hoặc phí bảo trì khu vực chung. Đây là các khoản phí cho các khu vực dùng chung như bãi đậu xe, hành lang, thang máy, cảnh quan, an ninh và vệ sinh. Hợp đồng phải nêu rõ phần nào được bao gồm và phần nào không.
• Điều khoản thuê theo cơ chế “triple net” (NNN). Trong hợp đồng triple net, bên thuê thường trả tiền thuê cơ bản (base rent) cộng với thuế tài sản, bảo hiểm công trình và một phần hoặc toàn bộ chi phí bảo trì. Điều này có thể đắt hơn rất nhiều so với những gì tiền thuê cơ bản một mình thể hiện.
• Chi phí “pass-through” không có giới hạn (uncapped pass-through costs), nghĩa là chủ nhà có thể chuyển sang các khoản chi phí rộng, không có trần.
• Quyền gia hạn có quy tắc xác định tiền thuê không rõ ràng. Quyền gia hạn cho phép bên thuê kéo dài hợp đồng nếu đáp ứng điều kiện. Nếu tiền thuê trong tương lai dựa trên “giá thị trường (market rate)” mà không có phương pháp rõ ràng, tranh chấp có thể xảy ra.
• Thời hạn thông báo gia hạn quá ngắn. Bỏ lỡ ngày thông báo chỉ vài ngày cũng có thể khiến bạn mất quyền gia hạn.

Hãy yêu cầu câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi như:

1. Tổng chi phí hàng tháng là bao nhiêu, không chỉ tiền thuê cơ bản?
2. Những khoản nào có thể tăng và có trần không?
3. Tôi có thể xem lại các báo cáo CAM trước đây hoặc lịch sử thuế và bảo hiểm không?
4. Tiền thuê khi gia hạn được quyết định như thế nào?
5. Điều gì xảy ra nếu chủ nhà tính sai phép toán?

Ví dụ thực tế: một bên thuê thấy tiền thuê cơ bản là 3.500 USD/tháng và cho rằng đó là con số thực. Sau khi ký, bên thuê phát hiện CAM, thuế, bảo hiểm và chi phí rác làm tổng tiền hàng tháng ở một số tháng tiến gần 4.700 USD. Đây là kiểu “bất ngờ” mà việc rà soát cẩn thận có thể bắt được.

Nếu bạn muốn hỗ trợ rộng hơn về giấy tờ doanh nghiệp, xem Dịch vụ và Tuân thủ & Cấp phép cho Doanh nghiệp.

Bảo lãnh cá nhân (personal guarantee) là lời cam kết rằng chủ sở hữu sẽ tự mình trả tiền thuê theo hợp đồng nếu doanh nghiệp không thể thanh toán. Đây là một trong những dấu hiệu cảnh báo (red flag) lớn nhất trong hợp đồng thuê đối với chủ doanh nghiệp nhỏ. Dù doanh nghiệp của bạn là LLC hay corporation, bảo lãnh cá nhân vẫn có thể khiến tài sản cá nhân của bạn bị rủi ro nếu hợp đồng thuê không được thanh toán.

Bảo lãnh cá nhân không phải lúc nào cũng tránh được, đặc biệt với doanh nghiệp mới, nhưng chủ sở hữu thường tìm cách thu hẹp phạm vi. Các điểm thường được thương lượng gồm:

• Giới hạn bảo lãnh trong một khoản tiền cố định hoặc số tháng cố định
• Chấm dứt bảo lãnh sau khi doanh nghiệp đã thanh toán đúng hạn trong một giai đoạn
• Hủy bỏ bảo lãnh nếu hợp đồng được chuyển nhượng (assigned) cho một bên thuê mới đủ điều kiện
• Làm rõ rằng một chủ sở hữu không bảo lãnh cho các nghĩa vụ phát sinh do chủ sở hữu khác tạo ra nếu không có sự đồng ý

Ngoài ra, hãy rà soát mục tiền đặt cọc (security deposit). Tiền đặt cọc là số tiền chủ nhà giữ để bù cho một số khoản thiệt hại hoặc hư hỏng nhất định. Hợp đồng cần nêu rõ:

• Số tiền đặt cọc chính xác
• Khi nào và theo cách nào có thể sử dụng
• Liệu bên thuê có phải khôi phục lại khoản đặt cọc nếu chủ nhà sử dụng một phần từ đó hay không
• Khi nào phần chưa dùng đến phải được hoàn trả sau khi trả mặt bằng

Sau đó đọc kỹ mục mặc định (default). Mặc định là việc không đáp ứng nghĩa vụ theo hợp đồng thuê, như bị chậm tiền thuê, không duy trì bảo hiểm hoặc vi phạm quy định về mục đích sử dụng. Các dấu hiệu cảnh báo gồm:

