Tôi có cần luật sư cho hợp đồng kinh doanh không?

Hợp đồng là thỏa thuận bằng văn bản giải thích mỗi bên sẽ làm gì, khi nào sẽ làm, số tiền bao nhiêu và điều gì xảy ra nếu có sự cố. Với một giao dịch rất đơn giản và rủi ro thấp, một mẫu cơ bản có thể là điểm khởi đầu hợp lý.

Một mẫu có thể đã đủ khi:
- Phần việc nhỏ và được xác định rõ
- Số tiền thanh toán ở mức vừa phải
- Mối quan hệ mang tính ngắn hạn
- Khả năng tranh chấp về quyền sở hữu trí tuệ, thông tin bảo mật, hoàn tiền (refunds), hoặc thời hạn (deadlines) là thấp
- Bạn hiểu mọi điều khoản và có thể diễn giải chúng bằng tiếng Anh/ngôn ngữ thường (plain English)

Ví dụ gồm một công việc thiết kế đồ họa một lần với mức giá cố định rõ ràng, chính sách quyền riêng tư (privacy policy) cho website đơn giản được soạn từ nguồn đáng tin cậy rồi đối chiếu với thực tiễn vận hành thực tế của doanh nghiệp bạn, hoặc một thỏa thuận với nhà cung cấp (vendor agreement) ngắn cho một đơn hàng nhỏ.

Dù vậy, hãy đọc từng dòng. Mẫu hợp đồng không tự động an toàn chỉ vì nhiều người dùng nó. Luật của tiểu bang bang/cụm quyền sở hữu (state law) có thể tạo khác biệt, tình huống thực tế của bạn quan trọng, và các mẫu hợp đồng thường để trống/thiếu khoảng hở (gaps).

Nếu bạn vẫn đang quyết định cách thiết lập doanh nghiệp, các hướng dẫn này có thể giúp trước: Cách thành lập LLC tại Mỹ và LLC hay Corporation: Loại nào phù hợp hơn?. LLC (công ty trách nhiệm hữu hạn) là một hình thức tổ chức doanh nghiệp có thể tách biệt trách nhiệm pháp lý cá nhân và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong nhiều tình huống. Corporation (công ty cổ phần) là một pháp nhân độc lập do các cổ đông sở hữu.

Việc luật sư rà soát hợp đồng thường rất đáng giá khi hợp đồng ảnh hưởng đến tiền bạc, quyền sở hữu, danh tiếng, khách hàng quan trọng, hoặc khả năng vận hành doanh nghiệp của bạn. Luật sư doanh nghiệp (business attorney) được cấp phép có thể phát hiện các điều khoản nhìn có vẻ bình thường ban đầu nhưng lại tạo ra vấn đề tốn kém về sau. FoundryCounsel không phải là công ty luật và không đưa ra tư vấn pháp lý, nhưng chúng tôi có thể giúp chủ doanh nghiệp được ghép cặp với một luật sư được cấp phép để rà soát kiểu này.

Hãy cân nhắc thuê luật sư nếu hợp đồng liên quan đến:
- Khoản thanh toán lớn, doanh thu diễn ra liên tục, hoặc cam kết dài hạn
- Hợp đồng thuê, tài trợ thiết bị, hoặc nghĩa vụ nợ
- Quyền độc quyền, điều khoản không cạnh tranh (non-compete) hoặc các hạn chế đối với công việc tương lai của bạn
- Quyền sở hữu trí tuệ (intellectual property), như ai sở hữu mã (code), thiết kế (designs), nội dung (content), nhãn hiệu (trademarks), hoặc sáng chế (inventions)
- Thông tin nhạy cảm và NDA, nghĩa là thỏa thuận không tiết lộ (non-disclosure agreement)—một hợp đồng nói rằng một số thông tin nhất định phải được giữ bí mật
- Hợp đồng dịch vụ dài hạn hoặc MSA, nghĩa là master services agreement (thỏa thuận dịch vụ chính)—một hợp đồng khung đặt ra quy tắc cho các dự án tương lai hoặc các bản mô tả công việc (statements of work)
- Thỏa thuận đối tác (partnership), mối quan hệ đồng sáng lập (co-founder), hoặc giao dịch góp vốn/ cổ phần (equity deal)
- Khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhà thầu ở nhiều tiểu bang hoặc ở nước ngoài
- Một điều khoản yêu cầu giải quyết tranh chấp bằng trọng tài tại bang khác, bảo lãnh cá nhân, hoặc ngôn ngữ bồi thường (indemnity) một chiều

Những thời điểm nên nhờ hỗ trợ gồm trước khi bạn ký hợp đồng thuê mặt bằng/mặt bằng thương mại, trước khi bạn nhận một khách hàng lớn, trước khi bạn thuê một đội phát triển ở nước ngoài, và trước khi bạn cho phép một công ty khác sử dụng thương hiệu của bạn.

Trang hỗ trợ liên quan: Hợp đồng và thỏa thuận, Thỏa thuận về đối tác và đồng sáng lập, và Hợp đồng thuê thương mại và bất động sản.

