Tôi có cần hợp đồng bằng văn bản với khách hàng của mình không?

Trong hầu hết các trường hợp, hợp đồng bằng văn bản là một bước cơ bản, khôn ngoan cho mọi công việc với khách hàng. Thỏa thuận bằng miệng đôi khi vẫn có thể được thực thi, nhưng sẽ khó chứng minh hơn nhiều nếu xảy ra tranh chấp về việc thanh toán, phạm vi công việc, thời hạn, quyền sở hữu đối với sản phẩm công việc, hoặc việc hủy bỏ.

Một thỏa thuận viết đơn giản có thể giúp bao quát:
- bạn sẽ cung cấp những gì
- công việc bắt đầu và kết thúc khi nào
- khách hàng sẽ trả bao nhiêu và trả khi nào
- ai là người sở hữu sản phẩm công việc cuối cùng
- điều gì xảy ra nếu một trong hai bên muốn dừng lại
- những chi phí nào được bao gồm và những chi phí nào là phát sinh

Nếu bạn làm đi làm lại cho nhiều khách hàng, luật sư có thể gợi ý một MSA (master services agreement - thỏa thuận dịch vụ tổng quát): đây là hợp đồng chính đặt ra các quy tắc chung cho mối quan hệ kinh doanh đang diễn ra của bạn, kèm theo các tài liệu dự án ngắn hơn cho từng công việc. Nếu bạn chia sẻ thông tin nhạy cảm trước khi ký hợp đồng đầy đủ, NDA (non-disclosure agreement - thỏa thuận không tiết lộ) là hợp đồng nêu rằng một số thông tin nhất định phải được giữ bí mật.

Đây là thông tin giáo dục chung, không phải tư vấn pháp lý và không tạo ra quan hệ luật sư–khách hàng.

Hợp đồng bằng văn bản không chỉ dành cho các công ty lớn. Nó thậm chí có thể quan trọng hơn đối với doanh nghiệp nhỏ, vì một hóa đơn chưa được thanh toán hoặc một hiểu lầm cũng có thể làm ảnh hưởng dòng tiền.

Những vấn đề phổ biến mà hợp đồng bằng văn bản có thể giảm thiểu:
- khách hàng yêu cầu làm thêm phần việc không được đưa vào
- khách hàng trả chậm hoặc tranh chấp về giá
- dự án kéo dài vì phê duyệt bị chậm
- khách hàng muốn hoàn tiền sau khi công việc đã bắt đầu
- có sự nhầm lẫn về việc ai sở hữu bản thiết kế, mã code, ảnh hoặc các sản phẩm bàn giao khác

Một số loại hợp đồng phải được lập thành văn bản theo luật tiểu bang, và các quy tắc có thể khác nhau tùy theo tiểu bang và loại công việc. Vì lý do đó, khi cần thiết, bạn nên kiểm tra với luật sư được cấp phép và các nguồn chính thức của tiểu bang mình. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về hợp đồng và thỏa thuận và tuân thủ & giấy phép kinh doanh.

Ví dụ chung: một chuyên gia tư vấn marketing đồng ý qua tin nhắn để xây dựng trang web của khách hàng với giá 3.000 USD. Sau đó, khách hàng yêu cầu thêm tính năng cửa hàng trực tuyến, các lần chỉnh sửa bổ sung và chỉnh sửa ảnh. Bên tư vấn tin rằng đó là các khoản phát sinh tính thêm. Khách hàng tin rằng các hạng mục đó đã được bao gồm. Không có hợp đồng bằng văn bản đã ký, không có lịch thanh toán và không có danh sách bàn giao rõ ràng.

Đây là kiểu tình huống mà một thỏa thuận viết ngắn có thể đã giúp ích. Kể cả một hợp đồng đơn giản cũng có thể nêu:
- chính xác các dịch vụ nào được bao gồm
- có bao nhiêu lần chỉnh sửa được bao gồm
- hóa đơn đến hạn khi nào
- có cần đặt cọc hay không
- ai là người sở hữu các tệp trang web sau khi thanh toán đầy đủ
- liệu một trong hai bên có thể chấm dứt dự án hay không

Nếu doanh nghiệp của bạn có đồng sáng lập hoặc đồng sở hữu, thì các thỏa thuận nội bộ riêng biệt cũng có thể quan trọng. Xem thỏa thuận hợp tác và thỏa thuận với người sáng lập.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với khách hàng, hãy nhờ một luật sư kinh doanh được cấp phép xem xét hoặc soạn sẵn mẫu hợp đồng phù hợp với doanh nghiệp và tiểu bang của bạn. Các quy định chính thức và câu hỏi về thủ tục nộp hồ sơ cần được kiểm tra với cơ quan tiểu bang liên quan, với IRS tại IRS.gov cho các vấn đề thuế liên bang, và với luật sư được cấp phép để nhận tư vấn pháp lý.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm đúng luật sư, bạn có thể được ghép phù hợp miễn phí hoặc đọc thêm về cách thức hoạt động. Khi yêu cầu hỗ trợ, chỉ cung cấp thông tin liên hệ cơ bản và mô tả ngắn gọn vấn đề. Không gửi các số liệu cá nhân nhạy cảm, chi tiết ngân hàng, thông tin nhập cư hoặc bí mật kinh doanh cần được bảo mật qua biểu mẫu.