• Thời gian khắc phục (cure period) quá ngắn. Cure period là thời gian cho phép sửa chữa vấn đề sau khi có thông báo.
• Điều khoản khiến các sai sót hành chính nhỏ trở thành “mặc định” ngay lập tức
• Điều khoản yêu cầu bên thuê phải trả phí luật sư của chủ nhà trong mọi tranh chấp, kể cả các tranh chấp nhỏ
• Quyền rất rộng cho chủ nhà để khóa cửa bên thuê, tịch thu tài sản hoặc yêu cầu tính trước toàn bộ tiền thuê trong tương lai

Những điều khoản này có thể tạo tác động tài chính rất lớn. Nếu hợp đồng thuê có bảo lãnh cá nhân hoặc điều khoản mặc định mang tính “tấn công” (aggressive), nhiều chủ doanh nghiệp sẽ yêu cầu rà soát pháp lý trước khi ký. Bạn có thể tìm hiểu thêm về chi phí tại Luật sư doanh nghiệp tốn bao nhiêu?. Phí rà soát của luật sư thường được tính theo phí trọn gói (flat fee) hoặc phí theo giờ (hourly fees), và “khoảng phí” không phải là báo giá.

Một vấn đề phổ biến khác là ngôn ngữ sửa chữa mơ hồ. Hợp đồng cần phân chia rõ trách nhiệm giữa chủ nhà và bên thuê.

Các thuật ngữ quan trọng cần hiểu:

• Bảo trì (Maintenance) thường là việc chăm sóc định kỳ, như thay bộ lọc hoặc giữ cho không gian sạch sẽ.
• Sửa chữa (Repairs) thường là việc sửa một thứ gì đó bị hỏng.
• Cải thiện/cải tạo lớn (Capital improvements) là những nâng cấp lớn cho tòa nhà, như lợp mái mới, công việc kết cấu hoặc thay hệ thống HVAC.
• HVAC nghĩa là thiết bị sưởi, thông gió và điều hòa không khí.

Các dấu hiệu cảnh báo gồm:

• Bên thuê chịu trách nhiệm cho “tất cả các sửa chữa” mà không có ngoại lệ
• Bên thuê phải thay các hệ thống quan trọng ngay cả khi chúng đã cũ trước khi nhận mặt bằng
• Hợp đồng không nói rõ ai xử lý mái nhà, kết cấu, đường ống nước/thủy (plumbing lines) hoặc công suất điện
• Chủ nhà tuyên bố từ chối trách nhiệm đối với các vấn đề tuân thủ quy chuẩn (code compliance) đã tồn tại trước khi bên thuê nhận mặt bằng

Nếu mặt bằng cần làm việc trước khi khai trương, hãy rà soát kỹ các điều khoản build-out (cải tạo). Build-out là việc xây dựng hoặc cải thiện để chuẩn bị mặt bằng cho doanh nghiệp của bạn, như xây tường, đấu nối hệ thống ống nước, đấu nối thiết bị bếp, bảng hiệu, sàn nhà, hoặc nâng cấp khả năng tiếp cận (accessibility).

Các câu hỏi then chốt:

1. Ai trả tiền cho phần công việc?
2. Có khoản phụ cấp cải thiện cho bên thuê (tenant improvement allowance) không, và khi nào thì khoản đó được chi trả?
3. Ai là người chọn nhà thầu và phê duyệt bản vẽ/kế hoạch?
4. Điều gì xảy ra nếu việc xin giấy phép bị chậm?
5. Ai sở hữu các hạng mục cải thiện vào cuối thời hạn thuê?

Giấy phép và phê duyệt theo địa phương rất quan trọng ở đây. Bạn có thể cần phê duyệt của thành phố hoặc quận/huyện ngoài việc phê duyệt theo hợp đồng. Với các vấn đề cấp phép và tuân thủ, nguồn chính thức và cơ quan địa phương quan trọng. Nhiều chủ doanh nghiệp cũng rà soát các chủ đề này với luật sư qua Hợp đồng thuê thương mại và Bất động sản.

Điều khoản về mục đích sử dụng (use clause) quy định doanh nghiệp của bạn được phép làm gì trong không gian. Nếu điều khoản quá hẹp, doanh nghiệp của bạn có thể không thể thêm sản phẩm, dịch vụ hoặc các thay đổi thông thường sau này. Ví dụ, hợp đồng chỉ cho phép “bán lẻ trà” có thể gây rắc rối nếu sau đó doanh nghiệp muốn phục vụ đồ ăn vặt đóng gói, tổ chức buổi nếm thử, hoặc bán hàng hóa mang thương hiệu.