Bạn không cần phải là luật sư mới có thể nhận ra các dấu hiệu cảnh báo. Nếu hợp đồng có vẻ một chiều (one-sided), mơ hồ (vague), hoặc bị vội—hãy dừng lại.

Các dấu hiệu đỏ thường gặp:
- Phạm vi công việc (scope of work) không rõ ràng
- Thời điểm thanh toán mơ hồ hoặc gắn với các điều kiện bạn không thể xác minh
- Bên kia không có thời hạn, nhưng lại đặt thời hạn nghiêm ngặt cho bạn
- Hợp đồng cho phép bên kia thay đổi điều khoản sau này mà không cần sự phê duyệt của bạn
- Hợp đồng nói rằng họ sở hữu toàn bộ sản phẩm công việc (work product), dữ liệu hoặc các cải tiến, kể cả khi bạn đã tạo ra chúng trước dự án
- Bao gồm gia hạn tự động mà không có cách hủy rõ ràng
- Giới hạn trách nhiệm của bên kia gần như bằng không, nhưng lại để trách nhiệm của bạn ở phạm vi rộng
- Yêu cầu bạn phải bồi thường (indemnify) cho họ trước nhiều rủi ro
- Nói rằng tranh chấp phải được giải quyết ở rất xa hoặc theo luật pháp không quen thuộc
- Bao gồm bảo lãnh cá nhân (personal guarantee), nghĩa là bạn có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các nghĩa vụ của doanh nghiệp

Ngoài ra, hãy cẩn thận với việc thiếu các mục cơ bản. Một hợp đồng có thể sử dụng được thường nên trả lời:
1. Các bên là ai
2. Chính xác những gì sẽ được cung cấp
3. Số tiền sẽ thanh toán bao nhiêu và khi nào
4. Việc hoàn thành hoặc chấp nhận (acceptance) được tính như thế nào
5. Ai sở hữu các hạng mục bàn giao (deliverables) và quyền sở hữu trí tuệ nền tảng (underlying intellectual property)
6. Mỗi bên có thể chấm dứt thỏa thuận bằng cách nào
7. Điều gì xảy ra nếu có tranh chấp

Nếu tên doanh nghiệp của bạn chưa nhất quán giữa các tài liệu, hãy sửa luôn. DBA là "doing business as"—tên thương mại/doanh nghiệp hoạt động dưới tên khác—có thể khác với tên pháp lý của doanh nghiệp. Hãy dùng đúng tên pháp nhân (legal entity name) khi hợp đồng yêu cầu.

Chi phí phụ thuộc vào tiểu bang, kinh nghiệm của luật sư, và mức độ phức tạp của giao dịch. Phí thường được tính theo mức phí trọn gói (flat fee) theo khoảng cho một công việc cụ thể hoặc theo giờ cho việc đàm phán. Các khoảng này không phải là báo giá (quotes).

Các mức phí trọn gói thường phụ thuộc theo tiểu bang mà bạn có thể thấy:
- Rà soát hợp đồng cơ bản cho thỏa thuận ngắn và ít phức tạp: khoảng 250 đến 800 USD
- Rà soát + chỉnh sửa và một cuộc gọi ngắn: khoảng 500 đến 1.500 USD
- Soạn thảo thỏa thuận khách hàng hoặc nhà cung cấp tùy chỉnh: khoảng 750 đến 2.500 USD
- Thỏa thuận thương mại cho người sáng lập (founder), đối tác (partnership), IP hoặc rủi ro cao hơn: khoảng 1.500 đến 5.000+ USD
- Rà soát hợp đồng thuê thương mại hoặc hỗ trợ đàm phán: thường 1.000 đến 5.000+ USD

Một lần rà soát ngắn của luật sư có thể rẻ hơn nhiều so với một điều khoản tệ. Ví dụ, một điều khoản sở hữu mơ hồ trong thỏa thuận phát triển phần mềm có thể gây tranh chấp về việc ai sở hữu mã (code). Một điều khoản gia hạn được soạn kém có thể “khóa” bạn vào việc phải trả thêm phí cho một năm nữa.

Nếu bạn muốn xem tổng quan rộng hơn về giá, hãy xem Luật sư doanh nghiệp thường chi phí bao nhiêu?. Nếu bạn cần trợ giúp tìm người, bạn có thể được ghép cặp miễn phí với một luật sư được cấp phép. FoundryCounsel là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải công ty luật, và không cung cấp tư vấn pháp lý.

Trước khi trả tiền cho hỗ trợ pháp lý, hãy tự rà soát bước đầu. Cách này có thể tiết kiệm thời gian và giảm chi phí rà soát vì bạn sẽ biết cần hỏi những gì.