Hãy tìm các dấu hiệu cảnh báo sau:

• Mục đích sử dụng được phép hẹp hơn so với kế hoạch kinh doanh thực tế của bạn
• Hợp đồng cấm các hoạt động phổ biến như cất giữ hàng hóa, học lớp/lớp học, sự kiện, chuẩn bị đồ ăn nhẹ, hoặc giao hàng
• Hợp đồng trao cho một bên thuê khác quyền độc quyền (exclusive), nghĩa là một quyền đặc biệt để trở thành bên kinh doanh duy nhất cung cấp một số hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định trong tài sản
• Hợp đồng cho phép chủ nhà chuyển doanh nghiệp của bạn sang đơn vị khác mà không có giới hạn chặt chẽ

Bạn cũng nên rà soát quyền chuyển giao. Chuyển nhượng (Assignment) là việc chuyển hợp đồng thuê cho một bên thuê khác. Cho thuê lại (Subletting) là việc cho một bên thuê khác thuê một phần hoặc toàn bộ diện tích trong khi bạn vẫn còn trong hợp đồng. Nếu hợp đồng làm cho việc chuyển nhượng hoặc cho thuê lại gần như không thể, bạn có thể bị “kẹt” trong mặt bằng nếu doanh nghiệp thay đổi.

Hãy chú ý:

• Tiêu chuẩn phê duyệt của chủ nhà. “Quyền quyết định một cách tuyệt đối (sole discretion)” khó cho bên thuê hơn “sự đồng ý hợp lý (reasonable consent)”.
• Quyền thu hồi (recapture rights), nơi chủ nhà có thể chấm dứt hợp đồng thuê thay vì cho phép chuyển nhượng
• Điều khoản chia sẻ lợi nhuận, yêu cầu bên thuê phải chia cho chủ nhà một phần giá trị phát sinh từ việc chuyển nhượng
• Nghĩa vụ/liability tiếp diễn sau khi chuyển nhượng

Một vấn đề liên quan là DBA, tức tên “làm ăn dưới tên khác” (“doing business as”). DBA là tên thương mại mà doanh nghiệp sử dụng và có thể khác với tên pháp lý của pháp nhân. Hãy đảm bảo hợp đồng thuê nêu đúng pháp nhân bên thuê và, nếu có, cả DBA. Nếu bạn chưa thành lập doanh nghiệp, hãy xem Thành lập pháp nhân doanh nghiệp và EIN là gì và lấy như thế nào. EIN là Mã số Nhận diện Người sử dụng lao động (Employer Identification Number) do IRS cấp để phục vụ mục đích nhận diện thuế và doanh nghiệp.

Không gửi thông tin nhạy cảm như số an sinh xã hội, ITIN, số tài khoản ngân hàng hoặc bí mật kinh doanh được bảo mật qua biểu mẫu kết nối. Thông tin liên hệ và mô tả ngắn về vấn đề trong hợp đồng thuê thường là đủ để bắt đầu.

Một số điều khoản hợp đồng thuê đắt nhất không liên quan đến tiền thuê. Chúng liên quan đến rủi ro sau tai nạn, thiệt hại tài sản hoặc tranh chấp.

Bắt đầu với các yêu cầu về bảo hiểm (insurance). Bảo hiểm là sự bảo vệ tài chính do công ty bảo hiểm cung cấp cho một số loại tổn thất nhất định, tùy theo điều khoản của hợp đồng bảo hiểm. Hợp đồng thuê có thể yêu cầu bảo hiểm trách nhiệm chung (general liability), bảo hiểm tài sản, bảo hiểm bồi thường lao động (workers' compensation), bảo hiểm umbrella hoặc các xác nhận/đính kèm đặc biệt (special endorsements). Dấu hiệu cảnh báo là điều khoản bảo hiểm khó đáp ứng theo thị trường thực tế hoặc đắt hơn nhiều so với dự kiến.

Sau đó rà soát bồi thường (indemnity). Bồi thường là lời cam kết chi trả/bao phủ một số khoản tổn thất hoặc khiếu nại nhất định. Trong một số hợp đồng, bên thuê phải bồi thường cho chủ nhà cho một phạm vi khiếu nại rất rộng, kể cả khi chủ nhà có thể đã góp phần tạo ra vấn đề. Điều này có thể rủi ro.