Dùng checklist này:
1. Xác nhận tên các bên. Đảm bảo tên doanh nghiệp pháp lý là đúng.
2. Đánh dấu các điều khoản kinh doanh. Giá, tiền đặt cọc (deposits), mốc tiến độ (milestones), phí phạt chậm (late fees), gia hạn (renewal), hủy (cancellation) và ngày giao hàng/delivery phải cụ thể.
3. Tìm các điều khoản về rủi ro. Tìm các mục về bồi thường (indemnity), giới hạn trách nhiệm pháp lý (limitation of liability), bảo đảm/cam kết (warranties), giải quyết tranh chấp (dispute resolution), luật áp dụng (governing law), và phí/honorarium luật sư (attorney's fees).
4. Kiểm tra quyền sở hữu. Nếu sản phẩm công việc đang được tạo ra, sau khi thanh toán thì ai sở hữu? Các tài liệu có sẵn trước (pre-existing materials) sẽ thuộc về mỗi bên như thế nào?
5. Rà soát bảo mật. Đảm bảo hợp đồng nêu rõ thông tin nào được bảo vệ và trong thời gian bao lâu.
6. Kiểm tra quyền chấm dứt. Bạn có thể rời đi/bước ra khỏi thỏa thuận nếu bên kia bỏ lỡ thời hạn (miss deadlines) hoặc làm việc kém không?
7. Đọc phần điều khoản mẫu/chuẩn (boilerplate). Boilerplate là các điều khoản pháp lý tiêu chuẩn gần cuối hợp đồng, như thông báo (notice), chuyển nhượng (assignment), bất khả kháng (force majeure), sửa đổi (amendment) và từ bỏ (waiver). Chúng vẫn quan trọng.

Nếu hợp đồng đề cập thuế hoặc chi tiết đăng ký công ty, hãy kiểm tra lại với nguồn chính thức. EIN (Employer Identification Number) là mã số nhận diện nhà tuyển dụng—mã số thuế của IRS (IRS tax ID number) cho doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại EIN là gì và cách lấy EIN. Đối với hồ sơ của pháp nhân, hãy kiểm tra thông tin trên trang Tổng thư ký tiểu bang (Secretary of State). Với vấn đề nhãn hiệu/thương hiệu (trademark), hãy dùng USPTO.gov. Với vấn đề thuế, hãy dùng IRS.gov.

Khi yêu cầu hỗ trợ thông qua một biểu mẫu, chỉ chia sẻ thông tin liên hệ và mô tả ngắn về vấn đề. Không gửi số an sinh xã hội (Social Security number), ITIN, EIN, tình trạng nhập cư (immigration status), chi tiết tài khoản ngân hàng (bank account details) hoặc bí mật kinh doanh nhạy cảm (confidential business secrets) qua biểu mẫu.

Một số thỏa thuận tạo ra nhiều rủi ro hơn bạn nghĩ vào ngày đầu. Đây là những hợp đồng mà nhiều doanh nghiệp nhỏ thường hối tiếc vì đã vội vàng.

Hãy đặc biệt chú ý đến:
- Thỏa thuận của người sáng lập và thỏa thuận về quyền sở hữu
- Thỏa thuận tham gia mua/góp vốn hoặc rút lui (exit) của đối tác
- Các sắp xếp chia sẻ doanh thu (revenue-sharing)
- Thỏa thuận phát triển phần mềm và chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ (IP assignment)
- Các giao dịch cấp phép (licensing deals)
- Tài liệu liên quan đến nhượng quyền thương mại (franchise-related documents)
- Hợp đồng thuê thương mại (commercial leases)
- Thỏa thuận với cá nhân/tổ chức làm việc độc lập (independent contractor agreements) có thể phát sinh vấn đề phân loại lao động (worker-classification)
- Thỏa thuận sản xuất hoặc cung ứng (manufacturing or supply agreements) kèm tiêu chuẩn chất lượng và hình phạt do giao hàng
- Các hợp đồng với khách hàng lớn kèm cam kết về mức dịch vụ (service-level commitments)

Nếu bạn đang thành lập công ty với những người khác, hãy bắt đầu sớm với các tài liệu về quyền sở hữu. operating agreement (thỏa thuận điều hành) là hợp đồng nội bộ giữa các chủ sở hữu LLC, giải thích về quyền sở hữu, quyền biểu quyết, quản trị/điều hành, chia sẻ lợi nhuận và cách rút lui/chấm dứt. Articles of organization (điều lệ thành lập/các điều khoản tổ chức) là tài liệu được nộp lên tiểu bang để tạo lập một LLC. registered agent (đại diện đã đăng ký) là cá nhân hoặc công ty được ủy quyền để nhận thông báo pháp lý và thông báo của cơ quan nhà nước cho doanh nghiệp. BOI report có nghĩa là báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (beneficial ownership information report)—một báo cáo liên bang mà một số doanh nghiệp có thể cần nộp cho FinCEN về việc ai sở hữu hoặc kiểm soát công ty, tùy thuộc vào các quy định liên bang hiện hành và thời hạn.

Đối với thiết lập pháp nhân và tuân thủ (compliance), xem Thành lập pháp nhân doanh nghiệp và Tuân thủ và giấy phép kinh doanh. Để đọc rộng hơn, hãy truy cập Hướng dẫn.