Cũng cần lưu ý:

• Điều khoản từ bỏ quyền thế quyền (waiver of subrogation), ảnh hưởng đến cách các công ty bảo hiểm có thể tìm cách đòi lại tiền sau khi đã thanh toán một yêu cầu bồi thường
• Yêu cầu nêu nhiều bên như “người được bảo hiểm thêm” (additional insureds) mà không có giới hạn rõ ràng
• Điều khoản khiến bên thuê chịu trách nhiệm đối với thiệt hại ngoài không gian thuê
• Từ bỏ quyền xét xử bằng bồi thẩm (jury-trial waivers), các điều khoản bắt buộc về địa điểm xét xử (mandatory venue) hoặc điều khoản phí luật sư nghiêng về một bên
• Điều khoản cho phép phán quyết theo yêu cầu (confession-of-judgment) khi pháp luật cho phép, có thể trao cho chủ nhà quyền thu hồi rất mạnh ở một số bang

Đây cũng là nơi các hợp đồng doanh nghiệp liên quan trở nên quan trọng. NDA là thỏa thuận không tiết lộ (non-disclosure agreement), là hợp đồng dùng để bảo vệ thông tin bí mật. MSA là thỏa thuận dịch vụ khung (master services agreement), một hợp đồng đặt ra các điều khoản chính cho dịch vụ đang diễn ra giữa các bên. Nếu có sự tham gia của nhà thầu, đối tác hoặc nhà cung cấp trong việc bạn chuyển địa điểm hoặc build-out, việc rà soát hợp đồng có thể quan trọng tương đương với việc rà soát hợp đồng thuê. Xem Hợp đồng & Thỏa thuận và Hợp đồng Quan hệ Đối tác & Hợp đồng Người Sáng lập.

Một luật sư có giấy phép có thể giúp bạn phát hiện những chỗ mà điều khoản bảo hiểm và bồi thường không khớp với hoạt động kinh doanh thực tế của bạn.

Nếu bạn đang so sánh nhiều mặt bằng, hãy dùng cùng một danh sách kiểm tra cho từng mặt bằng. Cách này giúp nhìn thấy chi phí và rủi ro “ẩn” dễ hơn.

Rà soát từng mục theo dòng:

1. Tên pháp lý của chủ nhà và bên thuê
2. Phần diện tích thuê chính xác, số m2 (square footage) và quyền đỗ xe hoặc lưu trữ
3. Tiền thuê cơ bản (base rent), phí CAM, thuế, bảo hiểm, tiền điện nước và tất cả các khoản phí khác
4. Lịch tăng tiền thuê và các hạn chót gia hạn
5. Điều khoản tiền đặt cọc
6. Điều khoản bảo lãnh cá nhân
7. Nghĩa vụ sửa chữa cho mái nhà, kết cấu, HVAC, hệ thống ống nước và điện
8. Nghĩa vụ build-out (cải tạo), giấy phép và hạn chót khai trương
9. Điều khoản mục đích sử dụng, quyền về bảng hiệu (signage rights) và quyền độc quyền
10. Quyền chuyển nhượng và cho thuê lại
11. Yêu cầu về bảo hiểm và ngôn ngữ về bồi thường
12. Điều khoản mặc định, thời gian khắc phục (cure periods), biện pháp khắc phục và quy định về phí luật sư
13. Nghĩa vụ khi kết thúc thời hạn, việc hoàn trả hiện trạng (restoration) và tiền thuê giữ lại (holdover rent)

Ngoài ra, khi có thể, hãy xác nhận các sự kiện bên ngoài hợp đồng:

• Quy định về quy hoạch phân khu (zoning) và mục đích sử dụng với thành phố hoặc quận/huyện địa phương
• Quy định đăng ký doanh nghiệp với Sở Ngoại vụ (Secretary of State) nếu bạn đang thành lập hoặc cập nhật một pháp nhân
• Chi tiết nhận diện thuế với [IRS.gov](https://www.irs.gov)
• Vấn đề về nhãn hiệu (trademark) với [USPTO.gov](https://www.uspto.gov) nếu thương hiệu hoặc bảng hiệu của bạn có vai trò quan trọng

Đối với hồ sơ đăng ký pháp nhân, hãy kiểm tra trang web của Secretary of State liên quan tại bang nơi bạn thành lập hoặc đăng ký kinh doanh. Nếu vấn đề trong hợp đồng thuê có tính nhạy cảm về thời gian, nhiều chủ doanh nghiệp nhờ rà soát trước khi nộp tiền đặt cọc hoặc ký thư ý định (letter of intent).

Chi phí rà soát của luật sư thay đổi tùy theo bang, quy mô giao dịch và mức độ phức tạp của hợp đồng. Một số luật sư tính phí trọn gói (flat fee) cho việc rà soát và góp ý, trong khi những người khác tính theo giờ (hourly) cho việc rà soát và đàm phán. “Khoảng chi phí” phụ thuộc vào bang và không phải là báo giá. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm đúng loại luật sư phù hợp, bạn có thể được kết nối, tìm hiểu cách thức hoạt động, hoặc xem thêm các hướng dẫn.

FoundryCounsel là dịch vụ kết nối miễn phí, không phải công ty luật và không phải luật sư. Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin giáo dục chung, không phải tư vấn pháp lý, và việc sử dụng dịch vụ không tạo ra quan hệ luật sư-khách hàng.